高校图书馆内部控制存在的问题及其对策
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作者:杜彦宾
摘 要：作为高校的文化和信息中心，高校图书馆的服务模式发生重大变化。受传统的图书馆管理思想理念和服务理念的影响，当前的高校图书馆的内部控制虽然较以前有了很大的提高，但是在管理理念、人员配置、制度建设和执行方面仍存在问题，因此，从内部控制的五要素进行分析，提出相关的解决对策，以期对图书馆的管理起到一定的启示作用。
關键词：高校图书馆;内部控制;对策
中图分类号：G251;G258.6 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2019）20-0186-02
引言
随着高校图书馆服务模式的重大变化，加强内部控制建设的必要性也骤然增加。当前，高校图书馆的内部控制虽然较以前有了很大的提高，但是仍存在内部控制建设全员参与度不高、内部权力制约机制有待强化、风险评估机制不健全、信息化建设不完备、相关专业人才储备相对不足等问题。
一、高校图书馆内部控制存在的问题和不足
（一）内部控制环境薄弱
目前，我国高校图书馆的管理模式多数是分管校长领导下的馆长负责制：分管副校长总体负责图书馆;图书馆的日常运行管理由图书馆馆长负责，实行馆长负责制;图书馆内设相关科室领导和部门领导，负责完成图书馆的各项具体工作。由于管理理念等多方面的原因，许多图书馆的管理者对内部控制的重要性和必要性没有深度的理解和认识，错误地认为内部控制就是会计控制，这种对内部控制认识的偏差会严重影响图书馆内部控制建设的主动性和积极性。
高校图书馆工作人员对于内部控制的相关知识和管理理念也没有充分的、全面的认识和了解，在业务工作和理论研究工作方面，往往都将关注重心放到了图书馆的具体业务中，对内部控制缺乏足够的重视。这些错误的认识会严重影响图书馆内部控制相关制度建设和执行效果。
（二）风险评估机制不健全
因为受到传统管理思想的和内部控制认知的局限等方面的影响，未能对整体层面和业务层面的风险进行充分的识别、评估和应对，图书馆管理者风险意识有待提高。
高校图书馆对风险识别的相关技术，如风险分析会、调查和流程风险分析等缺乏应有的了解和应用，未能全面分析相关风险。不能科学地对图书馆整体层面的相关风险进行评估和应对;在相关业务层面，缺乏业务流程梳理和关键风险点分析，对具体业务中的风险未能及时识别，更缺乏科学的风险分析，最终导致未能建立有效的风险应对措施。风险评估机制的缺失导致在整体层面和业务层的内部控制措施缺乏全面性、系统性和针对性。
（三）控制活动不全面
由于缺乏风险评估机制，造成相应的内部控制活动不全面，缺乏系统性和针对性。对于业务活动过程中的关键控制点缺乏相应的控制措施，不相容职务分离控制、合同控制、实物控制、绩效考核控制等控制活动未能得到良好的体现。有些图书馆未制定相应的制度，导致管理者和馆员在具体的业务中按照自己的理解和历史经验实施相关业务，严重影响图书馆的工作效果和效率;有些图书馆仅仅是依照国家的法律法规和学校的规定制定了一些控制制度，但相关的控制措施和制度不全面，不能全面覆盖图书馆的重要业务范围;有些制度过于笼统，可操作性不强，导致在执行相关业务的时候出现理解上的偏差;有些制度未能够根据图书馆业务的发展和服务模式的发展及时予以更新、完善。
（四）信息沟通机制不畅通
信息的传递与沟通在内部控制中起到重要的保障作用。高新图书馆在信息与沟通机制建设方面存在不完善、不科学的问题，严重影响内部控制发挥相应的职能和效果。在传统管理模式下，高校图书馆在信息的传递机制建设上，片面重视信息信纵向传递中自上而下信息传递渠道建设，忽视信息纵向传递中自下而上和信息横向的传递渠道建设。在内部控制制度执行过程中，由于缺乏相关信息沟通机制的建设，信息未能得到有效的传递和分享，造成管理者信息不对称、图书馆馆员对于相关制度的理解出现偏差、控制制度被误解和抵制等情况时有发生，严重影响内部控制的效率和效果。
（五）监督体系不完善
外部监督方面，我国大部分高校的内部审计机构设置不科学，审计独立性较差。很多高校的审计机构设置在财务部门或者与纪检监察部门合署办公，审计的独立性受到影响。在内部审计职能方面，大部分学校的内部审计的重点仅是放在财务方面，未实施有效的管理审计和经济效益审计，不能有效地对图书馆的内部控制进行高效的评价和监督。
图书馆内部监督方面，高校图书馆未能建立举报制度和反舞弊机制，或者举报和反舞弊制度未能得到有效应用，不能及时发现不当或违规行为，投诉等相关监督机制缺失或者无效，存在民主监督流于形式等问题。
二、完善高校图书馆内部控制的相关对策
（一）优化控制环境
