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高校科研经费管理使用存在的问题及改进措施探讨

作者:未知

  【摘要】  文章根据政府审计和高校内部审计的有关审计结果,梳理出高校科研经费管理使用存在的问题,如科研管理制度体系不够健全,科研材料内控和科研协作内控存在漏洞,经费使用不合规,逾期不结项、结项不结账等。针对存在的问题提出加强优化科研经费管理的措施和建议:建立健全科研管理制度体系,加强科研材料和科研协作内部控制建设,强化财务报销环节相关工作,建立科研项目生命周期管理体系,优化科研经费管理使用监督检查。
  【关键词】   高校;科研经费;经费管理使用;内控
  【中图分类号】  F810  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812(2019)12-0098-03
  按照党中央、国务院关于科技领域简政放权、放管结合、优化服务改革的要求,有关部门出台了一系列政策文件,深化科研体制机制改革,改革和创新科研经费使用和管理方式,赋予了科研人员更大的人财物自主支配权。但同时,也对规范科研项目和资金使用提出了监管要求。《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发[2014]11号)指出,有关部门要加强科研项目和资金监管工作,严肃处理违规行为。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《深化科技体制改革实施方案》(中办发[2015]46号)指出,健全科研项目和资金巡视检查、审计等制度,依法查处违法违规行为,完善科研项目和资金使用监管机制。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016]50号)指出,在扩大有关管理权限的同时,要加强事中事后监管,严肃查处违法违纪问题。《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发[2018]25号)指出,相关部门和单位要加快职能转变,优化管理与服务,加强事中事后监管,放出活力与效率,管好底线与秩序,为科研活动保驾航。
  目前,高校科研经费管理使用仍存在不少问题。因此,在科技领域总体“简政放权”的同时,研究和加强科研经费管理使用监管具有较强的实践意义。本文根据政府审计和高校内部审计的有关审计结果,梳理出审计发现的高校科研经费管理使用存在的问题,并针对问题提出加强优化科研经费管理的一些措施和建议。
  一、高校科研经费管理使用存在的问题
  (一)科研管理制度缺失,体系不够健全
  有些高校没有及时按照教育领域、科技领域“放管服”改革的要求对不符合改革发展要求的相关规章制度进行修订,或没有及时制定相关科研管理制度。比如,某省《关于深化高校科研体制机制改革的实施意见》已出台近两年,但有6所高校仍未按该规定及其他相关规定的要求制定学校科研项目间接费用管理使用、劳务费分配管理、结余资金使用等具体的实施办法。某高校2015至2016年6月列支的科研协作费占同期科研总支出的14%,但该高校没有制定科研协作管理制度。
  (二)科研材料内控存在漏洞
  未对科研专用材料、实验耗材、低值品、易耗品等的采购、验收、存货管理等设置必要的内控环节和内控措施,内部控制存在漏洞和较大风险。比如:某高校科研材料、低值品、易耗品的采购工作,原则上由该校实验室和设备管理业务主管部门统一组织实施,但也可以由相关使用单位按业务主管部门下达的相关计划进行自行采购;由使用单位自行采购的材料及易耗品,可以不记实物账,由使用单位自行验收后直接到财务处进行报销,这种做法赋予使用单位极大的权限,没有单位间业务流程的相互制约和相互监督,存在较大的内部控制风险。
  (三)科研协作内控存在漏洞
  未对科研协作定价、协作方选择、验收等关键环节进行必要的内部控制,存在科研人员套取科研资金和利益输送的风险。比如:某高校对科研协作定价的公允性和协作方选择的公开公平性这两个重要的控制环节未采取有效的控制措施,科研协作成果也由二级单位的有关人员组织验收,存在虚报冒领套取科研资金和利益输送的风险;某高校某项目于2016年上半年以技术协作费、研发服务费、项目合作费等发票报销并支付给某科技公司等单位近60万元,经延伸审计调查发现,该业务实际没有发生;某高校某项目负责人通过与第三方公司签订虚假内容合同的方式,先后套取120余万元科研经费供其个人支配和使用。
  (四)经费使用不合规
  1.超范围列支。列支不应在科研项目支出的其他费用。比如:某高校某科研项目的研究内容为研究和开发绿色发光二极管背光相关技术,却于2012年列支了与该科研项目无关的某工程师水平认证培训班和某教育改革创新研讨会差旅费用2.55万元;某高校某科研项目的研究内容为智能控制技术等,却列支了2014至2015年度某海洋协会会费6万元;某高校的某省重点实验室建设项目中,挪用科研经费支付实验室装修工程款。
