企业档案管理创新与服务模式研究

作者:未知

  【摘要】在企业针对整体展开管理时,最为关键的一部分就是对于档案的实际管理。因为在企业档案中蕴含的不仅是企业的核心数据,也蕴含了企业在经营时所有的信息资料,因此,企业档案对于企业的整体发展而言有着至关重要的作用。基于此,在本篇文章中先针对企业档案管理中存在的主要问题展开全面研究,进而提出企业档案的管理与服务模式的创新措施,旨在为企业档案工作提供参考帮助。
  【关键词】企业档案  管理创新  服务模式
  目前,我国在社会发展与科技研发方面的速度一直处于不断加速的状态,这就导致如今时代已经彻底转变为信息化时代,在这种信息化时代下,也开始逐渐出现诸多问题,例如企业中的档案部门。档案部门主要是储存企业发展过程中的所有信息数据,如果档案部门没有跟上如今时代的发展脚步,就非常容易出现处理效率较低、信息数据易丢失等问题。因此,针对这种状况,一定要针对企业档案的管理展开不断的创新,并针对企业档案的服务模式展开创新研究,从而为企业的整体发展提供基础保障。
  一、企业档案管理中存在的主要问题
  (一)缺少对企业档案管理的全面了解
   目前,在企业档案管理中最为关键的问题就在于,无论是管理人员还是工作人员都缺少对企业档案管理的全面了解。有些企业的领导层过于注重企业经营的经济收益,却忽略了档案管理对于企业发展的重要性,而且在很多企业内部中的工作人员,都会认为档案部门并没有实质性的工作,并认为那是档案管理人员的工作,与自身的工作之间没有任何关联,在工作人员需要某份档案时才会想起档案部门的重要,但也会感觉档案部门的各项手续过于复杂。
  (二)缺少对企业档案管理的规范制度
   在很多企业对档案管理展开立卷、保管与销毁等工作时,缺少相应的规范制度能够依据,如果在档案立卷与归档的过程中,缺少相应的规范制度的话,就会导致整个过程中过于混乱;如果在保管档案的过程中缺少相应的规范制度的话,就会导致由档案部门所保管的相关档案,不能在第一时间得到整理和入库,甚至有大部分档案的装订过于敷衍,蒙混在其他档案中进入到保管库内;如果在档案查阅与销毁的过程中,缺少相应的规范制度的话,就会出现手续不全、交接不清等状况,这在日后对企业档案展开查询时会较为困难。
  二、企业档案管理创新的有效措施
  (一)加强档案管理人员的深入了解
   当企业内部中出现相关人员对于档案管理的了解不足时,就可以通过加强档案管理人员的深入了解,从而科学、合理的解決这类问题。主要可以根据以下几方面所展开:第一,需要针对档案部门的所有员工展开档案管理工作的专业培训,还可以将档案的管理内容与操作过程等加入到档案部门的岗前培训中,或是将其纳入到继续教育的培训中,从而确保档案部门的工作人员能够深入了解到档案管理的重要性,并主动学习档案的基础整理、业务与操作等知识,从根本上开展企业档案的管理工作。第二,在企业档案管理部门中的相关人员,自身一定要找好对于管理工作的理解,并规范自身在档案管理中所有环节的行为举止,从而不断提高自身对企业档案的管理水平。第三,在企业档案管理部门中的相关人员,一定要将自身所具备的管理意识、技术与经验和其他人员之间展开交流,这样不仅可以将自身的经验技术传授给其他人员,还可以在其他人员身上学到更多的技术知识,从而确保企业档案管理工作的顺利进行。
  (二)构建企业档案管理的规范制度
   在构建企业档案管理的规范制度时,一定要按照管理内容所展开。在针对企业档案展开立卷与归档时,需要将企业档案与业务的数量相互结合,以此来制定出最为合理的科学方案,还需要定期对企业档案展开整理,将企业运行过程中的各项信息资料,展开统一的整理与封贴,在经过全面检查并确定所有环节后就可以展开统一的装订工作,当装订完成后再把所有档案根据顺利放到档案盒之中,以免出现企图蒙混其中的档案。除此之外,在企业档案管理工作中如果是采用手工记录的话,需要在活页空白处按照顺序将档案的账页编号写下目录,在开始装订工作时还需要在封粘处标出签章,如果是采用网络记录的话,就需要打印出所有类型档案的案页,并对其展开整理后根据时间顺序打出相应的序号,再按照序号编出的目录展开装订封粘,这样在日后查询或销毁企业档案时,就能够根据装订所贴的签章找到所需档案,从而使企业档案的管理工作更加规范。
  三、企业档案服务模式的创新措施
   在针对企业档案的服务模式展开创新时,主要可以通过以下几点所展开:第一构建完善的网络服务体系。自计算机、智能化等技术涌入到企业档案管理中后,企业档案的管理人员就能够在网络中构建网站,对档案展开收集与整理,而且还可以将自己的万盏与政府部门的网站相互链接,从而提升网站中档案资源的搜索效率。第二构建电子版档案。以往较为传统的档案都是纸质的,并需要将档案归档展开保存,电子版也需要归档保存,但这种电子版档案可以构建属于企业的档案库,其中只存放企业较为关键的档案资料,而且这种档案库还可以设定密码,这样不仅能够起到一定程度的保密作用,有效预防企业核心档案泄漏,还能够在确保企业档案的管理效率同时,为企业发展奠定较为坚固的基础。
  四、结束语
   综上所述,如今在企业档案的管理工作中还存有诸多问题,例如:缺少对企业档案管理的全面了解、缺少对企业档案管理的规范制度,这些问题不仅会降低档案部门处理信息数据的实际效率,也会对企业的整体发展造成一定的影响。因此,一定要针对企业档案的管理与服务模式展开创新,并通过加强档案管理人员的深入了解、构建企业档案管理的规范制度等创新措施,有效提升档案部门处理信息数据的实际效率,并以此为企业发展起到一定程度的推动作用。
  参考文献:
  [1]张静.企业档案管理创新与服务模式研究[J].现代企业文化, 2017,(29).
  [2]彭敏珍.“互联网+”背景下档案信息服务模式创新探讨[J].城建档案, 2018.
  [3]崔慧.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探讨[J].现代企业文化, 2017,(6).
  作者简介:郑微(1981-),汉族, 女, 重庆南川人,本科,中级职称:档案馆员,重庆涪陵能源实业集团有限公司。
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