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事业单位综合办公室行政管理工作探析

作者:未知

  摘要:综合办公室是事业单位的中枢管理部门,综合办公室的行政管理工作是保障事业单位各项工作顺利开展的关键环节,在事业单位工作中起着服务管理、参谋协助、沟通协调、监察督办等多方面作用。事业单位的办公室行政管理工作对于从业人员有着极高的要求标准,明确工作目标,结合事业单位办公室行政工作的特点,不断提升人员服务意识及综合素质是我们需要思考和探讨的。认真分析事业单位综合办公室行政管理工作的特点,总结事业单位综合办公室工作人员应具备的能力素质,研究强化综合办公室管理工作的有效策略,有助于提高综合办公室行政管理工作水平,帮助实现事业单位工作目标。
  关键词:事业单位;综合办公室;行政管理;工作人员
  中图分类号:D630 文献标识码:A
  1综合办公室行政管理工作的特点
  事业单位综合办公室行政管理工作虽然纷繁复杂,涉及面广,难度较大,但经过分析仍能发现它具有一些突出的特点,主要体现为以下几个方面:
  1.1负责信息传达
  事业单位综合办公室是单位内部传达组织信息的重要枢纽,其主要的一项工作内容就是将事业单位上级部门的指示和命令传达给下级部门,来指导下级部门和员工的工作。信息的传递既要保证及时高效,又要做好保密工作。信息的传达要保证快捷迅速地落实到人,要第一时间通知到负责相关工作的人,确保时效性,不能因传达工作不到位导致影响工作进度,同时信息传递过程中还要确保信息质量,要传达真实信息,不能主观臆断增加和删减相关信息。在实际的工作处理中,综合办公室要充分掌握单位的实际情况,这样才能够更好地完成上级部门下达的指示和命令。信息的有效传达是综合办公室的一项基础工作,也是开展事业单位整体工作的第一步。
  1.2统筹协调沟通
  大家都知道综合办公室的事务比较全面广泛,是保证单位正常运转的重要环节。事业单位综合办公室还起着沟通协调的作用,协调单位内部和外部的各种事务,本部门和其他部门之间的有效沟通交流。综合办公室作为一个控制性机构,需要统筹兼顾各方面的工作情况,也要对全局展开控制监控,对特殊突发事件进行协调处理,同时需要对收集到的资源信息进行整合,发挥上传下达的重要作用。综合办公室要尽量按照规章流程来办事,避免在协调交流过程中过于随性与盲目,也要善于审时度势,根据实际情况的变化灵活进行调整。还要促进上下级部门之间的有效沟通,与内部的工作人员做好沟通和交流工作,以保证顺利完成各项工作任务。
  1.3提供参谋协助
  在事业单位的行政管理工作中,综合办公室的一个主要职能就是能够帮助领导收集和掌握更多的资源信息,给领导决策起到出谋划策、参谋智囊的作用。因此综合办公室要具备调查研究能力,能夠进一步深入单位员工中间,真诚倾听员工的真实意见和建议,进一步全面掌握基层的具体情况和实际需求,深入发现单位的一些潜在性问题和困难,针对具体的问题给予具体的分析,并及时向上级领导反映和汇报。还要做好事业单位的咨询管理服务,帮助单位领导根据现有的发展状况,准确判断下步工作方向,明确单位工作目标,确定今后工作思路,制定科学管理方案,为领导决策提供有效的参考和谋划。
  1.4进行监察督办
  在对事业单位各项工作安排落实的过程中,综合办公室还承担着一定的监督查办责任。要保证事业单位工作安排到位、落到实处,办公室就必须健全内部监察督办机制,把各项工作都指定专人负责,把每一项责任都落实到个人,当工作中出现问题差错时,能够及时地找到对应的各级负责人来解决问题和落实工作。还要强化办公室工作人员的责任意识,以高度负责、严谨务实的工作作风认真做好办公室的反馈工作,从而有效地提升综合办公室的办公办事效率和事业单位工作的执行力。
  2综合办公室工作人员应具备的能力素质
  综合办公室行政管理工作能否有序有效开展,在很大程度上取决于办公室工作人员的能力素质。随着事业单位工作的蓬勃发展,对综合办公室工作人员的要求越来越严格,总结起来,综合办公室工作人员应该具备的能力素质有以下几点:
  2.1专业技术能力
