人才流动环境下高校人事档案管理模式探析

来源:用户上传      作者:

　　[摘要]进入21世纪，随着全球信息化技术水平的不断提高，高校传统的人事档案管理体系问题也随之暴露出来。文章主要以“人才流动”作为切入点，选择“淮安市五所高校”作为研究对象，对这五所高校的人事档案工作开展现状进行深入探讨，分析了相关工作开展过程中的诸多不足之处并提出了几点针对性建议。希望为淮安市高校人事档案管理工作的开展、构建高校人事档案管理信息系统运行机制开辟新思路。
　　[关键词]人才流动人事档案网络建设管理模式
　　当前人才流动频繁的社会环境使得高校人事档案管理面临新的挑战，在此背景下为进一步探索高校人事档案信息管理运行机制，笔者对江苏淮安地区高校档案工作现状展开实地调研。
　　一、淮安市高校人事档案工作开展现状及分析
　　当前江苏省淮安市一共有五所高校，分别为：淮阴师范学院、淮阴工学院、江苏食品药品职业技术学院、淮安信息职业技术学院、江苏财经职业技术学院。其中，淮安信息职业技术学院的人事档案主要由学校组织部管理，而其他四所高校，则都归学校人事处管理。五所高校都配置一名专职的人事档案管理人员，且都制定了相应的人事档案管理制度。人事档案作为高校档案的重要内容，表现出了一定的机密性特征，所以通常情况下都不外借，即便需要外借，也必須要得到学院主管领导的批准，并严格履行相关的借阅登记手续。总体而言，这五所高校的硬件设施都比较完善，比如：专门的档案库房、专门的档案柜和档案盒等等。近几年，随着高校人事档案管理模式的不断创新，学校还相应配备了信息管理系统，但由于技术的限制，系统在运行中也表现出了诸多不足之处，比如只有录入功能而没有文件扫描上传功能等。
　　调查过程中发现，淮安市这五所高校除了事业编制教师，还有一些是人事代理教师，所占比例为30%左右，由于不属于正式编制教师，所以他们的人事档案一般都存放在淮安市人才中心，学校也没有做相应备份。如果人事代理教师有查档需求，往往需要高校专职档案员到市人才中心进行现场查阅，无疑也增加了其日常工作量。实际上，人事代理教师保存在市人才中心的档案相当于是存放，因为工作人员并不会对档案进行整理。高校如果能够和市人才中心联网，对于高校专职档案人员而言，查阅人事代理教师的档案信息不仅变得更加便捷，工作效率也将随之得到提高。
　　当前档案的主要保存形式为纸质，而纸质档案数字化加工处理后，其储存和利用方式具有明显的快捷性、高效性等特征。但由于各种主客观因素的限制，淮安市五所高校人事档案至今还是采用的传统档案管理模式。当有人需要查阅或者复印档案时，都是由本校档案员从库房把档案找出来，然后用完再进行装订，长期如此，对于档案的破坏性也较大，且不利于档案的保存。
　　有关调查数据显示：我国高校存在十分普遍的人才流动现象。当某一位高校员工离职后，如果是有编制的教师，可以直接由本校人事档案管理员将其档案邮寄走，而人事代理的离职人员，则需要到人才中心办理档案邮寄。当前，淮安市的这五所高校都只能邮寄纸质档案，而纸质档案一旦不小心丢失，就只能再回到原单位来查找，无形之中也增加了离职人员及人事档案管理员的工作量和工作难度。
　　二、高校人事档案工作存在的问题及原因分析
　　1.人事档案管理体制的科学性不强
　　现行人事档案主要是根据管理权限和隶属关系这两个要求进行管理。档案管理的主要目标就是服务于本单位的人事管理。对于单位而言，可以对人事档案随意使用；而对于个人而言，虽然档案记录的都是个人的基本信息，但却不具有知情权和使用权。根据人事档案体制可知，档案除了记录人才的基本信息，还起到了一种较强的约束和管理作用，而如今，人才频繁流动早已成为常见的一种社会现象，所以想要通过档案对人才进行约束，早已不符合时代发展需求。当然，作为企事业单位，虽然对人事档案具有一定的使用权，但同样要遵循相关原则，不能随意泄露他人的隐私，但总体而言，人事档案中所记录的个人信息也不能完全认为是个人隐私，只要合理利用，对个人、用人单位，甚至社会发展都具有十分重要的意义。
　　虽然管理体制相对完善，但高校内部的人事档案管理却存在十分明显的管理主体不清问题。比如：组织部门、人事部门、人才交流中心、档案部门等等，都可以是档案管理主体，如此复杂的管理关系，很容易导致重要的人事档案材料无法得到正确保存，尤其是在传递过程中，还很容易出现丢失问题。
