高职院校合同管理现状及对策分析

作者:未知

  【摘要】  合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同管理是高职院校落实内控管理、防范经济风险和维护学校权益的重要抓手与工具。随着财政加大对高职院校的投入,教学、科研及管理活动涉及到大量的经济活动及各类合同,与其他经济主体的经济联系愈发紧密,因此愈发突显了合同管理的重要性。很有必要从合同管理流程、思想认识水平、合同管理手段、方法等多方面剖析高职院校的合同管理现状,以建立健全合同管理制度,寻求合同管理对策,打造动态的、全流程覆盖的高职院校合同管理体系,以加强高职院校的权益保护,推动高职院校的教学、科研及教育事业的健康发展。
  【关键词】   高职院校;合同管理;合同风险
  【中图分类号】  F275  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812(2019)10-0110-02
  财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》《行政事业单位内部控制报告管理制度(试行)》一系列文件的颁布、实施,既是行政事业单位推进内部控制工作的法规依据,又对行政事业单位内部控制工作提出新的、更高的要求。
  一、高职院校合同管理现状及存在的问题
  (一)缺少合同管理制度或合同管理制度,操作性不强
  高职院校没有意识到合同管理的重要性,甚至没有制定专门的合同管理制度,合同管理的水平过于依赖经办人员的经验与责任心,审批流程、标准存在随意性,合同管理缺乏制度保障,合同管理存在较大的风险隐患。
  虽然很多高职院校制定了相应的合同管理制度,但制度中原则性内容较多,缺乏具体的操作流程与细则。制度中虽有职责分工、合同的签订与执行相关规定,但比较笼统、粗略,对合同管理工作指导性不强,缺乏可操作性。制度中容易遗漏合同的关键环节与风险点,往往会忽视合同专用印章的使用与管理,造成合同变更、违约、解除控制及档案管理等重要环节出现风险点。一方面,合同管理缺乏关键控制点,难以覆盖合同管理的整个过程,使得合同管理制度起不到防范与管理合同风险的作用;另一方面,合同管理工作没有统一的操作流程,合同管理制度涵盖内容不完整或相关规定过于笼统化、原则化,导致合同管理制度的操作性不强,严重影响工作效率。
  (二)合同审批与预算管理、资产管理等相脱节
  高职院校无论是财政性资金来源还是非税资金来源的支出预算,都有预算限额与具体用途,即存在预算约束。由于经费使用部门与合同审批部门对预算的严肃性缺乏认知,存在不按用途使用预算的情况;导致合同签署后,财务部门只能被动根据合同付款,导致预算执行不力或未按预算既定用途使用相关预算。财政部门对资产采购有着严格的审批流程,一般需要在当年下半年做好次年资产采购配置的预算。对于非年度资产预算目录中的采购事项,需另行向财政部门申请追加资产配置,取得财政部门批准之后方可实施资产采购。但经费使用部门工作计划性不强,其资产采购工作往往具有突发性与任意性,工作中经常出现非资产预算目录中的资产采购事项,甚至供应商已将资产配送至学校、经费使用部门已开始使用资产,但因为没有资产配置预算导致资产采购的款项迟迟无法支付。
  (三)合同审批分工不明、职责不清
  因合同审批分工不明、职责不清,很容易出现有利益时争相审批、参与合同管理,有责任时互相推卸、不愿意审批等严重妨碍合同审批效率的情况。既浪费了时间,降低了效率,又不能发现与防范风险。比如一些已签署生效的合同定金、付款方式、付款时点、发票开具等重要条款未经过财务部门的审核,很容易导致经济风险。
  (四)合同审批流程混乱,流于形式
  有些高职院校虽然有着较为完善的合同管理制度与审批流程,但合同的审批往往流于形式。合同中会出现不该出现的低级错误,如:少数合同甚至出现甲乙双方颠倒的情况、合同中没有起讫日期、双方的责任权利约定不明、甲乙双方都没有经办人员签字等种种错误,说明合同审批只是流于形式,没有审查对方主体的资格、资质及合同条款。合同审批人员必须具备“法律意识”和“风险意识”,在审核合同时一定要充分考虑到合同履行过程中发生的各种情况,务必在合同中约定好双方的责任权利。
  (五)重视合同书面审批,忽视合同履行跟踪、监督
  有些高职院校合同管理制度较为完善,同时对合同审批也较为重视,但也仅仅限于对合同书面审批的重视,却忽略了更为重要的合同履行的跟踪与监督。合同双方权利的实现有赖于双方对合同责任的履行,如果不按照合同约定条款履行合同,合同的价值必然大打折扣。比如,一旦高职院校接受了应验收而未验收货物或工程,作为放弃权利一方的高职院校要承担因此带来的不利后果或损失。反之如果重视对合同履行的跟踪与监督,在验收货物或工程时可能就会发现问题,此时更能明确是供货商的责任。
