信息化推进了社区档案工作的全面发展
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作者: 李味奇 何力迈
德加社区位于杭州市城西，由德加公寓、中兴公寓、科技新村、美都新村四个小区组成，共有７８幢楼，住户２７６６户，人口６９００余人。针对社区居民电脑的拥有率和上网率较高的情况，德加社区进一步创新服务手段，创办了社区网站，建立了综合性公共信息交换平台。社区建档后，利用社区网站建立了社区档案信息服务平台，使社区居民不出家门就能查阅社区档案信息，反映各种问题和困难，提出各种意见和建议，提高了社区为居民排忧解难的能力。
适应发展 建好综合档案室
２００１年３月，德加社区成立。作为社区居民实行"自我管理、自我教育、自我监督、自我服务"的自治组织，社区承担了政府在政治体制改革中转移出来的服务职能和国有企业深化改革中剥离出来的社会职能。独立于企业、事业单位之外的社会保障体系和社会化服务网络成为社区服务重要载体。由此，产生了涵盖社区党政工作、卫生工作、计划生育、社区服务、文化教育、综合治理和物业管理等方面内容的丰富的档案材料，这些档案生动地反映了新型社区高标准发展的真实面貌。随着社区工作的发展，德加社区的干部们充分认识到，新形势下的社区档案工作是社区建设的重要组成部分，社区建设离不开档案工作，要根据社区在现代化城市建设中的定位，发挥社区档案对社区工作的指导作用，促进社区的建设和发展。
去年，省档案局与省民政厅把德加社区列为省社区档案工作试点单位之一。试点之初，在档案部门的业务指导下，结合社区工作的特点，德加社区抓了三方面工作：一抓制度。在制定档案管理各项制度时，德加社区一切从实际出发，注重制度的操作性、实用性和综合性，建立了档案人员岗位责任制、文件立卷归档制度、档案保管制度和档案利用制度等，对档案的收集、整理和管理等内容的规定，贯穿了灵活性、实用性原则，以保证各项制度的贯彻落实。二抓收集。根据归档范围，开展档案材料的收集，力求保证社区档案的齐全、完整。我们除日常的收集外，对社区的每次活动，都派专人跟踪记录和拍照。新闻媒体前来采访的重要活动，都索取和留存音像资料。报刊杂志刊登的有关社区文章，也注意剪辑保存归档。另外，针对德加社区非常重视社区文体的特点，还收集了大量反映网络文化、道德文化、民俗文化、节日文化和科普文化活动的文字材料、音像资料以及书画作品等等，极大地丰富了社区档案内容，体现了德加社区的特色。目前，已收集整理文书档案８３５卷、居民档案４１卷、特种载体档案２１６卷。三抓硬件。社区建立综合档案室后，根据档案保管的要求，拨出了一间专用库房，落实了专人管理。同时，还添置了电脑、复印机、扫描仪、打印机和空调等设备，以保证档案的安全管理，也为档案信息化管理创造了条件。
任托网络 创立“网上档案室”
德加社区作为城市建设中崛起的新型社区，居民电脑拥有率在８０％以上。针对这种情况，德加社区建立了社区网站，社区活动中心建立了拥有２０台电脑的多媒体电子阅览室。同时德加社区将网站建设和档案建设有机结合起来，把建档工作与档案信息化结合起来，在社区网站创立了"网上档案室"。
目前，社区综合档案室１０００余件档案已全部扫描上网，凡可公开的部分，社区居民可随时上网浏览和查阅。为了保证档案信息的机密性，网络还设立了"安全认证功能"，根据特殊部门的工作需要，可授权使用。
