高职院校顶岗实习风险管理中的信息管理

来源:用户上传      作者:

　　[摘要]文章在阐述了顶岗实习风险管理、顶岗实习信息管理、突发事件内涵的基础上，分析了顶岗实习信息管理与风险管理的关系。据此提出有效的信息管理是高职院校顶岗实习风险管理、突发事件早期预警的关键。为避免顶岗实习过程中出现信息管理失效问题，提高信息管理工作的科学性和有效性，高职院校需从风险问责、机制构建、人员完善、平台建设、新媒体应用五方面开展工作。
　　[关键词]高职院校  顶岗实习  风险管理  信息管理  管理失效
　　[作者简介]黄莉（1984- ），女，湖南祁东人，广西建设职业技术学院，讲师，硕士。（广西  南宁 530003）
　　[课题项目]本文系2016年度广西职业教育教学改革研究项目“突发事件视域下广西高职院校学生顶岗实习风险管理与风险评估”的阶段性研究成果。（课题编号：GXGZJG2016B033）
　　[中图分类号]G717    [文献标识码]A    [文章编号]1004-3985（2019）06-0108-05
　　与校内理论教学、实训相比，高职院校顶岗实习面临更多风险。其中，突发事件对高职院校顶岗实习的影响最为突出。为什么仅有部分高职院校能够及时识别风险，做到突发事件的早期预警并积极应对风险？其实，风险管理最突出的薄弱环节在于信息管理。虽然风险伴随着整个顶岗实习过程且影响深远，然则既有研究较少探讨风险管理过程中的信息管理问题，如何通过信息成功管理风险识别、风险预警和风险应对，这是当前高职院校顶岗实习风险管理研究关注的重要课题之一。
　　一、相关概念分析
　　高职院校顶岗实习风险管理中的信息管理涉及以下几个核心概念：
　　其一，顶岗实习风险管理概念。所谓顶岗实习风险管理，是指高职院校对学生顶岗实习过程中可能出现的各种风险进行识别、预警、评估，并及时采取有效方法进行应对和控制，通过风险规避、风险转移、风险降低等实现顶岗实习最大安全保障的过程。其二，顶岗实习信息管理概念。所谓顶岗实习信息管理是指，高职院校顶岗实习管理者综合采用技术的、制度的和人工的手段对顶岗实习相关信息进行收集、整理、沟通、反馈等，以提高信息利用效率、最大限度地实现信息效用价值为目的的一种管理。其中，风险管理视域下的信息管理更强调对风险信息的收集、整理、沟通、反馈等。其三，突发事件概念。突发事件有广义和狭义之分。广义的突发事件可理解为没有预先知情下发生的事情，發生、发展速度快且出乎意料，同时难以应对，其危害性远远大于高职院校已经做好高度防范的情况下所发生的事件。狭义的突发事件则是指特大、重大或敏感事件。在风险管理过程中，突发事件对高职院校顶岗实习来说都是重创性事件。
　　二、顶岗实习信息管理与风险管理的关系分析
　　顶岗实习风险管理是通过风险识别、风险预警和风险应对等开展工作，信息管理的核心工作就是对风险信息的收集、整理、传输和储存等。由此可见，信息管理是高职院校顶岗实习风险管理机制之一，在风险管理和突发事件之间发挥着中介作用。具体表现如下：
　　1.信息管理与风险识别。风险识别是应对突发事件发生的可行工具。在信息管理过程中，信息反馈渠道和信息数量越多，或是信息质量和利用效率越高，识别潜在风险的几率就越大，从而实现顶岗实习突发事件的早期预警。一般情况下，顶岗实习管理者通过实习管理平台、实习现场检查、电话沟通等途径来获取重要信息，通过反复交流、沟通以及感知进一步分析、确认可能面临的各类风险。
　　值得注意的是，顶岗实习信息管理中的“信息”一般通过两种渠道获得：一种是在顶岗实习管理系统（实习管理平台、实习管理机制等）的控制下，信息管理成员通过固定渠道主动获取到的信息，这类信息称为正规信息流;另一种是通过开放性渠道，不局限于信息管理成员，由无直接联系人员反馈而获取到的信息，这类信息称为非正规信息流。其中，非正规信息流往往能够提供更加丰富的信息和稀缺资源。当然，非正规信息流的传递有赖于学生或相关知情者和顶岗实习管理者之间的紧密程度，双方关系越紧密，基于信任和情感的关系就会使对方更愿意提供有价值、可靠的信息。
　　由此可见，有效的信息管理有助于加强信息之间的交流和互动，从而既降低了风险识别的成本，还有助于提高风险识别的可能。
