高职院校学籍管理研究与探讨

作者:未知

  摘 要:本文根据高等教育发展的新形势,从高职院校的实际出发,就目前高职院校学籍管理中普遍存在的问题和如何提高学籍管理工作水平作了初步探讨。
  关键词:高校 高职教育 学籍管理
  一、引言
  高等学校学籍管理是高等教育教学管理的重要组成部分,是面向全校学生在校学习学业全过程的管理。学校对学籍管理的重视程度直接影响到学籍管理工作的开展;学生对学籍的认识程度及配合情况直接影响到学籍管理的进度,同时学籍也是学生在校的合法身份,重视学籍管理,不仅有利于学校发展,还能有效加强学生的管理。
  所谓学籍,是指一个学生属于某学校的一种法律上的身份或者资格,是对学生进行组织管理的客观依据。学籍管理是指学校对取得本校学籍资格的学生进行管理,主要有以下几个方面:①思想政治的教育与管理;②报到与注册,考勤与纪律,奖励与处分;③学生的课程考核、成绩记载及补考重修、学业预警;④转专业与转学;休学、复学与退学、参军入伍保留学籍、升、降级;⑤毕业资料审查、毕业电子注册信息上网、毕(结)业证书换发;⑥对所有学籍资料进行记录、保管和查询等。这一系列的模块构成了学生学籍管理主要工作,它是以学籍为中心所开展的管理工作,贯穿在学生入学到毕业的全阶段。
  高等学校学分制规定出台之后,制度的具体实施者和体现者就是学籍管理细则,同时也是高校学生在校期间的“法规文件”之一。高职院校学籍管理是关系到学生在校的合法身份、毕业与否、重修、补修等的依据,还是学生评奖学金、评优以及参加专升本考试等的重要依据。因此,在学生中普及学籍知识,实事求是,公平、公正地做好学籍管理工作,意义重大。学籍管理是一项非常具体、内容繁杂、政策性强的工作,受到广大学生关注和家长的关心。
  在现行的高职院校学籍管理中,很多具体的工作还显得比较初级落后。本文根据学生结构、状况和高职院校教育特点,从入学、在校、毕业三个方面将学籍管理中的部分管理内容做研究与探讨,以优化学籍管理方式方法。
  二、高职院校学籍管理中部分工作内容的研究与探讨
  (一)新生入校
  关于新生入学、学籍核查、学籍注册、学生证件管理的研究与探讨。
  每年的8月底9月初,新生入学,有许多工作将要开展。新生入学报到、新生个人信息补充完善,新生图像信息采集、新生学籍、身份信息核查,新生学籍在学信网上注册,新生的学生证及其他证件的办理等等,项目众多,纷繁复杂。
  与此同时,以往传统的学籍管理手段和管理模式不仅大量地消耗人力、物力,还存在诸多问题,时常影响教学秩序,阻碍教学改革的深化。其问题主要在于:
  1.学籍管理手段落后,工作量大,重复劳动多,各部门数据难共享,反馈滞后,效率低下,准确性不高,满足不了教育现代化发展的需要,降低了教育管理的效果和作用。譬如以往很多学校的新生入学报到过程太长,没有优化。需要教务、招办、财务、保卫、后勤等多个部门同时到场,学生也需要全部走一遍这些部门,耗时耗力,很不科学。又比如学生信息核查工作为确保准确性,每年9、10月都会多次核查,涉及学生多,工作强度太大。
  2.根据教育部的规定,每年对新生除了进行数据信息核对以外,还要进行图像信息核对。同时,为了便于学生在校学籍管理,每年新生入学时我们也都会对学生进行新生图像信息采集核对。这个工程量比较大,有时难免会出现拍摄错位等失误情况,对核对工作形成了很大的难度。
  3.每年新生的证件办理都会是个具体而庞大的工程。纸质学生证有明显的缺陷,照片贴上去盖钢印后容易脱落。在教学管理当中,特别是在考试管理中有很大的漏洞。为了保证教学秩序和考试管理工作顺利进行,很多高职院校还专门对每一位学生制作了考试证,考试证的图像信息是新生入校时采集的图像,并且直接打印出来,这样有效避免了替考等不良行为的产生。但是,制作学生证、考试证的工作量太大、易丢失,纸质学生证每学期还要盖注册章,令学籍管理工作总是无穷繁琐。
  优化途径:
  1.运用网络现代化,建立“迎新系统”。减少新生报到入学手续,优化报到过程。新生通过迎新系统就可以办理报到、缴费、住宿等事宜,而教务、招办、财务、保卫、后勤等很多部门只需调取迎新系统数据就可以开展工作,达到数据实行共享。这样的优化不仅让新生报到很轻松,各部门工作效率也提高了,省时省力。
  2.运用现代化科技手段,研发一种实用的程序,利用二代身份证,将新生电子图像信息采集和新生数据核对联系在一起,优化核对次数,简化核对内容,提高精确性,提高工作效率。
  3.改变学生证还是纸质的形式,以现代化的手段,结合国家对学生的优惠政策,将学生证和“学生火车票优惠卡”集中在一起,形成智能卡式学生证,取消考试证制作工作。此學生证方便存放、不易丢;其图像、个人信息直接打印在卡片上,方便教学、考试、查证等方面的管理,有效避免替考行为发生;背面为“学生火车票优惠卡”,方便学生假期乘车;取消每学期手工盖注册章的繁琐工作,改由各系定期上报未报到学生名单进行清查、处理上网。后期尽快实现学生证、学生火车票优惠卡、校园一卡通功能三效合一。
  (二)在校生管理