  2.列支与项目不相关的个人费用。在科研项目中列支纯属私人开支的相关费用。比如:某高校某科研项目列支个人车辆保险费、车船税、年票费等支出1.4万元;某高校某信息管理系统研究和开发科研项目实到经费6.4万元,却列支了个人修车费用1.85万元;某高校部分科研项目列支与科研任务无关的茶叶、礼品、茶具等共计23.04万元。
  3.使用虚假票据套取科研经费。通过虚开发票等途径进行报销,套取科研经费。比如:某教育行政部门组织的审计发现,某高校有4个科研项目经费报销中存在虚假机票204张,涉及金额40余万元;经审计指出后,该校开展自查查出31張问题机票,涉及金额12.67万元。某高校有5个科研项目经费报销中存在同一车牌号连号的士票,共计金额1.2万元。某高校某项目负责人以承接科研项目名义承接32宗项目,获取科研经费681.77万元,通过虚报交通费、租赁费、服务费等方式套取科研经费共计132.46万元。某高校某项目负责人虚开招待费、住宿费发票(而且是一些高档场所的发票),并虚造了组织召开会议的一整套资料,从15宗项目中套取科研经费约100万元,约占总合同金额的53%。   (五)逾期不结项、结项不结账
  目前,高校对科研项目管理不严格、不完善,科研项目不按期结题结项(以下简称“结项”),结项后相关科研经费未按有关规定在规定时限进行结算、长期挂账或未按规定支出现象较为常见。从2018年7月教育部社会科学司《关于清理教育部人文社会科学研究一般项目的通知》(教社科司函[2018]119号)可以看出,自2013年由该司批准立项至发出通知时未结项、申请结项未通过或经批准延期后到期仍未结项的规划基金项目、青年基金项目、自筹经费项目有1 453项。某高校经统计,截至2018年9月底,该校逾期未结项项目共计160余项。审计发现,某高校某科研项目已于2009年1月正式结项,但直至2014年3月仍在报销项目调研差旅费,甚至报销亲属的机票。
  二、改进措施及建议
  (一)建立健全科研管理制度体系
  党中央、国务院和有关部门出台了一系列政策、措施,推进教育领域、科技领域的改革,深化简政放权、放管结合、优化服务。中共中央办公厅印发了《关于进一步激励广大干部新时代新担当新作为的意见》(中办发[2018]29号),为担当作为、干事创业的干部撑腰鼓劲。因此,高校要紧跟时代步伐,敢于创新,勇于担当,认真扎实推进科研事业的改革;把党中央、国务院以及相关部门的相关政策在高校真正落地;对上级下放的权限,确保接住、管好;按照科技领域、教育领域“放管服”的要求,及时废止、修订影响学校科技事业发展和科研人员积极性的、不符时代要求的规章制度,根据高校科技事业发展和改革需要及时制定有利于开放、协同、高效、创新的科研管理制度,进一步健全完善包括科研项目管理、经费管理使用、科研材料采购、科研材料管理使用、科研协作管理、科研间接费用管理使用、财务报销、资产验收、科研经费结转结余管理等在内的科研管理制度体系,在为科研人员潜心研究打造良好的制度环境的同时,加强优化科研经费管理使用监管,防范风险。
  (二)加强科研材料内部控制建设
  1.全面梳理科研材料管理使用相关业务环节,对相关业务环节设置内部控制措施,特别是科研材料的采购、验收、存货管理等关键业务环节。
  2.制定和细化科研材料采购方面的管理办法。根据科研材料性质和金额不同,明确由使用单位采购、由业务主管部门采购、由招投标部门统一采购等的不同情况,以分类管理,放管结合;科研材料的采购严格按照各级相关采购管理办法执行,尽量减少人为因素,防范风险。
  3.建立科研材料采购平台。通过招标等方式引进一批符合条件的供货类别齐全的供应商进驻平台,科研材料原则上应在采购平台采购;科研材料采购相关信息在平台全程留痕,以规范和加强耗材采购管理。
  4.完善科研材料验收相关管理办法。科研材料的验收按照管理办法进行,根据材料性质和金额不同,细化由使用单位验收、由业务主管部门组织多部门验收等情况,以相互制约、相互监督。
  5.建立科研材料存货管理机制。完善科研材料的入库、出库程序,科研材料财务账、实物分别由专人管理,采购人、仓库管理员、经费负责人、领用人、使用单位负责人实行分权制约。
  (三)加强科研外协内部控制建设
  1.制定和细化科技协作相关管理办法。对科技协作方的选择方式、科技协作合同签署权限、审批流程、审批部门职责、外拨经费监督管理、科技协作合同管理等作出具体的规定。
  2.进一步明确科研项目负责人的责任。不断增强科研项目负责人遵纪守法、规范经费使用的意识和道德修养,营造风清气正、廉洁自律的氛围。明确科研项目负责人对科研外协项目的真实性和相关性负责;科研项目负责人对协作方选择、支出的必要性和相关性、经费预算、对外拨经费的监管及与协作方的利益关系进行说明;对相关说明的真实性、完整性等进行承诺。