　　2.信息管理与风险预警。基于突发事件对高职院校顶岗实习重创性影响的考虑，部分高职院校对突发事件的风险预警给予了足够的关注，并采取有效措施来预防突发事件的发生。
　　如何通过信息管理对顶岗实习突发事件进行早期预警？一般情况下，顶岗实习风险预警流程主要包括监控、分析决策、预警信息发布、应急处置和预警终止等步骤。信息管理在风险预警流程中环环相扣，缺一不可。首先，在监控阶段，需要通过顶岗实习信息管理平台等途径，对学生顶岗实习日常情况进行信息采集、传输、交互，以达到及时预测和发现风险的目的。其次，在分析决策阶段，需要通过分析监控获得的事件信息，决定是否发出预警信息并同时确认该预警的种类和级别。再次，在预警信息发布阶段，需要根据顶岗实习管理者分析决策得出的结论，启动相应的预警程序，并通过信息管理平台等途径进行预警信息发布和信息调整。最后，在应急处置、预警终止阶段，同样需要处理情况信息的反馈，确保预警信息已经被准确、及时传达并完成相应处置，最后预警即告终止等。
　　由此可见，有效的信息管理有助于风险预警流程的顺利完成，同时也有助于提高风险预警的预测性和准确性，从而降低突发事件发生的概率，避免或减轻事件带来的人员或财产损失等一系列严重影响。
　　3.信息管理与风险应对。高职院校对顶岗实习风险的有效控制必须依靠来自组织内外的各种信息，信息管理是风险应对的一项基础性工作，信息管理的优劣决定着风险应对的成功与否。一旦在顶岗实习过程中发生突发事件，信息管理者必须灵敏、迅速地发现和提供应急处置所需信息，并适时地记录下已发生的情况和问题。应急处置所需信息主要包括突发事件的类型、起始时间、事件起因、进程动态、严重程度以及所造成的危害等。 　　此外，风险应对对信息处理的及时性和有效性有较高的要求。一方面，要求信息管理者快速、及时地将有用信息提供给学校有关部门和人员，使其成为突发事件应急决策、现场指挥和控制的依据。相关信息只有传输到顶岗实习管理者手中才能发挥出作用。另一方面，要求信息管理者传递的信息必须准确。信息的准确是顶岗实习管理者做出正确判断和决策的保障。
　　由此可见，有效的信息管理有助于提高突发事件应急处置所需信息的质量，为高职院校积极应对顶岗实习突发事件、风险决策提供科学的决策依据。
　　三、顶岗实习信息管理失效原因分析
　　所谓顶岗实习信息管理失效，是指顶岗实习管理者在实习信息掌握程度上的不对称，在对信息收集、传递、分析、储存的过程中出现信息量不足、信息不及时，甚至信息错误等现象，导致无法进行风险识别或风险应对决策不当、失误等问题。顶岗实习信息管理失效与风险是紧密相关的两个范畴，突发事件的发生强调的是风险后果，即造成的损失和危害，而信息管理失效强调的是信息本身的功能状态。信息失效和风险常常有一定的因果关系，如信息失效有可能导致风险的扩大化和后果的严重化，但两者之间没有必然的联系。目前，导致顶岗实习信息管理失效的主要原因有以下三点：
　　1.人为因素。人为因素是指在顶岗实习管理过程中，人的行为对信息效用价值的不良影响。人为因素是导致信息失效的一个重要隐患，也是日后引起事务纠纷的主要原因。
　　在人为因素方面，导致信息管理失效的主要原因有：一是信息管理意识淡薄。一方面，部分高职院校未认识到信息管理在顶岗实习风险管理和安全稳定工作中的重要性，从而忽视了对顶岗实习过程中信息管理的必要监管;另一方面，部分实习指导教师或辅导员等对信息失效后果的严重性认识不足，导致在信息收集、信息反馈时责任心不强，工作敷衍了事。二是信息管理能力不足。信息管理能力不足可能存在于信息收集、识别、分析决策和应急反应速度等各个环节。例如，在信息收集识别方面出现信息遗漏、判别失误或识别滞后等问题。三是第三方人为破坏。例如，人为隐瞒、故意信息资料缺失或有误等。因此，人为因素，尤其是高职院校内部的人为因素是顶岗实习信息管理的第一道防线，应把防范人为因素作为顶岗实习信息管理工作的重心来对待。
　　2.信息管理机制因素。一般情况下，信息管理机制主要涉及信息收集、信息整理、信息反馈、信息沟通等部分。同时，基于突发事件的过程管理，信息管理机制还应贯穿于事前预防、事中处置、事后恢复三个阶段。