随着社区网站内容的不断丰富，"网上档案室"除了综合档案室保存的档案内容外，还设立了一些栏目，把网站有关内容充实进去。如《德加风采》主要有德加社区辖区构成、地域环境、住户人口、社区工作者情况、社区动态、社区荣誉榜、物管公司概况、社区工作基本经验总结等情况介绍；《社区教育》既有有关社区教育的法律法规，又有社区举办的科普讲座、环保知识讲座、公民道德教育活动的真实记录；《居务公开》不仅有社区居民自治的各项制度、规章、公约、自律守则，还有社区委员会、小区业委会各种会议的通报、纪要、决议、居代会和业代会的工作报告，业委会与房产开发商协商对话备忘录等资料；《社区论坛》收集了居民的近两万个帖子，既有现实教育作用，又有留存的历史价值；《社区新闻》即时记录了社区发生的要闻。这些内容随着时间的推移，按照社区归档范围逐步转移到"网上档案室"，重要的下载归入综合档案室，作为档案保存起来。
社区居民不仅是社区历史的创造者，也是社区档案利用者，居民与物管处有了争议，就到社区"网上档案室"查阅有关材料，寻找法律依据；对于不文明的行为，居民可以对照"网上档案室"的《德加社区居民文明公约》、《德加业主自律守则》等内容进行自我教育。
"网上档案室"是社区２４小时全天候向居民开放的"档案室"，开通三个月来，点击"社区档案"窗口已多达２０００余人次。
服务社区 充分发挥社区档案的作用
建立社区档案的目的是为社区建设、管理和居民服务。德加社区建档时间虽然不长，但开发利用社区档案信息的效益十分明显。
社区档案在开展社区宣传教育、推行业主民主管理、向居民提供信息服务以及社区工作查考和最近的防治"非典"工作中都发挥了重要作用，档案工作在社区建设中的基础性效益日益显现。如发挥社区档案法律凭证作用，较好地解决了业主与开发商的纠纷。德加社区地处杭州城西，地质情况特殊，地面沉降严重。房产开发商在建房时，对地面沉降可能给房屋造成的影响采取了必要措施，但对小区其他部位没有做防地面沉降处理。房产交付后，出现社区内路面沉降，自行车棚地面沉降，水苑鱼池也因沉降水底地面开裂、漏水严重等问题，不仅影响了部分设施的使用，而且大量漏水的水费由业主承担，也侵害了业主的利益。当业委会根据业主要求向房产开发商提出解决时，开发商却以"超过保修期"为由，提出其修复费用从小区公共维修基金中支出。面对这三四十万的巨额费用由谁承担的问题，业委会从社区档案中查出了一年前的《业委会工作例会纪要》，《纪要》中记载了当日会议研究业主提出的地面沉降问题的情况，并作出了向房产开发商交涉的决定，还查出了为解决地面沉降问题，业委会给房产开发商的《公函》，说明所谓"超过保修期"是不符合事实的。在事实面前，开发商表示同意承担全部维修费用。
德加社区还积极整合社区档案信息资源，编写档案参考材料，促进社区"三个文明"建设。《社区论坛》近两万个居民的帖子，是社区居民生活的真实写照，是德加人自己书写的社区人生活史，内容鲜活生动。德加社区对这些档案信息资源进行综合加工，以一组帖子为一个故事，编写了《德加社区论坛文摘》。联合国社区课题组成员、新加坡国立大学教授何先生对之作了高度评价，认为是真实记录当代中国社区民主政治建设的首创之举，他以"争创电子民主第一"的题词，鼓励德加社区做好出版《德加社区论坛文摘》这项工作。德加社区创办了全国第一个"模拟道德法庭"，在成功化解居民纠纷的同时，对社区居民进行了一次生动的公德教育，中央电视台为此制作了《社区里的道德法庭》３０分钟专题片，在全国播放。社区及时将全国各地媒体对德加社区创办"道德法庭"的有关报道材料进行收集，并与《模拟道德法庭》的《道德评判调解书》等原始材料一起整理，保存在社区综合档案室。同时，将有关内容制成光盘，成为社区党员和居民"三个代表"重要思想教育和公民教育的生动素材。□
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