现代企业办公室管理工作的优化与完善

作者:未知

  [摘要]随着时代的发展与变化,办公室管理工作作为现代企业的核心,在企业发展和兴起的道路上越发的重要。经济发展和政策的变化让企业办公室的管理面临了巨大的挑战和机遇,原始陈留的思想和工作经验早已不再适用。本文通过对现在社会形势下的企业办公室管理所出现的问题进项了讨论,并对办公室管理工作的优化与完善提出的建议和探讨。
  [关键词]办公室 管理 工作效率
  办公室的有效运作是现代企业稳定运营的基础。通过老方法和老观念来运营现代企业办公室管理工作往往会导致办公室无法正常运作,这将会给企业带来严重性的打击,企业管理人员应当充分意识到办公室在整个企业做起到的作用价值,并且结合现阶段的社会形势来制定新的工作方法和内容。
  一、现代企业办公室管理工作的作用价值
  就企业来说,办公室的地位如同电脑的处理器一样,掌控着各个部门协同合作、稳定运行的核心管理机构,是下达命令的总调度中心,办公室与企业领导、各个部门以及旗下员工之间密不可分。除了下达命令和综合调度的职能之外,企业办公室还是决策、指挥以及执行系统的协调部门。但是作为现代企业的核心机构来说,办公室的管理和运营一旦陷入瘫痪,将会直接映射到整个企业的正常运作,甚至可能导致企业陷入到危机的状态。在我国日新月异的综合实力下,办公室管理方式的突破与创新将为整个企业的管理注入全新的活力,并且带来全新的机遇和挑战。在这个竞争日益激烈的社会中,管理方式和思维的突破与创新将意味着一个企业能否稳定长远的发展。
  二、现代企业办公室管理过程中的现象
  1.办公室管理没有制定合理有效的制度,難以落实
  良好的制度和规范是企业正常运行的基础。现代企业办公室的管理体制不够健全,传统的办公室管理方式和思维已经不能满足现代企业发展的需要:各部门不服从协调和安排,导致员工在执行决策时遭遇阻力较大,不但降低了工作的效率和质量,也造成了人力物力的浪费,一旦突发情况,整个企业都会乱成一团。我们需要将管理与日常活动顺利进行,改善企业内环境,让企业的办公规模化,并且有章可循,解决和建立完善的现代化的企业办公是公司运营里最重要的。
  2.办公室管理没有做好协调工作,效率低下
  首先,下达决策和收集反馈信息是现在企业办公的主要工作,同时因为各个部门有着密不可分的联系,所以协调工作也尤为重要,这就要求办公室具备良好沟通以及能应对突发情况的能力。其次员工的心态也会随着工作的推进而变化,情绪低迷以及目标不明确就会导致工作效率的下降,这时就需要企业调动员工积极性,并且尽可能的为员工考虑更多的方法。
  3.办公室管理没有创新突破,思维陈旧
  循规蹈矩的陈旧思维是阻碍企业迸发活力的关键。一些中小型企业里,办公室的工作人员过于听从领导的意见和安排,上下协调、传达任务也仅仅是对原词原句的传达,并对其他事情不闻不问,工作方法不加思考,缺乏主动性和主观性,一味地按照以前的方法进行工作,工作效果和效率很低。办公室的工作是要对未来有一定的预防和预见性,才能保证企业不管发生什么情况都能灵活应对。企业缺乏对新形势下稳定发展的分析,缺乏企业内新问题的研究,缺乏企业新措施的制定。因此现代企业的办公室管理工作要做到实时更新,不断的实现方法和思维的双重突破。
  4.办公室管理企业员工不用心,没有人才的引入
  现在不少企业都面临着另一个严重的问题,企业员工流失率大,同时又没有新人加入,招聘人来人往,留下的寥寥无几,人员的建设步履维艰。企业应该从内部人手,首先是对面试人员能力的掌控,这是企业对外的第一道风景,其次是企业内部培训和管理,一定要考虑到新员工的接受能力以及培训内容的人性化和合理化,最后就是招聘渠道的选择和人员素质的选择一定要用心,不能糊弄了事,新鲜力量的持续补充才是公司长久发展的基础。
  三、现代企业办公室管理工作的优化与完善
  1.制定切实可行的规章制度,主抓实干
  要坚决加强企业的制度建设,规章制度与管理流程要得到建设和完善,强化执行力,制定企业管理规范,使企业以及各部门的工作责任得到落实。建立和健全各部门的岗位规范、考核标准,切实做到各项工作有标准,人人有责任,充分调动每一名工作人员的积极性。要建立和完善切合企业实际的考核评价制度,保证日常工作的科学性,对表现优异的员工进行适当奖励,也要有相应的处罚措施,奖惩制度同时推进才能调动企业员工工作的积极性,才能提高办公室的工作效率,并且推动办公室管理工作更稳定的发展。
  2.完善企业统筹,创新协调方法
  提高办公室人员的统筹协调能力,利用其良好流畅的协调能力,有效的处理各部门之间的关系,做到企业内部氛围和谐,指派任务有效率的送达。办公室管理不止要做好企业内部组织协调工作,而且还要加强各方面的沟通与联系,要确保组织有序,有效协调,统一各部门、人员之间的思想,在密切合作的基础上,形成互利共赢的局面。企业应当积极探寻办公室管理工作方法上的创新,要不断做出适应当前市场环境和新形势下办公室工作的新模式,把方法创新和工作相结合,使办公室管理适应新环境下的要求,更好的为企业的发展做出重要的贡献。
  3.按能力分配工作性质,加强队伍建设人性化
  首先,企业员工自己要有主动学习的能力和欲望,不断地充实自己的能力与眼界,同时按照员工不同的特性来分配其合适的工作,用人不光要以能力,更要以品行。然后企业要重视员工的成长与心理健康,积极组织一些当前社会形势下先进的心理学讲座,并且及时与员工进行沟通与交流。最后要树立员工正确的工作思想,可以的话企业可以准备自己公司的心理医生,开展员工培训交流会,促进企业与企业、企业与员工之间的交流与发展。
  结束语:总结来说,在不断发展的时代下,办公室在现代企业发展过程中的作用将会越来越显著,因此现代企业必须明白,积极探究和摸索有效的管理方式、优化工作方式和思维来促进和完善办公室管理工作的效率,从而带动企业在竞争紧张的环境里走向更好的未来。
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