在线客服

咨询热线

如何做好企业办公室的行政事务管理

作者:未知

  摘 要 本文分析了办公室行政事务管理工作的内涵和特性,以及现阶段办公室行政事务管理工作面临的困境,在此基础上研究了办公室行政事务管理工作效果提升的对策。
  關键词 办公室 行政事务管理工作
  在企业内部,办公室是一个综合、系统、全面的办事机构,是进行企业文化宣传、协调各个部门工作和对生产经营决策提供数据支持的关键部门。可以说,办公室在企业发展和变革中的重要性和地位是不言而喻的。在现代企业制度推行、社会发展速度加快的时代背景下,办公室已经逐渐地发展成为了一个综合性服务管理机构,并有向企业核心层靠拢的趋势。但是,从实际工作开展情况来看,办公室行政事务不可避免地受到环境因素的影响,并遭遇到或多或少的管理困境。为此,相关人员需要思考如何去解决行政事务管理之中的现存困境。
  一、办公室行政事务管理工作概述
  首先,我们要对办公室行政事务管理的概念进行界定。在日常行政性事务处理之中,办公室是一个不容忽视的场所和地点,为企业运营和发展之中各个部门的枢纽和纽带,能够在企业各项经营决策的制定之中起到基础性的数据支撑作用。在现代企业制度逐步深入人心的阶段,办公室已经发展成为企业内部重要的职能部门,对企业战略目标实现、经济利益获取和市场地位提升均有重要影响。
  总的来说,办公室行政事务管理具有如下特征:
  (一)服务性
  办公室行政事务管理是为企业愿景和长远发展服务的,因此其日常服务对象大多为企业高级管理层,可以说办公室管理天然地带有服务性属性,日常需要处理大量繁杂的事务性工作,其工作牵涉到的部门也极其广泛,需要随时随地和各个部门保持紧密的联系。如何针对杂乱、无序、繁杂的事项进行有序稳定的管理是每一个办公室工作人员都要时刻思考的问题;与此同时,大量、繁复的行政事务性工作也使得工作开展面临很大的困难。
  (二)助手性
  办公室需要对上级领导部署的任务予以科学合理的实施,进而有效、稳定地维护企业经营秩序。首先,办公室工作起到辅助领导的重要作用,一方面能够为企业领导分担工作、提供翔实的文件资料;另一方面则可以大幅度降低领导工作压力。在长期的实践和沉淀之后,办公室行政事务管理部门应当成为企业信息的汇聚地。其次,办公室工作能够起到参谋的重要作用,办公室行政事务管理工作能够在第一时间内了解到公司基层员工的想法,在上传下达和意见沟通上能够起到至关重要的作用。再次,办公室行政事务性工作可以起到文化宣传的作用,可以说办公室是一个企业文化的汇聚和凝聚,是企业进行文化宣传的重要窗口,也是企业对外沟通的关键所在。从某种情况来讲,办公室行政事务性工作决定了企业未来的发展方向,需要在执行企业决策的过程中引起全体员工的认同和理解。
  二、办公室行政事务管理工作弊端阐述
  (一)主动与被动协调的矛盾
  鉴于办公室行政事务性工作本身是一种服务属性的工作,其在日常工作开展中需要动态、即时地发现自身问题并采取针对性措施予以解决,坚决不能放任问题恶化和累积。同时,办公室行政事务性工作在开展过程中还要兼顾领导当下的心理状态和管理意图,以便镇定自若、游刃有余地应对领导的要求,并对自身变革和改革的方向有更加清晰的认知,进而循序渐进地提升自身工作效率。但是,从目前的实际情况来看,具备战略目光的办公室可谓凤毛麟角,大部分行政事务管理工作都停留在眼前利益的获取上,也没有和其他部门的工作形成妥善的协调机制。
  (二)大局和小局权衡的矛盾
  办公室的行政事务管理工作是为企业内部进行资源协调和决策支持的部门,协调成为其日常工作中必须要思考和考虑的一个重要方面。从这一层面来看,办公室行政事务管理工作和其他工作存在本质上的区别。新时期,办公室行政事务管理工作要有效发展,首先要解决的是大局和小局之间的权衡问题。但是,办公室在实际工作中往往被繁杂的事务性工作迷花了眼,缺乏对主要发展矛盾的解决和处理,最终陷入本末倒置的工作状态。
  (三)“过”和“不过”之间平衡的矛盾
  在实际工作中,办公室行政事务管理工作还需要积极履行职责的分配和策划问题,进而为企业的决策和领导提供的数据支撑和技术支撑。在实际工作开展中,办公室行政事务管理部门很少对各项工作进行清晰的职责划分,对自身的工作界限也没有清晰的认知,工作越位和工作缺位的现象同时存在。