　　在信息管理機制方面，导致信息管理失效的主要原因有信息管理机制缺失、机制不规范以及机制不完善等。具体表现有：在事前预防阶段，部分高职院校在实习信息数据库建设、实习信息审核、实习信息沟通反馈机制等环节设置不规范或缺失，导致出现实习单位基本信息不完备，无核实单位营业执照、用人计划，无实习信息反馈沟通合理渠道等问题;在事中处置阶段，部分高职院校在顶岗实习突发事件应急预案、事件汇报以及现场处置、善后机制等环节设置不规范或缺失，导致出现事故发生后应急处置不当、信息反馈无时效性、没有及时做好现场信息收集及现场人员谈话记录等问题。在事后恢复阶段，部分高职院校在事件调查处理、责任追究处理、惩戒警示教育等环节设置不规范或缺失，导致出现未形成事件时间、性质、地点、人员、发生原因分析，未采取现场处置措施或方法、纠正预防措施等问题。由此可见，机制的规范和完善是最大限度地保证信息管理科学性、准确性和有效性的基础，也是决定突发事件早期预警和处置成功的保障。
　　3.先前经验因素。所谓先前经验，是指学生管理工作经验、顶岗实习工作经验以及风险管理经验的总和。
　　在先前经验因素方面，导致信息管理失效的主要原因是顶岗实习管理者在实习管理、学生管理、风险管理等工作方面经验不足或经验缺失。经验丰富的顶岗实习信息管理者或成员更懂得如何从动态的信息网络中提高获取信息的数量和质量;更善于如何对杂乱无章的信息进行整理、加工、分析，使之有序化、系统化;更善于主动利用信息网络的信息价值，知道如何在企业人员、实习学生、信息管理成员之间互换信息、套取信息，从而降低由经验不足而忽视的顶岗实习风险的发生概率。先前经验越丰富，越有助于提升对信息筛选、辨别的敏感度以及对信息数量和信息质量的正向作用，越容易发现和识别顶岗实习过程中潜在的风险;相反，先前经验缺乏的顶岗实习信息管理者或成员则很难从海量信息中获取重要的隐性信息。
　　因此，高职院校在顶岗实习管理过程中，要重视先前经验的总结和应对策略的提炼，以及信息管理成员之间经验传授、以老带新、案例指导的作用。值得提醒的是，先前经验对信息管理的影响不等于墨守成规和生搬硬套。
　　四、顶岗实习信息管理建设路径分析
　　为避免顶岗实习过程中出现信息管理失效问题，提高信息管理工作的科学性、准确性和有效性，高职院校可从风险问责、机制构建、人员完善、平台建设、新媒体应用五方面开展工作。
　　1.风险问责，增强风险管理意识。顶岗实习风险可分为两类：一类是外部环境风险，如自然灾害、社会环境等。另一类是内部风险。内部风险是由于高职院校相关人员风险意识缺乏、顶岗实习管理不完善或不规范甚至内部操作错误而产生的。与第一种风险相比，它属于可控范围内的内生风险。
　　针对内部风险，高职院校应对的关键是建立顶岗实习风险问责制度。所谓顶岗实习风险问责制度是指，高职院校顶岗实习管理者必须对其管辖范围内的各部门和人员承担职责，因人为重大错误或严重违规行为导致突发事件事态扩大化、严重化的，必须要求管理者承担后果的一种责任追究制度。为避免风险问责制度流于形式，高职院校需落实具体问责主体、问责程序以及责任监督等。需要说明的是，风险问责的重点是追究负有直接领导责任的顶岗实习管理者，而不是仅向具体违规工作人员问罪。
　　高职院校风险问责制度的建立，有助于增强顶岗实习管理者的风险责任意识，从而形成全员风险管理与防范意识。因此，作为顶岗实习风险管理与防范可行工具的信息管理也将引起重视。 　　2.机制构建，提高信息处理效率。为了最大限度地保证信息管理的科学性、准确性与有效性，必须严格执行统一的工作标准和规范的工作程序，充分发挥信息管理在风险管理过程中的积极作用。因此，需要构建一套科学有效的信息管理机制。其内容主要包括信息收集机制、信息整理机制、信息沟通机制和信息反馈机制四个基本部分，并贯穿于事前预防、事中处置、事后恢复三个阶段。
　　建立健全规范的信息管理机制，高职院校需从四个方面加强工作。一是在信息收集机制方面，成立专门的信息管理机构，配备专门的信息人员，使责任落实到人;建立健全顶岗实习管理平台运行机制、信息资源库、各级信息管理系统等。二是在信息整理机制方面，建立信息分析制度，规范信息分析工作;建立风险信息评估制度，提高信息识别和诊断;建立顶岗实习各类突发事件等应急预案，为应急决策提供服务等。三是在信息沟通机制方面，建立健全信息报告制度、信息公开制度等。四是在信息反馈机制方面，建立畅通的信息反馈渠道、信息反馈和监督机制以及事件责任追究处理制度等。
