行政办公室工作问题分析及解决方案

作者:未知

  摘要:行政办公室作为企业内部以及政府内部的关键职能部门,在整体运作,以及对其他部门的总体指挥等方面都有着十分重要的作用。但是就目前情况来看,行政工作行政办公室内部仍然存在一系列的问题,导致行政办公室工作效率相对较低,员工积极性不高,整体服务性较差,笔者拟将就本文针对行动行政办公室工作问题进行分析,并且提出相应的解决方法,意在提高行政办公室工作效率,改善行政办公室工作情况及外部环境。
  关键词:行政办公室;工作分析;问题分析;解决方案;分析研究
  一、行政办公室工作特点分析介绍
  (1)行政办公室工作内容的严谨性
  行政办公室主要的特点就是其高度的严谨向这是行政办公室工作内容中的重点要求,需要相关工作人员认真处理好自己分内的工作,并且保证工作的准确性,以及严谨性。行政办公室工作内容的严谨性也为相关工作人员提出了更高的要求,需要行政办公室内部工作人员处理好自身的心态,以及其他方面的问题,保证行政办公室工作的顺利进行以及其严谨性能够达到相关要求。然而目前行政办公室工作中仍然存在一些工作人员态度不严谨的情况,对于工作效率提升发展很是不利。
  (2)行政办公室工作内容具有服务性
  行政办公室行政工作虽然是管理部门,但是仍然是有一定的服务性的,行政办公室工作内容的服务员体现在行政办公室工作人员对于文件的处理以及相关方面的管理工作服务。行政办公室工作人员主要是为各个部门提供工作汇集信息,并且处理好相应的职能信息,同时行政办公室也需要营造良好的工作环境来调动工作人员的积极性,为工作人员提供良好的工作条件,做好对工作人员的人文关怀工作。此外,行政办公室工作的服务性还体现在人员设置以及功能性设置,对于相关工作的有效处理和及时上报也是其需要做的,通常工作人员会进行一定的信息处理与优化,针对相关文件以及数据进行整合,而这种工作内容则需要工作人员具有良好的服务意识,只有其自身意识到服务理念,功能性服务才会随之进行,从而为现代化行政办公室工作提供良好的基础人员保障。
  (3)行政办公室工作内容的复杂性
  行政办公室工作内容的另一个特点就是它的复杂性,由于行政办公室工作较为繁琐,且十分的烦杂,所以造成了相关工作人员的工作量较大,工作范围也较广,而且由于行政办公室的工作范围广造成的情况多变以及联络问题等,都将会对行政办公室工作提出更高的要求。行政办公室工作人员需要处理工作人员间的协调关系,同时也要树立单位组织的形象,所以多角度来看,行政办公室工作内容相对来说较为复杂。因此,需要针对相关行政办公室工作内容进行全面优化,包括简化机构设定,优化工作流程等等。
  二、行政办公室工作问题的主要内容分析
  1、行政办公室工作人员综合能力难以满足整体工作需求
  由于行政办公室工作会涉及到多个方面,涉及范围较广,且涵盖专业较全,不但涉及到人力资源管理也关系到了企业整体运营等多个方向,所以行政办公室工作人员的综合能力会直接影响到行政办公室的工作效率。因此,需要针对办公人员综合能力进行大力整改和优化,提升相关工作人员综合素质与能力,确保其能够满足现代行政办公需要。
  2、行政办公室工作人员工作不够细致,工作效率不高
  上面已经提到过行政办公室工作较为繁杂,涉及范围较广,且对细节处理的要求较高,所以行政办公室工作人员的细致程度直接决定了行政办公室工作效率,以及企业整体运营情况。一些行政办公室人员在工作时,常常会出现各种各样的问题,除上述内容之外甚至出现待办事项忘记处理,记录事件与内容忘记上报等情况,而这种状态的产生多半是由于其自身工作态度以及工作意识出现问题,需要相关部门以及管理者进行更好的管理与引导,帮助其拥有良好的工作态度与积极性,避免出现效率低下问题,让行政办公室工作成为真正对社会发展有益且高效的存在。
  3、体系尚不完善
  对于现代化行政办公室工作来说,高薪低效的现象仍然存在,而之所以存在这样的问题,很大程度上在于行政办公室工作体系不完善。一些行政人员在进行工作时,不能分清主次,对于事情处理的态度较差,而上层建筑中没有将整个奖惩制度以及相关办事制度体系完善,很大程度上会导致这样的现象变多且愈加难以管理。因此,相关部门和管理者需要进行行政办公室工作体系强化与完善,针对个别人员提出更高要求,促使整体行政办公室工作效率能够得到提升。
  三、行政办公室工作问题的解决方案探究
  1、打造外部良好环境,全面提高行政办公室工作人员的工作效率及工作能力。
  行政办公室工作中,为了能够更好地促进相关工作人员办事效率,提升其工作积极性,需要打造外部良好环境能够为行政办公室内部人员营造良好的工作氛围,从而营造行政办公室工作环境,进而使得相关工作者能够以一个积极的态度来面对行政办公室的工作。此外,针对相关工作人员开展定期和不定期的素质培训,针对教育内容可以选择工作相关以及素质相关,促使相关工作人员能够有效提升办事效率以及提升工作能力。
  2、增强行政办公室工作人员的服务意识,树立全局观念
  为解决部分行政办公室工作中服务态度较差问题,需要增强行政办公室工作人员的服务意识,要让行政办公室内部工作人员意识到行政办公室不仅仅是一个管理部门,更多的是一個服务部门,要树立工作人员的全局观大局观,以开阔的视角去看待行政办公室工作的一系列问题,保全大局,以企业整体利益为重。对相关行政办公室工作者进行知识讲座开展,增加其服务观念以及提升其对工作的热情,进而为行政办公室服务态度改善提供意识保障,之后进行相关规章制度设定,对相关工作人员起到约束作用,为行政办公室服务态度完善做出贡献。
  3、处理好行政办公室职能以及结构问题,使行政办公室工作变得简洁高效。
  相关部门需要在进行职能管理以及结构创设中注意合理性,同时也要在管理机制以及结构安排方面处理好行政办公室的框架问题,在对相关职能进行明确和有效设立之后,进一步对行政办公室的职能部门进行简化,保证指令传达能够高效迅速准确。对各个部门以及上下级进行简化,可以使行政办公室工作变得准确高效。
  4、完善行政办公室工作体系,建立健全相关工作规章要求。
  相关部门应当进行良好的行政办公室工作体系创设,确保其能够促使行政办公室工作效率提升。针对办公室作风以及行政效率方面提出规划,包括对于服务态度、工作理念以及行为模式等方面提出要求,满足现代化社会发展中行政办公室工作需求,为社会发展做出贡献。
  【总结】
  行政办公室工作问题解决的首要一点就是要打造外部的良好环境,在此基础上全面提高行政办公室工作人员的工作效率及工作能力,这是从根本上解决行政办公室工作效率不高问题的重要举措。随着社会的不断发展与进步,行政办公室工作将会越来越人性化,越来越符合社会发展,本文主要针对行政办公室的工作内容进行了分析,并提出了相关改进策略,希望能够对相关工作者与管理者提供一些帮助。
  参考文献
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