高校档案管理数字化发展面临的问题及其对策

来源:用户上传      作者:

　　摘要：在数字化发展的大前提下，高校的档案管理也逐步向数字化方向转变，档案管理数字化有助于高校的档案调用和规范化管理;但是目前高校的档案管理处于起步状态，硬件设备、软件设备、管理程序和相关的人才储备还存在很多不足。针对现存问题，在人才培养、软硬件配备和档案管理数字化的推广三方面提出对策，希望能促进档案管理的规范化、专业化。
　　关键词：档案管理 数字化建设 面临问题 对策
　　中图分类号：G647  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2020）06-0110-02
　　随着数字化的发展，档案管理的数字化也随之发展起来。在软件硬件人才均有所不足的情况下，高校档案数字化管理仍然存在较大问题。
　　一、档案管理数字化的意义
　　1.便于查看调阅
　　一般来说，纸质的档案保存在档案室里，每一次查看都要按照相关规定申请、登记后才能够调阅，过程繁琐。但是数字化管理实施后，通过系统查找可以随时调阅，甚至可以多人在线查阅。纸质的档案通常需要通过编号查询，而数字化档案可以在系统中根据关键词查阅。纸质档案在管理中易混乱，人工处理错误多，而电子化档案管理有关键字、编号、日期等多重查询方式，能避免奔波劳累，为调阅整理工作带来便利。
　　2.占用空间小
　　纸质档案需要占用专门的档案室，而高校档案量较大，保存的时候会占用大量的空间，而数字化档案可以储存在计算机中，只要数据储存空间足够就行，档案管理室能够容纳相关硬件设备即可，大大减少了占用空間，同时还能节约纸张，为环保助力。
　　3.便于保存及备份
　　以往档案的管理主要依靠手写和打印，多为纸质档案，一旦遇到潮湿、蛀虫等情况，档案就会受到损害，这些损害往往不可逆，即使是重新修复、誊写也需要耗费大量的人力物力。而数字化档案可以备份，仅需要简单的手动操作，保存非常方便，也不会再因物理因素遭到破坏。
　　4.减少工作量，节省人力
　　档案管理人员的主要工作是对已有的档案进行整理，合理安排新档案的归类编号，核查登记档案调阅申请，并辅助相关人员查找档案;定期对档案进行保养，保证档案室内的湿度，修复、复制损坏的档案，确保档案的完好和存放安全。这些工作需要一定的人力才能够完成。而档案管理电子化后，已有的档案经扫描转为电子档案，省去了后续保存工作，极大地减少了工作量，相应地也减少了档案管理人员的人数，这部分资金可以用于硬件的升级换代。
　　二、数字化档案管理存在的问题
　　1.缺乏硬件投入
　　目前档案数字化管理还没有普及，因此在配套设备上存在不足。硬件缺乏导致高校档案管理数字化能力不足，即使有设备，但内存不够，也无法实现档案管理的数字化。
　　2.缺乏相关人才
　　档案管理人员年龄偏大，难以适应档案的数字化管理方式，对计算机的运用不熟练，对电子化档案管理积极性不高，创新能力不足。档案管理基本上都是以固有的模式进行。数字化档案管理的专业性人员少，人才培养滞后，档案管理数字化无法进一步发展。
　　3.软件落后
　　数字化档案管理不仅需要硬件设施，还需要能够匹配各种文件的软件，以将不同的文件按照日期、项目归类;负责文件查阅的相关人员可以设置权限保密，这样既方便调阅，也方便收藏，且减少人力。目前的办公软件功能还不够全面，需要进一步研究开发，以适应新的发展方向。
　　4.管理程序繁琐
　　档案管理目前都是各个单位设置专业部门进行管理，高校学生档案众多，为了保证档案管理的完整性、规范性，不得不建立相关制度。基本步骤是收纳档案登记、编号、整理、定时养护，防止潮湿、蛀虫等;在调阅档案时需要申请报告、签字，这一系列程序降低了工作效率。而数字化的档案管理可以省去其中的大部分步骤，效率有所提高。
　　三、优化数字化档案管理的建议
　　1.人才培养推动档案数字化管理
　　目前很多高校都有档案管理专业，加强对档案管理专业学生的培养对未来的档案数字化至关重要，人才培养系统的建立完善，可以为档案数字化管理提供更多可能性：创新档案管理，完善档案管理系统，优化未来的档案管理，推动更多的档案管理数字化。
　　2.配备齐全的软硬件
　　大规模的档案管理数字化，必须具备过硬的软件系统和硬件设备。先进的软件系统可以进行多个部门对接，建立文档管理网络，便于文档的查找。而良好的硬件设备可以使系统运行更加通畅，提高档案管理的效率。目前，尚没有能够进行多单位对接的软件，仅依靠目前的办公系统也无法完成档案储存。未来的档案管理数字化，需进一步研发软件，保证管理系统的一致性，各单位可以建立档案交流系统，方便进行系统申请调阅，同时加（下转第109页）（上接第110页）强了高校的档案交流。文档数字化会占用巨大的储存空间，普通的计算机无法满足储存量的需求，云端储存不便于调取，最好是能够有一台巨大的储存设备进行储存;因此，过硬的硬件设备是做好档案管理数字化工作的基础。
　　3.加强档案管理数字化的推广
　　目前，包括高校在内的很多单位部门，对于档案管理的了解都比较少，档案管理数字化都无法得到认可，更不用说是高校档案管理的统一化了。可以通过宣传推广，在有条件的部门推行数字化管理，对结果进行评价，在确认了合理的档案数字化管理的步骤后，适当对档案管理作出硬性规定。
　　四、结语
　　档案管理的数字化是未来高校办公的发展趋势，虽然目前软硬件还达不到标准，但是随着档案管理投入的进一步加大，以及档案管理人才培养的逐步完善，相信不久的未来，档案管理数字化会更加规范、快速、全面地发展。
　　参考文献：
　　[1]葛咏.高校档案管理数字化发展面临的问题及应对措施[J].技术与市场，2019，26（9）：50-51+53.
　　[2]张婷.学籍档案数字化建设的急迫性与重要性分析：以贵州大学为例[J].研究探索，2018（6）：79-81.
　　[3]刘贝贝.高校数字化档案管理模式构建策略探究[J].数字探索，2019（1）： 32-33.
　　[4]王婷婷.档案数字化建设的问题研究[J].品味经典，2018（2）：71-73.
　　责任编辑：孙瑶
　　[作者简介]陈晶晶，滨州职业学院助教，硕士，研究方向：档案管理。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/7/view-15180786.htm