  三、办公室行政事务管理工作对策分析
  (一)提升工作人员服务意识
  办公室行政事务管理人员要对自己的本职工作有一个清晰的认知,在工作中坚持服务和端正的态度,提升自身服务各个部门的能力,以良好的心态应对日常繁杂的工作内容,养成兢兢业业、逐步攻坚的工作习惯,并在这个过程中进行经验总结和积累,找到适合办公室行政事务工作开展的最佳模式。
  (二)开展行政事务管理监督
  监督工作是为领导决策提供信息支持的前提和基础。在新的历史条件下,办公室行政事务管理工作要从提升工作执行力度、树立各级党委权威的方式来提升工作威信力和可靠性,将工作精力和重点向服务督查倾斜。行政督查管理之中,要注重各个部门之间的协调和沟通,保证各个部门都能够心甘情愿地接受办公室行政事务管理工作模式。办公室行政事务工作在新时期要实现对员工、基层和领导的三重服务,这意味着其需要时刻对常规的工作思路和工作思维进行挑战,积极地拓展管理和服务的范围,将解决基层发展困境和为企业发展服务作为一切工作开展的出发点。
  (三)构建良好的培训机制
  第一,积极组织各种各样的学习活动,让办公室行政管理人员可以接触到最新的行政管理知识,进而提升他们的工作能力和服务企业的能力。
  第二,要构筑办公室行政事务管理人员共享学习平台,通过现代信息网络对办公室行政事业管理人员的思想状况予以动态把握,了解他们的职业发展动向和职业需求,把握其心理动态,积极地进行人力资源配置的优化,将行政事业工作人员的工作潜力激发出来。   第三,提升工作人员智力能力。办公室行政事务管理人员为企业内部各個部门职工服务,需要根据企业当前的经营计划、战略任务、资源分配重点随时调整自己的工作模式,这就对其智力能力提出了较高的要求。与此同时,企业行政事务性管理人员还要在工作实践中培养自身的发展性眼光和战略性眼光,以辩证和客观的视角来看待工作之中存在的问题,提升对工作的把控力和预见力。除此之外,办公室行政事务管理人员还要提升自身的人际交往能力和协调能力,与其他部门之间的工作人员形成融洽的工作氛围,将部门打造成为一个良好的管理团队。
  (四)创新管理模式
  在办公室行政事务管理过程中,人是最重要的、最活跃的因素,在工作变革过程中起到直接的影响作用。为此,在办公室行政事务管理之中,首先要构建科学合理的管理模式,用以引导员工规范工作流程和工作行为。在行政事务管理工作开展之中,要始终坚持人本思想,将职工的工作热情和工作积极性的激发作为工作宗旨,为员工个人职业生涯提供长久规划,使其对企业产生归属感和依赖感,进而为企业发展做出更大的贡献。
  (五)开展办公室行政事务信息化管理
  在市场经济逐步深入,市场经济逐步步入到攻坚时期之后,企业之间的竞争态势愈加激烈。从时代发展需求的角度来看,办公室行政事务工作成效的提升在很大程度上依赖信息技术的运用程度。信息化技术的应用能够将办公室行政事务管理人员从繁重的事务性工作中解脱出来,使其有时间去思考和探索为企业提供更加全面信息的机会,为企业未来的发展提供更具备适应性的环境。另外,办公室行政事务管理部门还需要通过内部管理制度的完善和内部控制制度的实施来对分公司经营状况和发展状况的把控,进而提升企业整体的运营能力和管理能力,为集团公司的战略目标实现提供最大的支持。
  总而言之,作为企业内部看似基础性但是作用非凡的部门,办公室行政事务性管理工作要从信息化建设、人员素质培养、提升服务意识和完善工作流程等视角进行工作创新,构建良好的行政事务性工作局面和氛围。
  (作者单位为金堆城钼业集团有限公司)
  参考文献
  [1] 李成君.完善企业办公室行政事务管理模式策略[J].现代国企研究,2018(22).
  [2] 胡宏伟.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].现代国企研究,2015(14).
  [3] 王加林.行政事务管理工作创新之我见[J].经济师,2018(06).
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14873811.htm