文书档案信息化管理分析

作者:未知

  【摘要】本文立足于文书档案的特殊性和普遍性,从信息化发展角度出发,分析了文书档案信息化管理的现状、存在的误区,文书档案信息化管理的意义,并在最后提出发展文书档案信息化的建议和对策。
  【关键词】文书;档案;信息化
  档案,尤其是文书档案,需要进行长期保存,以供查阅、利用、编研等。随着信息化的逐渐普及,传统的手工档案管理方式已不适应现代社会档案管理的需要,因此,发展档案信息化十分有必要。信息化建设的提出始于上世纪80年代中后期,经过多年的发展,我国档案信息化建设的效果初步显现。文书档案是档案中数量最多的一种,在档案管理中具有较为重要的地位,如何进一步发展文书档案信息化建设对促进档案管理具有重要意义。
  一、文书档案信息化管理现状
  传统的档案管理因地域限制、空间限制给查阅带来许多不便,尤其是文书档案,使用的频率较高、查阅人员较多,因此可能会产生一些矛盾,导致档案管理的时效性不强。而提出档案信息化建设就是为了能够改善档案管理效率。档案信息化建设是指在档案管理过程中运用信息技术、确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案的信息化服务。信息化管理是一项系统工程,它不能简单地等同于档案数字化、网络化,而是利用网络建立更为宽泛的运用平台使档案以不同形式发挥作用,同时,因为网络更新迅速,文书档案的信息化管理还要不断更新观念、优化工作流程和工作方法,实现文书档案信息化的规范建设、科学推进。
  在当今社会快速发展的情况下,信息成为社会与经济发展的资源和财富,信息化是最便捷的管理形式,我国文书档案管理信息化程度低,信息化管理起步晚,基本上还处于半手工管理的阶段,档案查阅者还需要亲自到档案管理部门进行查阅,缺乏时效性,降低了档案利用效率,直接导致了档案资料中蕴藏的丰富信息资源无法得到充分挖掘和利用,文书档案的创新服务工作也不能完全满足经济社会日益增长的需要。
  二、促进文书档案信息化管理的意义
  首先,信息化是文书档案高效利用的基本前提和科学保障。一般来说,文书档案存档入库就成为一种相对静止的状态。只有将其有效利用起来,才能使静止的档案动起来,发挥应有的作用。可以通过一定的信息技术手段,将文书档案中相关信息输入到相应的数据库当中,用户可通过互联网进行查阅,进而开发出这些信息当中所存在的巨大价值,形成价值的增值。其次,文书档案信息化管理也是为了适应社会发展的需要。随着计算机应用的广泛深入,各行各业都在不同程度地进行网络化和信息化建设,文书档案作为各行各业建设的资料提供方自然也需要进行信息接轨,以利于各方工作的顺利开展。最后,文书档案信息化是科学管理的必然需要。促进文书档案的信息化建设能促进整体档案管理规范化、高效化,利于档案管理。
  三、加快文书档案信息化管理的对策
  (一)转变观念,增强档案管理信息化意识。档案工作具有系统性、连续性,因此,多数单位的档案管理人员具有多年的工作经验,但也正是如此,一些基层档案工作者存在着因循守旧观念,认为纸质档案管理才是档案管理最好的模式,没有认识到信息化可以为文书档案管理带来便捷和高效。因此,要加强文书档案管理信息化建设的宣传,提高档案工作者的信息化意识。
  (二)加快软硬件建设,搭建信息化管理的平台。加大文书档案管理的资金投入力度,及时配备档案信息化管理所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备,安装相关档案管理软件,以提供档案查询平台。通常情况下,文书档案管理部门都是全额拨款的单位,加快档案信息化建设就必须有财政方面的支持,因此,相关管理部门应提高意识,加大对文书档案信息化建设的投入,保证文书档案信息化建設的顺利开展,为管理提供更多更有效的利用途径。
  (三)规范档案管理机制,统一档案管理标准。文书档案信息化管理之后,必然带来安全问题,因此,要明确相关责任,确保网络数据的安全运行,要从实际情况出发构建起规范的文书档案信息化管理机制。首先,构建起全文书档案信息化管理业务流程以及技术规范,对电子档案工作环节以及步骤进行进一步细化。其次,必须要制定出相对应的安全保障措施,为档案运行提供良好的网络环境,确保电子档案的完整性以及安全性。最后,要对档案管理标准进行统一。规范化是档案信息化管理的重要保证和运行基础,因此应建立统一的文书档案信息化管理标准,以促进文书档案数据库资源的规范管理,保障资源共享的实现。
  (四)加强培训,提高档案管理队伍建设。当前,许多大学开设了档案学专业,为档案管理提供了专业人才,档案信息化管理更要善于开发利用这样的专门人才,充实档案管理的队伍。同时,对于现有档案管理人才队伍要加强学习培训,归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都通过计算机和网络实现。这就要求档案管理人员在现有档案知识储备的基础上对电子文件的特征和电子档案的特征进行学习培训,而且要掌握计算机系统网络安全防护知识,以确保档案信息的完整性、安全性。
  【参考文献】
  [1]韩雅倩.现代企业档案管理工作刍议[J].现代商业,2009 (18).
  [2]王军燕.关于提升档案信息化管理水平的思考[J].中国管理信息化,2013(3).
  [3]陈柏峰.浅述档案信息化建设[J].黑河学刊,2012(12).
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