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对电子档案的保护技术研究

来源:用户上传      作者: 郭未艾

  摘 要: 电子档案保护技术的对象是电子档案的载体及其记载的档案信息,本文对电子档案的保护技术进行了研究。
  关键词: 电子档案 保障技术 保管技术 修复技术 传输技术
  
  当今世界正走向信息社会,面对飞速发展的网络,面对日新月异的电子计算机技术,档案工作急需解决的问题是如何迎接电子文件带来的挑战,如何保护电子档案的真实完整,如何有效地保存二十一世纪的社会记忆。
  电子档案同纸质档案相比较,其物质形式发生了很大变化,多种不安全因素干扰并威胁着电子档案信息的安全,在电子档案利用的过程中,由于电子档案对计算机软件设备具有很强的依赖性、非直读性和易改性等特点,纸质档案的保护技术已不能适应电子档案的保护要求,探索、研讨电子档案的保护技术已迫在眉睫。
  
  1.电子文件的保障技术
  
  在电子文件的形成、处理、归档,乃至电子文件转为电子档案后的保管、利用等各个环节,信息都可能被更改、丢失,因此,我们必须建立一整套科学、合理、严密的管理制度,完善信息安全保护技术措施,以确保电子档案的原始性、真实性。
  1.1加强对电子文件制作和管理人员的管理
  要不断增强电子文件管理人员的责任心,使其具有忠于职守的责任认真负责的工作精神,一丝不苟的工作作风,精益求精的工作态度,这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。要保证电子文件在制作阶段的真实性,就必须明确职责范围,特别是在合作制作的电子文件或大型辅助设计项目中,每个参与人员分工范围要明确,职责要分明,避免制作人员的相互推诿。不相关人员因工作需要借阅时,可允许用只读式的载体调阅,以防由于误操作或有意增删等造成电子文件的失真。
  1.2健全电子文件全过程管理的制度
  从电子文件的形成到电子档案的开发利用,中间经过很多环节,任何一个环节职责不清、制度不明、管理不严,都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此,建立健全电子文件全过程管理制度,从电子文件的收集、整理、归档到电子档案的保管利用,各个环节都要有明确的要求,严格落实规章制度,使工作人员有章可循,各司其责,确保电子文件的原始性。
  1.3建立电子文件的记录系统
  电子文件管理系统应具有实时记录功能,随时将需要保存的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性,它可成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件,可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息;对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件,还要辅以必要的人工记录。
  
  2.电子档案的保管技术
  
  电子档案的保管与纸质档案的保管有很大差异,对环境要求也较高,《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定:归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处,不得弯曲、挤压、摔打盘片,防止盘片沾染灰土和污垢;避免阳光直射;环境温度为14―24℃,相对温度45%―60%;远离热源,酸、碱等有害气体和强磁场,保持良好的保存环境。这样,不仅可以延缓载体自身的老化,而且可以减慢载体上所存储信息的自然衰减。在给电子档案提供良好的保管环境的同时,我们还要注意检测和维护工作。
  《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定:电子档案应每五年进行一次有效性、安全性检查,如发现光盘损坏或出现问题,应及时拷贝;如软、硬平台发生改变,则应及时转换;还要注意电子档案载体的转换,旧载体不为新的软、硬件所兼容,应将档案信息转录到新的电子档案载体上,使电子档案能够长期地处于可理解、可准确提供利用状态。
  
  3.电子档案信息修复技术
  
  电子档案在保管和利用过程中,不适宜的保管环境会使盘片变形、长霉;光盘在读取利用的过程中高速旋转,易被划伤;不正确的触摸方式会污染损伤盘片,从而影响电子档案信息的安全有效,这就需要对破损的载体进行修复。光盘的修复较软、硬盘而言更为容易。光盘修复机能够修复光盘的划伤、污染、长霉等破损现象,修复效果较好,是修复光盘的理想工具。对于变形的光盘,可用软布将光盘包好,水平夹在两块厚重物之间(截面必须平滑),进行矫正。
  
  4.电子档案利用传输保护技术
  
  电子档案提供利用的基本原则是:一方面要方便查阅利用,另一方面要保证信息安全。在电子档案利用传输过程中,我们应采取以下保护技术:
  4.1多做备份
  电子档案应制作三套,一套封存、一套提供利用、一套异地保存。其中提供利用的一套应为只读文件。
  4.2加密
  对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证进行加密管理,确保电子档案信息的安全。
  4.3呵护光盘
  采取相应的措施,保证提供利用时光盘不受损害。提供利用时要规定严格的查阅程序,不得超越权限利用,不可随意复制和传播电子档案等。
  
  参考文献:
  [1]赵淑梅.电子档案保护技术学初探.档案学通讯,2001,(4).
  [2]山东省档案局教育处.档案文秘专业毕业论文写作参考资料.2002.9.1


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