　　3.人员完善，建设信息管理队伍。一般情况下，高职院校信息管理队伍的建立，主要是通过制定信息管理制度、突发事件应急预案等，在院（系）、教学部门、学生工作部门、后勤管理等部门以及班级中设立信息成员，从而形成信息联络网，实现信息的有效管理。信息成员的主要职责包括收集上报信息、预警发布信息、参与应急处置等。
　　在信息管理队伍建设过程中，重点要突出实习指导教师、辅导员以及学生自主管理的积极作用。与其他行政部门信息成员相比，实习指导教师、辅导员能够获取更加丰富的信息。实习指导教师、辅导员凭借与实习学生之间的紧密联系，有助于消除师生因陌生而产生的防备心理和隔阂感，更容易获取大量隐私、敏感和高价值的信息数据。当然，信息交流和互动的紧密度也有赖于顶岗实习管理者的专业水平和责任心。学生自主管理的作用也不能忽视。学生信息队伍能够帮助实习指导教师、辅导员获取更多隐含风险的信息，长期、稳定的学生信息采集渠道能够大幅降低信息获取成本。
　　此外，经验交流、定期或不定期地对信息成员进行培训，也有助于提高信息成员的信息识别能力和信息报送水平。
　　4.平台建设，提升信息监管力度。顶岗实习信息化管理平台的应用，不仅有助于强化实习过程管理、协同管理和量化管理，还有助于提升顶岗实习监管力度，降低突发事件发生的风险系数。
　　高职院校顶岗实习信息化管理平台建设可从三个方面加强工作：一是充分运用现代信息技术，开发利用信息资源。尤其针对高职院校学生在顶岗实习中的失控现象，如过程监管缺失、学生失联等，建立一个能够及时进行有效沟通、管理和监控的信息平台。二是充分发挥学校各级各部门、院（系）、实习指导教师、辅导员以及企业人员等各方角色的作用，了解掌握学生在实习过程中的工作及成长情况，实现信息实时交互，降低学校实习管理的安全风险及信息化建设成本。三是充分应用移动端功能，依托手机GPS定位，精準获取学生地理位置，远程追踪并及时了解学生外出实习情况，设置上班签到和下班签退、签到提醒、位置异常预警和考勤报表功能，预防虚假实习和实习放羊现象。
　　5.新媒体应用，拓宽信息推送渠道。信息利用是高职院校信息管理机制的最终环节，也是顶岗实习信息管理的主要目的。高职院校在顶岗实习信息管理过程中应广泛使用平台内信、数字化校园网络、微信、飞信、QQ群等新媒体的信息推送功能，使信息收集、发布、反馈精准全面无遗漏。那么，在信息管理过程中如何充分利用新媒体？首先，利用新媒体开展信息收集工作。通过新媒体各种渠道，及时准确地了解顶岗实习师生的安全诉求以及收集校外顶岗实习相关信息。其次，利用新媒体开展信息发布工作。发布与顶岗实习学生、实习指导教师等密切相关的风险信息、安全信息等，确保师生能够及时获取所需信息，保障师生的利益。尤其在发布重要事项时，应充分利用新媒体有针对性地推送信息。最后，利用新媒体开展信息宣传工作，如宣传相关安全防护基础知识，或让学生及时准确地了解一些突发事件的真相，避免矛盾扩大化。此外，对于接触到的其他高职院校顶岗实习正面临的风险，高职院校应查明自身是否面临类似风险，并利用此类信息开展相关警示教育。
　　毫无疑问，在现代信息收集的概念中，明智地使用全源信息——人工信息、实习管理平台数据、新媒体信息、实习检查情况等，是顶岗实习风险管理、突发事件早期预警的有效做法。
　　[参考文献]
　　[1]聂明辉.大学生在校信息提取与分析系统研究[J].软件，2012，33（4）.
　　[2]宋英华.应急管理蓝皮书：中国应急管理报告（2016）[M].北京：社会科学文献出版社，2016.
　　[3]向立文.突发事件信息管理机制研究[J].图书情报工作，2009，53（7）.
　　[4]郝军，田辛玲.高校安全信息管理机制及对策研究[J].情报科学，2013，31（11）.
　　[5]（美）保罗·布莱肯，艾安·布莱默，大卫·戈登.突发事件战略管理：风险管理与风险评估[M].吴新叶，赵挺，译.北京：中央编译出版社，2014.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14741270.htm