协同管理软件在高校学生组织中的应用分析

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　　摘要：随着高校学生组织的不断发展，目前即时通讯软件已不能满足部分高校学生组织内部即时沟通与交流、任务分配、材料归档等方面的需求，而协同管理软件恰好解决了这些。本文基于对S大学对协同管理软件的使用研究，希望能为各高校学生组织的试点与运用起到参考借鉴作用。
　　关键词：协同管理;学生组织;透明化办公
　　中图分类号：G647;TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2019）12-0082-02
　　0 引言
　　协同管理软件将协作管理中的项目管理与软件应用相结合，使得协同管理由独立模块转变为互动式管理。协同管理软件成形在20世纪八十年代到九十年代初，发展较为缓慢，以往组织系统进行业务的协作、资源的整合与信息的共享主要通过使用人力资本与财务手段，复杂性较高，效率、可预测性与可控性却很差，研究的重心也大多基于资本的合理利用与科学的管理方法的探讨上。随着企业组织规模的不断扩大、工作节奏的不断加快和社会信息化进程的不断加深，协同管理软件应运而生，使得组织运转更加合理、高效、便捷。同时，随着高校学生组织的不断发展，目前即时通讯软件已不能满足部分高校学生组织如消息传达与反馈、即时沟通与交流、任务分配、材料归档等方面的需求，而协同管理软件恰好解决了这些。从社会大环境和学生组织的自身发展需求来说，协同管理软件具有广阔的应用前景。
　　S大学为双一流学科建设高校，经过长期的建设与改革，校内学生组织有了长足的发展，新时期S大学为打破学生组织内部的交流沟通壁垒，提高工作效率，将协同管理软件引入日常工作之中。本文以S大学学生组织的协同管理软件的应用经验为出发点，通过实时、实地考察，对协同管理软件的应用情况进行跟进了解，关注其在使用过程中反映出的问题和取得的成果。
　　1 高校学生组织应用协同管理平台的可行性分析
　　（1）技术可行性：平台功能齐全，能满足各项需求。现阶段已有的专业协同管理软件功能齐全且操作简洁，完全可以适应学生组织的工作强度，满足组织的各项需求。高校学生组织无需自行整合技术力量，开发独立的协同管理平台，只需在使用前根据自身的需求选择最合适的管理平台。
　　（2）经济可行性：协同管理软件的使用成本较低，目前市场上的主流协同管理软件，为了开拓市场，扩大市场占有率，培养用户的使用习惯，其基础功能的使用都是不进行收费的，即个人或企业在软件上进行注册，并使用基本的通讯、办公等功能都是免费的。目前大多数协同管理软件所提供的基础功能完全可以满足学生组织的管理、办公需求。
　　（3）社会可行性：学生组织工作内生的需求，学生组织出于内部沟通、资料整合的需求，在工作中不可避免地要使用相关的通讯、办公软件，由于目前主流的通讯工具并不具备办公功能，而部分办公工具也不具备多人协同功能，组织成员往往需要在不同的平台上进行。通讯功能大大影响了办公功能，从而降低了学生组织的办公效率。所以，协同管理软件将通讯功能纳入了办公软件中，与此同时，协同管理软件还具有保存资料的功能，一举两得，满足了学生组织办公化趋势的需求。
　　2 在S大学学生组织试点应用的情况
　　2.1 取得的成果
　　2.1.1 通知效率、质量大幅提高
　　使用协同管理平台提供的功能，将通知免费地以短信或电话的方式，批量发送给被通知者。通过建立单独专用信道以避免重要通知被忽视或被其他信息掩埋，并通过已读反馈，确认通知是否传达到人。此外，被通知者可通过通知评论等功能进行反馈，以保证沟通质量。
　　2.1.2 部门内、部门间、校区间沟通透明化
　　在试点期间，高层管理者或其他中层管理者使用平台中提供的任务管理部件，公开进行任务规划和任务派发，基本实现了部门内、部门间和校区间的透明化沟通，每一个中层或高层管理者都可以查看任何一个部门的任务安排，每一个干事都可以查看到本部门的任务安排，从而使成员更深层次地了解组织，促进部门内、部门间协同发展。
　　2.1.3 整合多种工具，减少跨平台导致的效率损耗
　　在试点之前，学生组织内部通讯、材料准备、文件归档等不同性质的工作是在不同的平台工具上实现的，跨平台的文件手法、转存必然会花费更多的时间与精力，例如，当文件需要在通讯、邮箱、网盘工具上转移时，需要进行多次下载及上传，耗时耗力。而在试点中，由于协同管理软件整合了多种功能，文件的转移只需在软件内部进行，用户只需要上传一次文件，即可通过云存储功能，一键达成在不同工具内的转存，大大减少了跨平台导致的效率损耗。
　　2.2 试点应用至今所发现的问题
　　2.2.1 不易使组织成员养成协同管理软件的使用习惯
　　在初期进行推广时，有小部分干事和部长对项目组成员选择的协同管理平台兴趣较低，表示不愿改变当前的交流渠道，额外下载软件;同时也有一部分干事和部长在试用过程中经常忘记使用，周有效使用时间不足。
　　2.2.2 缺乏信息上传的习惯
　　部分部长和干事已经意识到，即时通讯工不具备信息沉淀、知识沉淀的能力，经常会出现重复的问答，严重影响工作效率;但多数的部长和干事由于是中途开始尝试使用协同管理平台，还没有养成使用相应工作上传信息的习惯，导致重复问答、沟通不畅的情况仍频繁出现。
　　2.2.3 软件部分功能冗余
　　S大学选用的某协同管理平台主要面向中小企业，其中的部分功能学生组织并不需要，例如内置的CRM模块（客户关系管理模块）、高清视频会议模块等。部分功能冗余会在一定程度上提高学习成本，降低屏幕使用效率。
　　3 總结与展望
　　综上，协同管理软件的优势在使用中渐渐凸显，在消息传达与反馈、即时沟通与交流、任务分配、绩效考评、材料归档等方面都契合了当代高校学生组织管理需求。协同管理软件的引入使得组织运作效率有了明显的提高，以往在沟通方面产生的费用可以转移到组织的发展、活动的开展中去，部门内、部门间、校区间不再“各自为政”，日常工作透明化。 　　當前协同管理软件的覆盖面还很小，大部分高校学生组织仍未考虑以配套的软件功能代替人力进行管理，本文基于对S大学对协同管理软件的使用研究，希望能为各高校学生组织的试点与运用起到参考借鉴作用。
　　参考文献
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　　Application Analysis of  Collaborative Management Software in University Student Organizations
　　——Taking S University as an Example
　　CHEN Sheng，BU Peng-cheng，YIN Wei-xin
　　（Suzhou University， Suzhou  Jiangsu  215000）
　　Abstract：With the continuous development of university student organizations， the instant messaging software can no longer meet the needs of internal communication and exchange， task allocation， and material archiving of some university student organizations. Collaborative management software just solves these problems. This article is based on the research on the use of collaborative management software by S University. It is hoped that it can serve as a reference for the pilot and application of various college student organizations.
　　Key words：collaborative management; student organization; transparent office
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