  3.完善科技协作方选择、合同审批等管理工作,倒逼合理定价、公开公平选择协作方和严格管理。根据高校实际情况,划定外拨超过一定金额的科技协作项目,要通过招投标部门进行竞价、询价、招标等集中采购方式公开选择协作方;严格科技协作合同审批,科研项目所在单位、科技管理部门严格审查科研协作方的相关执照、资质证书等材料,财务部门、审计部门、法制部门等部门从部门职责角度认真审核合同。
  4.科技管理部门建立科技协作管理信息系统或台账。对科技协作项目相关信息进行完整登记,对科技协作项目、科研项目负责人、协作方等信息进行多重比对、多重审查,防范风险。
  (四)强化财务报销环节相关工作
  1.制定和细化科研经费报销相关细则、指南。细化和明确各具体支出科目可以报销的内容,报销需要哪些资料,履行怎样的流程,让科研项目组可以清楚知晓财务报销的具体信息,而不是概括的表述。
  2.加强财经法纪、财务报销制度的宣传。通过现场培训、校园网、微信公众号、微信群、QQ群等多种渠道对财经法律法规、财务报销规定等进行宣传,解答财务报销相关疑问。
  3.落实“把科研人员从报表、报销等具体事务中解脱出来”,根据学校发展情况和管理实际情况推动科研财务助理在高校的落地。
  4.提高财务审核水平,严格财务报销审核。加强业务培训,提高财务审核人员的分析判断、审核能力;通过信息化手段提高财务复查和财务管理水平,购买审计软件,不定时抽查财务账进行分析,监控可能的不合规情况、拆分业务规避审批等情况,及时进行预警,采取措施进行整改。
  (五)建立科研项目生命周期管理体系
  1.建立完善科研管理信息系统。科研管理信息系统完整归集全部科研项目的基本信息、申报资料、同意立项材料、到校经费、规定结项时间、验收资料、结项资料等相关信息,对科研项目管理全过程可溯可查;设置结项预警模块,规定结项时间前半年系统自动向科研项目负责人发出提醒;科研管理信息系统与财务管理系统对接,实现财务相关数据和科研项目相关数据的互联互通,特别是对科研经费支出进度、结项等情况进行动态管理;科研管理信息系统授予科研项目所在单位等单位有关权限,加强科研项目管理相关信息在科技管理部门和科研项目所在单位等单位的互联互通,加強科技管理部门和科研项目所在单位等单位的动态跟踪管理、监督科研项目。
  2.优化科研管理服务。根据科研管理信息系统关于科研经费支出的具体情况,及时联系指导科研项目组。根据科研管理信息系统关于科研结项预警情况,及时分类组织科研项目结项、验收等业务培训和进行相关答疑工作,推进结项和验收进度。
  3.探索把未按时结项、结项不结账纳入科研诚信建设。2018年5月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》(厅字[2018]23号),该文件对加强科研诚信建设、营造良好的、诚信的科研环境和氛围提出了意见。笔者建议,科研项目主管部门应探索把未按时结项、结项不结账纳入科研诚信建设,将未按时结项(不含经批准的延期结项)的科研项目负责人列入科研不良信用记录;将科研项目未按时结项、结项不结账情况严重的高校列入科研不良信用记录;对存在科研不良信用记录的科研人员及高校,探索在科研项目申报等方面对其进行限制,情况严重的进行相关处理,以把按时结项、结项后按时结账的压力传导给高校以及科研项目负责人。高校要主动作为,及时清理未按时结项、结项不结账情况,并利用清理工作契机,形成良好机制,将科研项目结项、结账等工作制度化、规范化。
  (六)改进科研经费管理使用监督检查的方式方法
  高校应从创新的角度,采取更合适的方式方法开展科研经费管理使用监督检查工作。《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发[2018]25号)要求,减少科研项目实施周期内的各类评估、检查、抽查、审计等活动,为此,高校要创新方式,比如减少或不进行以科研项目为单位的检查、审计等活动,而从横向的角度,组织实验室和设备管理部门、科技管理部门、招投标管理部门、监察部门、财务部门、审计部门等部门成立联合检查组,定期对科研设备采购、科研材料采购、科研材料管理、科研设备使用效益等进行独立单项的专项检查,组织科技管理部门、财务部门、审计部门等部门成立联合检查组;不定期地对科研协作费、差旅费等支出项目进行独立单项的专项检查。通过专项检查,发现存在的问题,并在一定范围通报专项检查情况,要求和促进相关部门和人员认真进行整改;涉及到内部控制漏洞的,及时进行填补,形成长效机制。
  【作者简介】
   肖鑫,男,硕士,广东工业大学审计处,讲师;研究方向:教育审计等。
论文来源:《商业会计》 2019年12期
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