　　2.人才流动的无序性与档案重建的违法性
　　受当前国家经济发展趋势及市场导向等因素的影响，人才流动表现出十分明显的“不规则性”特征，当然，这也和人才本身有着极为密切的关系。有关数据表明，博士生、硕士生是最频繁流动的人才。通常，用人单位为了留住这些优秀的人才，除了给其优厚待遇，还为他们重新建档，但过了一段时间，如果感觉新工作难以适应，他们又会选择离职，并寻找新的工作......循环往复，人才流动不仅表现出了“无序性”特征，而且还导致“一人多档”的现象变得尤为突出。根据我国现行的人事管理制度规定，一个人只有一份人事档案，重新建档通常是因为档案遗失或损坏，且一般是针对丢失或者损坏的重要材料加以补充，因此为优秀人才重新建档的行为严重违背了国家人事档案制度规定。高校针对不同情况采取的对策往往也不同，比如：限制人才流失，则坚决实施“三不政策”，具体表现为不放行、不转关系、不转档案；而为了引进优秀人才，则会为其重建人事档案。这一做法，从法律角度而言是需要视情况而担负相应责任的。
　　3.人事档案信息内容的全面性和真实性不够
　　高校人事档案的类型丰富多样，具体包含了履历材料、自传材料、鉴定考核、考察材料等等，虽然记载的内容存在较大差异性，但却也有一个共同点，即信息内容相对陈旧。比如：工作时间长且流动频率较低的人，其人事档案材料基本上都是很早之前的信息内容。高校相较于其他企事业单位，具有一定的特殊性，因此人事档案中一般包含了科研成果、工作业绩考核、个人诚信记录、各类专业技术考试证明等信息内容，但由于各种因素的限制，许多材料并没有及时且有效地纳入档案之中。除此之外，档案信息内容的真实性也特别值得怀疑，比如：有些人事档案信息是由个人填写，以致年龄小、工龄时间长、学历高等现象十分常见；还有一种情况就是企事业单位为高学历优秀人才“重新建档”，其中所填写的信息内容有的则为一面之词，真实性令人担忧。 　　4.人事档案管理的现代化水平不高
　　高校在教学、科研等领域的投入日益加大，相比较而言，档案工作却始终得不到应有重视，以致当前高校人事档案管理水平依旧不高，造成这一现状的原因，具体表现为以下两点：
　　一是高校人事檔案管理缺乏专业化人才。不可否认，高校档案工作开展具有较强的“专业性”特征，相应的，也对档案管理人员提出了更多专业性要求。但根据当前高校人事档案管理情况看，专业的专职档案管理员屈指可数，档案管理人员普遍为兼职，文化水平也相对较低，从而导致高校人事档案管理工作开展表现出较强的随意性，档案信息错漏和失密现象时有发生。
　　二是高校人事档案管理缺乏现代化的手段。具体表现为人事档案管理设施简陋。日常对于人事档案的管理也基本还是依赖于笔记手写，虽然有些高校按照要求购买了计算机、打印机等信息化设备，但都没有完全投入使用。而在人事档案管理中应用到了现代电子设备和技术的高校，信息录入工作也表现出了明显的滞后性。
　　5.档案管理人员业务培训机会少，业务能力亟待提升
　　淮安五所高校历任人事档案管理人员大都明显缺乏专业性，加上单位给予的干部人事档案管理培训的机会也很少，导致人事档案管理人员的业务素质普遍偏低。调查还发现，很多管档人员都觉得自己所从事的工作枯燥乏味，因而在实际工作中也难以表现出较高积极性。不仅如此，管档人员的责任感普遍不强，与其他工作相比，档案管理人员得到的照顾和关心的确比较少，许多档案人员虽然已经工作了十几年甚至几十年，但想要升职加薪，或者评职称，还依旧存在诸多问题。
　　三、加强高校人事档案工作的对策和建议
　　1.加强高校人事档案法规建设
　　我国现行的人事档案制度，表现出十分明显的严肃性、准确性、唯一性等特征。所以，在原有档案没有丢失或者损坏的情况下，企事业单位为优秀人才重新建立人事档案，则严重违背了国家的人事档案制度规则。这一现象如今在高校人才引进过程中十分常见，为了避免类似问题的出现，“依法治档”这一理念随之被强调，主要也是希望高校人才流动中的人事档案管理可以变得更加规范化。