  关于对在校生进行普及学籍知识,准确、灵活地进行在校生学籍管理、学籍异动的研究与探讨。
  高职院校办学层次多,就我院而言,有高中毕业入学的三年制专科学生,也有初中毕业入学的五年一贯制学生,还有藏区1+2学生以及藏区9+3学生等。他们的层次不一样,管理模式也相对不同。
  每年新生入校时,都会对所有新生进行学籍知识培训讲座,每个学生也会发一本学生手册。但学生真正了解学籍知识的并不多,也不深入。国家有一些好的政策也不能第一时间了解清楚。
  另外,很多高校由于院系两级管理未有效实施,使得教务处学籍管理部门要直接面对全校学生办理各种手续,非常繁杂,同时各系也无法准确及时全面地了解系上学生的实际情况,也没有完善的学籍资料存档。   优化途径:
  移动互联网时代,智能手机的普及,使学生更喜欢通过网络去实现信息的接收和查询。教务部门要顺应时代变化,改革创新。比如可以创立教务APP,将有关学籍的知识、办事的流程、最新的政策用APP进行推送,让学生更加方便快捷的获知和查询,引导学生关注。在其内容的编制上也可以进行创新,语言上诙谐幽默等,让学生感兴趣能主动去看去读。同时,建立学生与教务的网络互动平台,学生遇到疑难问题,可以及时咨询,及时得到解答,为学生提供更加高质量高时效的服务。
  落实院系两级管理,对于新政策、新文件要及时共享、学习。学籍管理不能由教务处事无巨细,应转变为由教务进行目标管理,即统一标准、监督检查。而过程管理由各系为主体来实行。只有这样,学籍管理工作才能主动适应新形势下高校教育管理的发展,才能真正起到更新观念、增加管理的意识,提高工作效率。针对不同培养对象和阶段的实际要求,加大各系的管理力度,充分发挥其对教学过程的服务作用和政策向导作用,真正提高管理层次。
  (三)毕业生工作
  1.学业方面
  关于实行预警机制,完善毕业生工作,督促学生更好的完成学业的研究与探讨。
  近年来,随着高校招生规模的扩大,办学层次的增加,学生的成绩也有较大差别。部分成绩较低或学习能力不足的学生对于完成学业来说比较困难。尽管每学期都会有补考、重修,但有的学生就是无法完成。这些学生平时不着急,等到快要毕业时才着急学分不够不能正常毕业,影响他们就业。
  优化途径:
  建立一套有效的可实施的学分预警机制,设立学分红线,告之学生并行成常态,增加他们的紧张感、危机感,督促他们更好地完成学业。
  同时,学籍管理部门要提示各系注意学生的心理健康,对个别厌学、情绪低落或者因学分问题降级等的学生进行必要的心理辅导或干预,有助于学生更好地融入大学生活,完成好学业,以健康的、积极的姿态进入到未来的社会工作中去。
  2.毕业生学籍学历信息电子注册(信息核对、图像采集、签字)
  从2001年开始,我国全面实施高等教育学历证书电子注册制度,通过官网向社会提供學历证书查询服务。有效打击了制售和使用假证的行为,维护了学历证书的严肃性和信用以及高等教育的声誉。
  数据和图像信息的准确性是保证学籍学历信息有效的关键。但很多高校学生学业的最后一学期或者最后一学年就离校顶岗实习了,给学籍信息核对以及毕业生学籍学历图像采集工作带来一定的难度。
  优化途径:
  强化院系两级管理,要求各系根据教学计划安排好学生核对签字时间段,要求学生本人签字完成率达到100%。
  提前一年安排毕业生图像信息采集工作。如果在集中采集时间段未能参加图像采集的,根据学生情况决定是否安排集中补拍一次。若还不能参加的,做好补拍告之工作。当新华社将图像上网后,通知学生在规定时间段进行网上校对,及时发现问题进行更正。有条件的高校可以组织学生集中上网核对查询。教务APP等应当及时推送相关通知、校对流程,方便学生100%完成。
  3.学业升造方面
  关于抓好专升本工作,增加毕业生就业及再升造机会的研究与探讨。
  近年来,“专升本”越来越得到学生的青睐。因“就业难”,不少优秀的毕业生选择深造,而更高的学历意味着更多的就业选择。“专升本”无疑成为这些毕业生的新的希望。由于专升本工作是在毕业学期才进行,有些学生反映在校时并没有提前意识,在专科阶段的学业中努力不够,在校平均成绩不理想,对最终升本成绩有一定影响。
  优化途径:
  增加“专升本”宣传力度,将各项政策及时告之学生。鼓励学生提升自己,在专科学业中学好各科知识,并培养自己各方面的能力。鼓励学生参加省级、全国专业比赛,提升自己的综合素质。积极努力的学生越多,对身边的同学带动性越大,学业预警工作自然更好开展,学院学风校风建设也会显著提高。
  结语
  在新的形势和要求下,高职院校学籍管理工作需要制定严谨的工作计划和规范的工作制度,加强院系两级管理,加大信息网络化建设。加强对院系两级学籍管理人员的进行素质培养、加强培训学习,在责任心、组织规划、工作能力等进行有效提升,更新观念,不断总结,增强服务意识,提高学籍管理的效率。使学籍管理为人才培养服务的特点充分体现。
  参考文献
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