良好的内部控制环境是图书馆实施内部控制的基础条件。管理者方面，首先要树立现代科学管理的意识，积极学习科学的管理方法;其次，充分认识内部控制的必要性和重要性，积极主动参加相关培训，不断加强对内部控制理解和认识。馆员方面，在馆员的招聘和引进阶段，着重考核职业道德和相关业务能力;在能力开发和维持阶段，积极拓展和增加在职培训的形式和次数，拓展馆员视野，促进馆员服务意识和创新的提高，使馆员充分理解科学管理的必要性和重要性;日常管理过程中，实施制度管理和相互监督。
（二）强化风险评估
高校图书馆应提高风险管理意识，加强风险管理机制的建设。根据图书馆服务于全校师生的业务特点，对图书馆的业务活动中的相关风险进行全面的分析和评估。
首先要从整体层面进行风险评估和分析，利用分析的相关技术和方法，重点分析图书馆整体层面的风险识别，分析相关风险发生的可能性以及风险发生带来损失的严重程度。其次，分析图书馆目前内部控制组织状况和实施情况。比如，内部控制制度是否完备，是否覆盖了所有图书馆的重要业务;相关制度是否科学，能否有效应对图书馆目前及可预测的未来的相关风险;所有重大业务是否按照相关制度执行。最后，根据风险分析的结果，确定相应的风险应对策略，比如风险降低、风险分担、风险规避等。 具体业务活动层面，（1）预算管理方面，重点分析年度预算的编制是否科学，是否符合图书馆目前的资产配置，能否完成相应的年度目标，专项经费和日常业务经费的使用是否按照相关制度规定执行;（2）分析收支管理，重点分析支出事项是否按照规定流程和制度进行;（3）资产管理方面，重点分析图书馆资产的管理的现状和效果，比如，是否定期或者不定期对资产进行清查与盘点，是否按照资产管理的相关制度进行资产处置。
（三）健全控制活动
高校图书馆首先要根据图书馆业务特点，科学合理地分析内部控制关键岗位，根据关键岗位，按照不相容职务分离和牵制的原则，设置相应的内设部门，并科学合理地划分各部门的权限和责任，构建相互制约和相互监督的机制。
具体来讲，科学合理地划分采编、典藏、流通、信息咨询、情报研究、系统维护、软件开发、硬件维护等部门或者岗位，明确各部门或岗位办理业务的权限、范围和责任，制定科学的审批程序。对于重大的业务和事项，必须实施集体决策和会签制度;各个部门或者岗位的馆员在岗位授权范围内行使其职权、办理相应的业务。
在经济业务办理过程中，加强预算管理的约束机能，图书馆所有的经济业务活动都要在预算内按照相应制度执行。重视图书馆相关资产的日常管理制度的建设，并根据情况确定定期清查制度或不定期抽查制度。
（四）加强信息沟通
完善岗位设置是信息和沟通进行的有效条件。高校图书馆应根据业务内容和内部控制的需求，按照成本和效益的原则、效率和效益原则，对图书馆内部机构进行优化，改变传统金字塔式的管理结构，促进信息的横向传播;多样化图书馆内部与外部信息沟通机制建设，利用信息化设备充分提高内设部门之间信息的效率和效果，充分利用各種报纸、网站、微信等信息传递媒介与外界进行信息沟通和交流，以此提高服务的针对性和有效性。并根据读者的信息需求，增加新的服务部门，增加信息沟通的渠道，拓展和增强服务职能。充分利用各种类型的会议、各种主题的座谈会、文化活动、建议和投诉信箱、内部刊物等各种信息沟通的方式加强图书馆内部的信息沟通交流，提高管理的效率和效果。
（五）完善监督机制
外部监督方面，建立有效的外部监督与评价体系，充分依托高校内部审计部门或机构，对内部控制的建设和执行不断加大力量进行监督和检查。
内部监督方面，构建举报制度和反舞弊机制，及时发现不当或违规行为;制定投诉与反舞弊流程，对外部和内部充分宣传，对收到的投诉和反舞弊信息认真分析、调查并及时向有关部门或者人员反馈;定期召开图书馆师生见面会，搜集相关建议和意见;有效实施图书馆重大馆务公开制度，充分调动每个工作人员的民主监督意识，以提高内部控制的效率和效果。
充分利用外部监督与内部监督，对内部控制体系运行的效果进行测试、评价，针对存在的缺陷，及时完善相关制度和措施。
结语
在不断拓展服务模式和服务内容的形势下，高校图书馆内部控制建的必要性也日趋显现。通过不断地提高图书馆管理者和馆员的内部控制理念，优化内部控制环境，对图书馆进行全面的风险分析、评估和应对，结合图书馆自身特点科学制定内部控制实施方案，加强沟通机制的建设，不断提高信息沟通的效率，加强内外部监督和评价体系的建设，为内部控制目标的实现提供保障，从而提高图书馆管理的效果和效果。
此外，高校图书馆内部控制建设要根据高校的规模、学科特点等自身状况，并结合高校的发展状况和办学理念，科学建设并不断优化，从而达到风险管理的目的。
参考文献：
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