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高校图书馆档案管理问题探究

作者:未知

  【摘要】本文以对石河子大学图书馆档案管理工作为例的分析,反映出现在高校图书馆普遍存在的档案管理工作中的问题,并提出相应的整改措施,从而提高档案管理工作的效率。
  【关键词】高校图书馆  档案管理  探究
  【中图分类号】G258.6 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089(2019)13-0023-02
  高校图书馆档案工作是高校图书馆管理工作中最为基础且很重要的一项工作。在图书馆的发展过程中,由简单的机构变成庞大的并且在校园承担着重要职能的机构,这一路的发展必然会形成许多档案,而这些档案都说明了图书馆的发展历程以及发展方向。图书馆档案是图书馆发展史上重要的财富,可真实反映关于图书馆相关的一些基础业务和办馆条件等问题,同时也有利于提高图书馆管理和发展的科学性。
  一、高校图书馆档案管理工作的重要性
  在《高等学校档案管理办法》第一章总则中的第三条:高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。虽然针对高校图书馆没有出台相应的档案管理政策,但《高等学校档案管理办法》中这一条同样也适用于图书馆,图书馆的档案工作也是图书馆重要的基础性工作,应当加强管理,将之纳入图书馆整理发展规划中。
  档案作为高校图书馆的原始记录,客观真实地记录了图书馆各个时期各项工作的发展轨迹,是图书馆管理工作决策和规划的依据。
  1.为图书馆建设提供依据
  在日常工作和开展的各项活动中,有大量的文件、图片、音频、视频等资料,这是图书馆发展中的一项重要内容,同时也可反映出图书馆的发展轨迹。通过对这些资料的分析后得出的规律性结论,可以为图书馆领导利用信息决策提供充足的依据,从而使图书馆的发展方向更加明确。
  2.为图书馆管理水平的提升提供评估依据
  图书馆档案种类繁多,是每一阶段重要活动或重要事件的全面记录。如文献采购档案,可反映一时期图书馆对书目类别的侧重;如经费档案,可反映一时期经费的来源和去向;如借阅档案,可反映出一时期读者偏好等。这些可作为领导考核图书馆状况的评估依据。
  3.为大学的教学和科研提供资料
  图书馆档案中的借阅档案和读者档案,可以反映出学生、教师等工作人员等的借阅内容、层次、数量等方面,同时也可以通过对这些档案的分析,采购学生、教师需要的资料,一定程度上能为科研工作的定位和决策以及教师的教学工作的开展提供参考资料。
  二、档案管理存在的问题
  石河子大学图书馆档案之前一直由各部室自行保管,在图书馆的搬迁、扩建过程中,部分档案丢失或者损坏,导致档案不全。石河子大学图书馆于2017年组建馆刊编辑与档案室,这才有了专门存放档案的地方。但是,这个档案室也不是独立的,而是和馆刊编辑同时共用一个办公室,档案柜也不多,仍有大量档案没有地方存放。图书馆档案管理工作也非常滞后,甚至没有设置档案管理部门。而高校图书馆在科学的发展道路上,建立档案管理部门是非常有必要的。
  现在就石河子大学图书馆档案管理中存在的问题分析如下:
  1.重视程度不够
  在2017年以前,石河子大学图书馆都没有专门的档案室,各部门的档案都由各部门自行保管,在图书馆搬迁、扩建的过程中,不乏有档案丢失或者损坏的情况发生,这也为以后档案的完整性以及时间的延续性造成缺失。而针对此现象,工作人员并不重视,档案意识不够,疏忽了对档案的管理工作,从而给图书馆档案的存档工作造成了缺失和混乱。
  2.管理人员不专业
  由于石河子大学图书馆的档案室是2017年才成立的,然而图书馆现有的工作人员无一人是档案专业方面的专业人员,只是临时调用一名工作人员去管理档案。没有专业人员管理,档案的收集、整理、分类、归档等工作存在很多问题,再加上管理人员不稳定,造成后来接手的工作人员在对档案的管理工作中遇到很多问题。
  3.档案管理方法落后
  在目前的档案管理工作中,图书馆领导要求纸质和电子版都要保存,并按年份装订成册,由于多数为纸质档案,在目录的编写过程中,就需要全部手动输入电脑,而自图书馆成立以来的所有档案,虽然有缺失,但在数量上也是非常繁多的,因此对工作人员的录入工作也造成了一定的困扰。在档案分类中,又存在分类不准确或者不合理的情况,这样会造成在查阅或者检索档案时遇到问题。
  三、档案管理工作中应采取的有效措施
  石河子大学图书馆档案室成立以来,到目前为止一直存在不少问题,而解决这些问题能使档案管理工作更加科学、有效地进行。因此,个人认为应该采取以下措施:
  1.提高对档案管理工作的重视
  想要做好档案管理工作的前提和关键是领导的重视以及各部门的配合。而对档案工作的支持不仅仅是停留在思想上,更多的應该体现在行动上。图书馆领导应该亲自抓并且主动参与到档案管理工作之中,并且出台相应的档案管理政策,为档案工作人员提供各方面的便利。
  2.提高档案管理人员的专业化
  石河子大学图书馆目前没有一名档案专业的工作人员,因此对档案管理人员的专业化培训是非常必要的。除了提供培训机会,还应建立一个档案人员的管理机制,从而保证档案管理人员的稳定性,促进档案管理工作有效、良性的发展。自2017年档案室建立至今,虽然只有短短的一年时间,已经更换过2名工作人员了,人员的更换对档案管理工作并无益处。
  3.通过现代化信息技术来提高档案管理工作的效率
  在档案录入过程中,最好能使用专门的档案录入系统,这样档案管理人员不仅在录入档案时省时省力,同时在查阅档案时也更加快捷方便。当然,专门的档案系统是需要单另购买的,所以希望在今后的预算经费中,能把档案录入系统的经费计算在预算中。
  四、结语
  图书馆的档案管理工作在图书馆的发展和延续中起着重要的不可替代的作用,但是传统的管理方法已经不适用于当今的信息技术时代,在今后的档案管理工作中,除了要领导重视之外,档案管理人员的培训也是非常必要的,同时还必须要结合信息技术的使用,才能使档案管理工作更为科学、有效的进行。
  参考文献:
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  作者简介:
  杨莎莎(1983年7月11日-),女,汉族,硕士,石河子大学图书馆助理馆员。
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