提高办公室工作工作效率的途径研究

作者:未知

  摘要:工作效率是提高服务质量的前提,是确保各项工作任务按时完成的基础,对其进行研究具有非常重要的意义,本文以下内容将对提高办公室工作效率的途径进行简要的分析,仅供参考。
  关键词:办公室;工作效率;途径
  办公室作为一个企业的管理枢纽和对外窗口,承担着办文办会办事的特殊职能,必须履行好参谋服务的职业使命,思考其特点与属性,要想工作走在前列,必须写管用的文,开高效的会,办务实的事。
  一、办公室工作特点与属性
  办公室工作概括为六个字办文办会办事,首要知其特点,一句话,杂、忙、细。具体有文字工作、公文处理、信息调研、档案管理、督查考核、机要保密、机关管理,会议组织、内外协调、车辆管理,法律事务,后勤保障等,件件来不得半点含糊。解其属性,表现在跨专业、综合性、服务性、创新性,事事容不得抵触、失误和纰漏,要做到换位思考,提高自身境界、水平、层次。更不能缩手缩脚,要持敢闯敢试的精神状态,坚持想在前、做在前、服务在前。用干事的气场面对工作,做到高效快速、事不过夜,用创新的思维对待工作,谋划发展、走在前列。
  二、办文办会办事的具体做法
  (一)办好文要做到三个关键
  办文注重把好政治关、政策关、文字关、格式关,化繁为简。
  一是当好参谋助手,以企业重点工作为导向,围绕领导的所思所想,快速理解悟透主题,深入细致收集信息,进行调查研究,以管用为原则,掌握情况、发现问题,想出主意、提出对策、拟定措施,为领导决策提高可靠可行的第一手资料和信息,打开领导的视野,辅助工作决策。整理时把领导要求内容原汁原味地记录下来,注意尊重愿意、保留原貌,体现领导讲话的习惯和风格,同时,弄清三个问题,大局重点有什么精神?领导有什么具体安排?怎样办才符合工作要求?提出倾向性、建设性的意见,对讲话内容进行必要的调整增减,使领导讲话更加观点鲜明、层次清晰、内容精练、语言顺畅。考虑
  二是把关公文质量。严格审核公文的内容,认真审核公文的格式,全面地体现发文机关的意图。严格规范办文程序,公开办文流程,做好上级来文、各类公文的流转,严格办文时限,确定公文缓急程度,完善OA办公系统功能,不让正在办理的文件在自己这里积压,不让应该传递的信息在自己这里中断,保证办文效率,保证不出现任何偏差和遗漏。
  三是督查办理有效。领导作出决策和部署后,要及时进行分解立项,确定完成任务的时间、目标、责任人,进行跟踪督查,并及时反馈工作落实情况,推动决策和各项工作部署的落实。比如一件公文,谁起草,谁审稿,谁签发,谁印制,谁发放,谁督办,谁存档,都要明确到人,分工到位,形成督查考核问题全程闭合管理模式,跟上管理,上下联动抓作风、文风,事半功倍完成政务工作。
  (二)办好会要做到三个高效
  办会以不出偏差为目标,从布置会场、分发材料、安全护卫、机要保密等,都要环环相扣。
  一是会场组织要高效,快速准备,不论办公会、现场会、视频会,日常会场座次、信号调试、音响设施、茶水准备等琐碎繁杂,哪一个环节、哪一个方面做不到位,都会影响会议运转。因此,对重要会议和重大活动,要提前介入,做好预案,保证各项议程、各项活动顺利进行。
  二是下发通知要高效,必须把会议的时间、地点、对象、环节、流程等全部考虑仔细,严格控制会议规模和时间,及时汇总签到,讲程序,严肃视频会场纪律,违反纪律进行处罚考核。
  三是会议整理要高效,不解决问题的会议不记录,紧扣解决问题,纪要整理不过夜,保证时效性可操作。涉及“三重一大”决策记录,要严肃保密编号归档。
  (三)办成事要做到三个到位
  一是考虑到位,人情练达皆文章,办好事情,时间不等人机会不等人结果不等人,办事有条理,大事不疏忽、小事不遗漏、急事不耽误,事事落到实处。抓提前,凡事预则立,不预则废,掌握一个好的方法,就是每天做工作日志,把需要办的事都记下来,哪一件办了,哪一件没办,哪一件正在办,做到心中有数忙而不乱。
  二是沟通到位,通过有效协调,沟通上下、联系左右,确保上下一盘棋。办事以周全细致诚实为目标,从细思考、从细安排、从细处理,不能“帮倒忙”,做到基层有所呼,机关有所应,达到协调关系、增进合作、推动工作。
  三是接待到位,公务接待涉及跨专业、跨区域、多部门协作,撰写一个详细的接待方案是基础,没有跌打滚爬的历练,没有把握力、表达力、学习力,干不好接待工作。通过精选参观项目和地点,合理设计参观路线,有针对性做好食宿安排,从接待细節体现接待温度,从饮食忌讳尊重民族传统,从大局着眼小处着手,精打细算,切实做到不违规、不怠慢。本着有利工作、流畅沟通、分工协作、勤俭节约、有礼有节的原则,规范公务接待工作,才能高质量保障公务接待。
  三、办公室工作的两点体会
  处处留心皆学问,办公室任务重、要求高、影响大,是对外展示企业形象的窗口,面对办文办事办会,面对快节奏的工作态势,必须全面考虑问题,时常提醒自己,养成统盘考虑,双管齐下的工作习惯,做到心中有数,分个轻重缓急。在被动的大环境下主动工作,发挥自己的主观能动性。必须用实干为形象加分,用新理念新模式新技术提升工作水平,公开办事清单,解脱“文山会海”。要善于与同事的沟通交流,与不同群体的互动联系,赢得领导满意,取得各方支持,自然能够游刃有余做好办公室工作。
  管己先于管人管事,保持敬畏之心精神抖擞,立足管理、服务、考核、协调、监督五大职能定位而不越位,有拼劲,困难面前勇者胜,需要自我革新的担当精神和发扬拼命三郎的实干精神;有闯劲,敢闯才有出路,要用运灵活的方法、创新的思路创造性的解决问题;有狠劲,严字当头,敢干较真,动真务实,敢干带头、勇于担责、赏罚分明;有韧劲,不管遇到什么苦难,一定要一如既往、持之以恒、一抓到底、一以贯之,经受得起各种误解、委屈和挫折,不达目标,绝不罢手。推进工作往前干,做到早发力、早使劲,切切实实完成领导交办的工作任务。
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