　　如今，人员流动大已经成为很常见的一种社会现象，但由于人事档案管理制度还不够完善，以致人事档案管理机构繁多、管理机制混乱等问题变得十分常见。如果不及时采取有效对策，高校人才的正常流动必定受到影响，而档案管理制度本身所具有的权威性也将会受到挑战。
　　由此可见，高校人事档案管理工作开展中存在诸多阻碍和挑战。想要促使高校人事档案管理工作有序开展，就必须完善相关的法律法规，从根本上杜绝“重建档案”“一人多档”等问题的出现。由于人事档案管理随着时代发展变化，一些新问题也将随之出现，因此除了对现有常见问题加以针对性解决，还需要加大对现行法律法规的修订、完善，比如《干部档案工作条例》《流动人员人事档案管理规定》等等，多方面努力促使高校人事档案得到科学规范的管理。
　　2.推进高校人事档案制度的改革
　　为了使高校人事档案工作更好地发挥服务作用，推进高校人事档案制度改革显得尤为必要。虽然高校也有专门的人事档案管理办公室，但为了对其进行系统性管理，政府部门还可以设立专门的人事档案中心，实行高校人事档案社会化管理，使人才和高校之间的关系变得更加紧密与和谐。比如：人才和企业聘用关系解除以后，其人事档案依旧被保留在人才服务机构，所以用人单位没有任何理由对人才流动选择进行约束或者制止。从某种程度上说，这一做法不仅避免了“重建档案”问题的出现，也使得人才资源信息共享这一良好社会局面得以形成。
　　提高高校人事档案管理的现代化水平，首先就是要加大对人事档案管理工作的投入力度。比如：信息化技术设备的购置，使得管理人员可以充分利用计算机开发人事信息管理系统。相比于传统的高校人事档案管理模式，计算机不仅在编目、检索、统计、借阅等方面发挥作用，还能进行档案组卷、分类、保护、编研。尤其需要注意的一点，即改变计算机单机作业的情况，并建立起一个具有速度快、数据准等优点的数字化信息平台，这不仅能促使档案信息快速传递，也利于档案信息更好地共享。
　　与此同时，还要致力于提高高校人事档案管理者的综合素质，加强对在职人员的专业知识培训，适当引入竞争机制，加强管理人才队伍的建设。总之，多方面努力，才能不断激发高校人事档案管理人员队伍工作活力，同时也将最大程度地满足人事档案管理的需要。
　　3.积极采取措施培养人才
　　培养人才、吸引人才，一直以来都是高校建设的重要内容。随着经济全球化进程的不断推进，人才市场化特征也变得越来越明显，人才作为市场经济重要主体，在参与市场经济活动的时候，也表现出了较强的“自由化”特征，因而，他们也与工作单位形成了一种平等的新型契约关系。对于多数优秀人才而言，他们都想要选择薪酬福利好，且能体现个人价值的工作，以至于社会上的人才流动现象变得十分普遍。如今，全国各地的高校也都面临着优秀教师人才缺乏的窘境，为此，很多高校也都加大了人才的引进力度，其中很突出的一个做法就是“重新建档”，虽然这违背了现行的人才档案管理制度，但总体而言，还是取得了不错的效果。而从高校健康且可持续性发展的角度思考，想要留住优秀教学人才，高校应该展示出自己的实力，以及表明对于优秀人才高度重视的态度。
　　对于入职高校的人才而言，除了考虑自身的实力，更加关注高校的软实力，比如：学术团队的建设、学校整体的学术环境。那些通过物质条件吸引人才的办法，只能在短时间内留住人才。在高校人才引进过程中要不断提高本学校的综合实力，只有这样才能长久地留住人才。
　　总之，高校人事档案管理是学校档案工作的重要组成部分，并对学校建设发展起到了十分重要的作用，产生着十分深远的影响。随着时代发展，以及高校教育教学事业改革的不断深化，传统的档案管理模式业已不能适应高校教育教学事业的发展。在此情形下，高校人事档案管理改革势在必行，需要不断优化高校人事档案管理模式，采取更加多样化的手段，比如：更新管理理念、改革管理模式、健全管理制度、提高人事档案管理的现代化水平等等。
　　参考文献
　　[1]周忠生.浅析流动人员人事档案信息化管理[J].黑龙江档案，2016（3）.
　　[2]赵咪咪，张丽媛.人才流动环境下高校人事档案信息化管理之我见[J].人力资源管理，2013（7）.
　　[3]杜昀蕙.大数据下高校人事档案信息化建设的新思考[J].企业改革与管理，2018（4）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14796745.htm