城乡居民社会养老保险档案信息化管理存在问题及建议探究

作者:未知

  摘 要 本文针对居民社会档案信息化管理现状进行分析,挖掘出在管理意识、法律法规、管理者素质等方面存在的问题,并提出针对性的解决措施,使档案的作用和价值得到充分发挥,通过加大设备投入力度等方式,为人们提供更加完善的服务。
  关键词 城乡居民;养老保险;档案信息化
  引言
  在信息时代背景下,养老保险档案逐渐由纸质版转为电子化,使信息处理速度得当显著提升,节约大量存储空间,为后续的调查检索提供极大便利。但是,在实际工作中,档案信息化管理在意识、制度、层次等方面均存在不同程度的问题,需要采取积极有效的措施进行完善。
  1 居民社保档案信息化管理存在的问题
  1.1 档案管理意识淡薄
  在部分档案管理部门中,管理人员对管理工作的重视程度不足,档案信息化管理意识淡薄,使整体管理质量受到较大影响。在部分管理部门中,对档案管理硬件设施的投入较少,各项设备配置不够齐全,在管理机制上也存在诸多漏洞。部分乡镇没有设立专门的档案室,档案丢失现象多发,由于管理人员缺乏安全意识,档案存储室较为潮湿,许多档案已经发霉变质,且没有完善的防火、防盗设施,存在较大的安全隐患。另外,管理人员自身的计算机技术素质较低,且对先进技术的应用存在抵触情绪,为社保档案管理自动化建设带来较大阻碍。
  1.2 法律法规不够完善
  现阶段,在社保档案信息化建设中,软件尚未得到统一,尤其是在计算机软件与机器配件中,存在不一致与质量差异问题,在开发语言方面也各不相同,究其原因,主要是由于該方面缺乏法规制度的规范,导致社保信息化管理的标准性受到影响,还使得社保档案信息化建设道路受阻。另外,在档案利用方面,部分城乡社保档案已经在管理局中投入使用,参保人员可通过网络渠道进行查阅和提取,且业务档案信息化只支持查阅,不支持原文检索,各街道、社区等没有构建相应的档案管理系统,使技术的覆盖面较窄,档案价值难以得到充分发挥。
  1.3 管理者自身素质较低
  现阶段,虽然各个社区街道已经逐渐建立专职、兼职档案管理人员,但在专业性方面仍然较低,由于日常开展的专业培训较少,缺乏交流经验的机会,导致业务人员对档案工作知之甚少,有些甚至连基本常识都掌握不清,另外,管理人员的工作责任心不强,认为只对各个街道的档案进行收集和整理即可,加上自身计算机素质较低,不利于档案信息化建设,也很难使档案管理质量得到显著提升[1]。
  2 居民社保档案信息化管理的对策
  2.1 加大档案信息化建设投入,强化管理意识
  要想提高社保档案信息化建设水平,则需要加大对人、财、物三个方面的投入力度,例如,积极引入计算机设备,为社保档案信息存储提供设备支持,聘请专业的档案管理人员等,这些资源的引进不但可促进档案信息化建设进程,还可使档案信息的存储、查阅与使用变得更加方便;还应增强管理者的档案管理意识,使其深刻而清楚地认识到自身岗位职能与责任,完善信息化服务方式,利用加密技术存储重要的电子档案,利用公共网络服务系统等创新型服务手段,有效防止资源浪费问题,为社保档案信息化建设提供优质高效的服务;还应为档案信息管理提供强有力的技术支持,构建养老保险档案信息库,将参保单位与个人的相关信息输入计算机中,使档案管理工作更加高效便利,还可为领导决策提供充足的数据支持;建立电子档案检索系统,将可公开的信息编制成电子档案,由管理部门专职负责档案的制作与管理,其他部门与人员只具有查阅的权力,却无法更改;还可设立养老保险网站,将自己的保险号码输入其中,便可查询自己缴费情况,为用户查询提供便利。
  2.2 健全档案管理信息化机制
  建立档案管理信息化机制时应确保网络的安全性,通过创新型手段使各项管理制度得以完善和细化,针对每个环节制定安全措施,具体可从以下几个方面着手:
  创新社保档案管理制度,完善管理服务机制,使各项工作标准得到统一和细化,各项安全措施得以完善;
  建立统一的档案管理标准,建立养老保险信息库,使各项资料信息能够在全网范围内实现共享,并保障信息传输与交流的顺畅;
  完善档案管理规章制度,居民社保机构应建立与“八防”要求相符合的档案管理系统,使档案查询、立卷归档、保密、存放等各个环节从制度层面得以落实,使档案资料能够完整、真实。在电子档案管理中,还应对电子文本进行脱机备份,在本地与异地各保存一份,并与纸质档案间建立联系,以免在系统瘫痪或者病毒入侵时档案信息安全受到威胁;
  提高档案服务系统利用率,当前部分城乡已经实现养老档案信息化管理,参保人员可通过网络渠道对相关信息进行查阅,并且系统还具备身份证、地质、姓名等信息更改的功能,可随时对档案中的错误信息进行修正[2]。
  2.3 提高档案管理队伍素质
  档案管理人员素质对信息化管理质量具有直接影响,对档案管理者的专业水平提出严格要求,不但要求管理者具备扎实的理论基础,还应具备高超的网络信息技术,并将专业技能应用到实际管理工作会中。另外,管理部门还应定期组织开展培训活动,为员工提供更多深造和锻炼的机会,使其在实践中提高自身的知识水平与技能;还可通过开展学术交流、座谈会等方式,为档案管理者的经验交流提供平台,使管理人员能够相互之间取长补短,通过彼此之间的交流与学习,提高自身的业务水平,进而打造出一支现代化的信息档案管理团队[3]。
  3 结束语
  综上所述,在网络时代背景下,养老保险档案管理应与先进的信息技术紧密结合起来,根据自身实际情况,加大设备、技术的投入力度,完善各项法规制度,通过开展培训教育活动提高档案管理者的综合素质,使档案能够得到充分利用,更好地服务社会与大众。
  参考文献
  [1] 王建勋.关于城乡居民养老保险档案存档管理要点的探讨[J].决策与信息,2015,(35):300-300.
  [2] 刘艳杰.城乡居民养老保险档案管理中存在的问题及建议[J].科学与财富,2015,(8):22-22.
  [3] 王亚宁.企业养老保险档案的信息化管理探析[J].兰台世界,2018, 554(12):86-88.
  作者简介
  郝复军(1976-),男,山西省吕梁市汾阳市人;毕业院校:山西省委党校,专业:经济管理,学历:大专,助理馆员,现就职单位:汾阳市农村社会保险管理服务中心,研究方向:档案馆理。
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