  (六)依賴人工管理,信息化水平不够
  目前高职院校的合同管理主要以人工管理为主,缺乏合同管理系统化管理,信息传递效果差,管理效率低,难以从整体上了解、把握高职院校合同执行的状态与风险。由于合同管理的信息化水平不足,合同审批过程中会存在碍于人情违规放行的情况,很容易导致合同管理制度难以真正贯彻执行。由于合同信息传递不畅,导致有应收未收款项,造成国有资产流失风险;同时也可能产生应付未付的款项,学校很可能因违约而承担违约责任及合同延迟履行的风险。
  (七)不重视合同档案的收集、归档
  合同档案是合同立项、洽谈、招标、签订、履行及合同变更、转让、终止等活动全过程的各类文件、资料与客观记录。法院有判决案例表明,有单位在合同遗失后,对方当事人修改了合同内容后,遗失合同的单位最终承担了不利的法律后果与经济责任。合同档案是证明与查验高职院校相关职能部门合同管理过程中尽责、合规的重要依据,一旦相关合同档案遗失,就不能证明相关职能部门在合同审批过程中是否尽责、合规,合同内容或资料的缺失会造成内外部审计风险。同时合同档案也是合同发生纠纷时维护本方权利的重要依据。由于高校不重视合同档案的收集、归档,导致高校承受各种经济损失、法律纠纷、名誉受损的风险,从而影响了高校教育事业的健康和可持续发展。   二、强化高职院校合同管理的建议与对策
  (一)细化合同管理制度,强化制度的可操作性
  合同管理制度,不仅有顶层设计与总体原则,更应有直接指导合同管理的实施细则,明确各职能部门在合同审批中的职责与侧重点,要详实而具体。比如校长办公室(或党政办)总体负责合同管理、合同章的保管和使用、常用合同范本的拟定、查证拟签约方的合同身份及法律资格、制定学校合同管理制度等;各部处院系负责初审业务经办人员与合同对方拟定的合同条款、监督本部门合同的签订及履行情况、审核本部门合同台账等;财务部门负责审查付款时间、付款进度、发票开具等相关具体条款、审核合同是否有充足的预算、合同内容是否与预算相符、调查拟签约对象的资信状况、按照合同约定条款办理财务手续、按照合同约定条款收付款项、按照合同约定条款履行赔偿责任等。这样才能真正做到职责清楚、管理有序、分工不分家,发挥各职能部门在合同管理中的协同作用,提高合同管理水平。
  (二)加强合同审批与预算管理、资产管理的结合
  要把合同管理与预算管理、资产管理等联系起来,把合同管理作为支持预算管理、资产管理的一个抓手。财务部门要严控预算,杜绝无预算签署、履行合同,防止产生经济风险,根据预算安排合同的资金支付节点与进度。凡是有资产采购的合同,资产管理部门应从合同立项开始介入,不仅要审核合同是否有资产预算,更要评估资产配置是否合理、有无浪费,要评估资产使用的效益。
  (三)加强合同履行跟踪、监督与責任追究机制
  签署合同的目的是为了履行合同,承担合同义务获取合同权利,不能一签了之,因此必须要加强合同履行跟踪、监督,建立在合同管理中不当行为的责任追究机制,督促相关人员尽心尽责。考核相关人员在合同的立项、签订、履行、档案归集等诸多环节的履职情况,区分主客观因素,公正评价相关人员的管理绩效,以达到鞭策落后、鼓励先进的目的,形成良性的责任导向,防止合同约定的条款难以落实,损害学校的经济利益与声誉,并纳入相关人员年度考核,作为其薪酬和职级调整的重要因素之一。
  (四)推进合同管理信息化
  信息化的重要前提就是要梳理现有的管理流程,必须有清晰、明确的管理流程才能实施信息化。以推进合同管理信息化为契机,梳理高职院校的合同管理流程、职责,明确各职能部门在合同管理中的职责,杜绝合同管理的相关制度与实际操作两张皮的情况,杜绝签署不合程序的合同与人情合同。统筹促进学校信息化工作,融合合同信息化系统、预算管理系统、资产管理系统、财务管理系统等多个系统,避免产生信息孤岛、重复建设浪费资源,杜绝各职能部门各自为政。同时利用合同管理信息化收集合同整个生命周期的相关资料与归集,做好合同档案的收集、归档工作。通过预算管理系统与资产管理系统的支持更好地提升合同管理质量,推动合同管理工作健康发展。Z
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  【基金项目】南京城市职业学院校内课题“高职院校合同管理现状及风险控制研究”(项目编号:KY201730)。
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