  作为事业单位综合办公室的工作人员,需要全面了解本行业的基本现状、发展方向、专业领域、专门技术、业务技能等相关的专业知识,需要熟悉掌握国家对本行业的法律法规、政策措施、指导意见、领导讲话等理论知识,需要具有较强的计算机操作能力和公文写作能力。这些都是办公室上传下达工作信息、为领导决策提供资料、起草重要文件材料等工作必备的专业能力,是办公室工作人员应该掌握的基本功。
  2.2规矩程序意识
  事业单位综合办公室是一个有很强政治性的部门,要求办公室工作人员务必守规矩,遵程序,做到按规矩办事,依照程序开展工作。综合办公室接触较多的重要工作和对外交往,有时还会涉及一些国家机密和保密信息,因此办公室工作人员必须始终坚守政治规矩,始终政治立场坚定,有高度的政治敏锐性和鉴别力,在大是大非面前时刻保持清醒头脑,严守国家保密纪律,不得泄露国家机密和单位秘密,不传播、不泄漏领导的个人意见建议和尚未最终决定的有关事项等。同时,办公室工作人员还要树牢程序意识,严格按照程序办事,遵照中央“八项规定”《党政机关公文处理工作条例》等国家规定和本单位的发文程序、会议程序、审批程序、签报流程等程序规定办文办会办事,对一些重大敏感问题,要及时汇报和请示领导,不能擅自作主进行处理,以避免工作失误,提高行政办事效率。
  2.3思想道德素质
  事业单位综合办公室行政管理工作节奏快,头绪多,时间长,强度大,经常需要加班加点,有时节假日也无法休息。这就需要办公室工作人员具有任劳任怨、无怨无悔的奉献精神,具有淡泊名利、无私忘我的思想观念,能做到服从大局,吃苦耐劳。还要具备良好的职业道德,恪尽职守,爱岗敬业,事业心强,集体荣誉感强,能自觉维护单位利益。能克己奉公,不谋私利,办事公道,作风正派,具备拒腐防变和抵制不正之风的能力。   2.4团队协作意识
  事业单位的综合办公室工作不是单个人能完成的,而是需要工作人员具有很强的团队协作精神,互相团结合作才能保质保量地完成工作任务。办公室工作人员要树立大局意识,在工作中要互相学习,相互请教,取长补短,共同进步,团结一致,密切协作,互相配合干好工作,在工作之余积极参加单位组织的集体活动,共同营造办公室内部和整个单位积极向上的工作氛围,将整个单位打造成团结奋进、积极进取的队伍,提高团队整体凝聚力,有力促进事业单位的发展。
  3强化综合办公室行政管理工作的有效策略
  3.1实现办公室岗位分工精细化
  由于综合办公室日常行政管理工作错综复杂,领导临时交办的事务相对较多,在实际工作操作中,部分岗位往往是随机设置,有的岗位分工模糊,工作分配混乱,有的职权重叠交错,有的岗位衔接空白,容易导致某项事务相互推诿无人处理,而其他同一事务多人反复处理的情况,造成了人员和资源浪费,不利于工作效率的提高。因此,要对办公室的各项任务和各个岗位进行详细梳理,根据行政管理工作实际需要,合理设置岗位,细化岗位分工,明确岗位职责,确保各岗位职责不重叠,确保不同岗位工作有衔接,确保领导临时交办的事务有专人负责,提高行政管理工作的针对性、实效性和精细化水平,保证行政管理工作井然有序地进行。
  3.2提高办公室工作人员执行力
  综合办公室是领导决策指示的执行者,是单位各项工作的承办者,办公室工作人员贯彻执行领导指令和事務要求的效率和效果直接影响到事业单位工作的落实。要切实提升执行力,办公室工作人员需要自觉加强学习,积极参加岗位业务培训,提高自身综合能力和专业素质,增强领会领导意图、公文写作、沟通协调等方面的能力。还要勇于担当作为,坚持求真务实的工作作风,培养良好的服务意识,对工作进行统筹安排,切实抓好工作协调落实。
  3.3增强办公室工作方式创新性
  综合办公室行政管理方式与事业单位行政管理工作的好坏密切相关,事业单位行政管理工作随着社会和时代的发展不断变化调整,所以就需要不断创新综合办公室行政管理方式。当下全国机构改革正在深入推进,更是增强了事业单位综合办公室的紧迫感和压力感,综合办公室要紧紧跟上国家改革的步伐,解放思想,更新认识,不断探索行政管理工作方式创新,实行管理方式创新由小范围试点到全单位推广,助力综合办公室行政管理工作提质增效和高质量发展。
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