浅谈如何加强建筑设计企业应收账款管理

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　　 摘要：建筑设计市场竞争日益加剧，设计企业为了承揽工程，提升市场占有率，被迫接受建设单位不合理的付款条件以及不按合同约定付款的行为，致使设计费拖欠现象日趋严重，应收账款数额持续增加、增幅过快，影响企业的资金周转和正常生产。所以，加强对建筑设计企业应收账款的管理是关系建筑设计企业生存发展的关键所在。文章首先分析了应收账款管理的目的以及建筑设计企业加强应收账款管理的必要性;然后，结合建筑设计企业的现状研究了其目前应收账款管理存在的问题，并分析了问题产生的原因;最后，针对问题提出了相应的解决措施。论文对于建筑设计企业提高应收账款管理水平具有一定的借鉴价值。
　　 关键词：建筑设计企业;应收账款;应收账款管理
　　 长期以来受体制影响，建筑设计企业存在重销售轻应收账款管理的现象，企业更多关注规模经营，关注市场份额，随着时间的推移，合同回款率下滑，应收账款总额大幅度上升，应收账款在企业资产中所占比例日趋增加，导致企业现金流紧张，拖欠员工工资及税金垫付现象严重，因此建筑设计企业在强调企业经济效益的同时，如何加强应收账款管理，确保资金正常运转已成为其财务管理的核心工作。
　　 一、建筑设计企业应收账款形成原因及应收账款管理的目的
　　 近几年，受国家整体形势的影响，一方面固定资产投资增速放缓，房地产投资持续下滑，一改过去房地产由高周转、高毛利、高杠杆三驾马车驱动的状态，房地产市场现在重点是在去杠杆，自持成开发商拿地的必选项，同时不同地区销售环节的限售、限价等等因素，使得房企销售占比下降、销售速度放缓，回款时间变长;另一方面，土地成本持续上扬，企业的毛利空间进一步压低。这些因素都直接影响建设单位的现金流，建设单位资金紧张是导致建筑设计企业应收账款剧增的主要原因。
　　 （一）建设单位资金不到位
　　 建设单位资金不到位，投资有缺口，是形成建筑设计企业应收账款的主要原因。面对激烈的市场竞争，许多建设单位在项目资金不到位的情况下为抢占市场先机，仓促上马。但如果建设单位项目销售不利，贷款出现问题，就无法按时支付建筑设计企业款项，造成建筑设计企业应收账款无法收回，长此以往使得建筑设计企业资金周转不畅甚至出现现金流断裂。
　　 （二）项目超概算超预算
　　 一方面，由于项目立项论证缺乏科学性，可行性研究阶段的投资估算没有做细，估算时未充分考虑各种工程情况，缺少动态的调整机制，与实际相差较大，设计漏项时有发生。同时，设计环节经济控制深度不够。设计人员缺乏工程造价及生产经营费用的理念，设计保守，设计思路老化，设计过程中缺乏多方案经济比较，造成材料用量增加，变更频繁，结果结算时超概算。另一方面，项目基础施工阶段，因地质勘察不到位，实际工程环境与原设计不同，预定的工程条件不准确，要求实施方案变更;项目主体施工阶段，建设单位擅自提高建设标准，增加施工材料价格、引起施工进度变化等原因导致项目结算时超预算。项目超概算超预算是项目资金不足的重要原因之一。
　　 （三）建设单位信用缺失
　　 目前，许多建设单位信用缺失，习惯性拖欠应付账款。表现在，建设单位漠视合同约定付款时间，付款节点到期，不但不主动安排付款，还以各种借口拖欠付款，甚至无理由拒付，使合同成为一纸空文。而建筑设计企业为生存发展，盲目追求市场份额，一方面疏于对客户实力等的信用调查， 另一方面，为达到项目中标的目的，被迫接受项目前期垫资，延长付款期限的霸王条款。
　　 鉴于上述情况，近年来，建筑设计企业应收账款持续增加，而由此带来的管理费用、资金占用的机会成本及坏账损失也不断增加。从这一角度来说，建筑设计企业不希望与建设单位发生应收账款。但是另一方面，迫于竞争压力，为了抢占市场，建筑设计企业又不得不做出一定让步，从而与建设单位发生应收账款，因此应收账款管理的目的就是在二者之间权衡，即在应收账款带来的收益和成本之间权衡，在应收账款发生前确定信用标准，在发生过程中确定信用条件，并有效落地信用政策。
　　 二、建筑设计企业应收账款管理存在的主要问题
　　 由于建筑设计企业的门槛相对较低，承接的项目多为规模相对不大的中低端项目，对设计人员的要求也不高。20世纪90年代开始，伴随国家对固定资产投资的加大，年设计规模百万平米的中小设计院异军突起。这些设计院的共同特点是规模不大，90%以上是设计人员，有的甚至只有院长一个人不参与设计。更多情况是公司内部只有三五个非设计人员，客戶维护、营销、回款、招投标、财务、统计、物业后勤等工作全部兼职。这样的公司架构、人员配备以及由此建立的工作流程，导致应收款管理常常会让步于其他业务。随着时间的推移，应收账款的客户数量以及欠款总额每年都呈增长态势，应收账款所引起的坏账、机会成本等逐年加大。归纳起来，目前建筑设计企业应收账款管理存在的主要问题有以下几个方面。
　　 （一）应收账款没有明确的管理责任部门
　　 在大多数建筑设计企业内部，应收账款的第一责任人更多是营销部门里的项目营销人员，公司层面没有对应的管理部门，也没配备管理人员。如果公司从组织架构上都没设置相应的应收账款管理岗位，应收账款管理又从何而谈。
　　 （二）公司内部没有建立信用管理机制
　　 目前，建筑市场信用缺失问题突出，已经成为建筑市场健康发展的严重制约因素之一 。同时在项目承揽过程中，营销部门缺少对客户进行信用调查，没有考虑建设单位对项目的把控能力、资金保障问题，缺少有效的客户筛选程序，导致客户质量存在瑕疵，包括无视合同约定的付款节点，把拖欠付款当成理所当然的事。信用不良客户是建筑设计企业应收账款居高不下的根源所在。
　　 （三）营销环节对合同约定收款完成情况缺乏考核机制
　　 建筑设计企业在营销管理方面，更多关注合同额及实际收款数，而对长期以来形成的应收账款，听之任之。表现在：企业对部门、对责任人业绩的考核指标为合同额、现金收入，没有考虑合同的实际实施情况及合同约定回款数，也没有相应的坏账责任追究机制。应收账款的政策制度导向及KPI的设置规则，使业务部门只会考虑实际运营过程中相对容易落地、相对容易收款的项目，一旦完成当年合同额、现金收入任务，业务部门不会在项目的应收未收款上投入更多精力，更不会去关注应收账款的拖欠时间及可能造成的坏账。对设计费拖欠缺乏相应约束制度，导致大量应收账款沉积下来，甚至变成坏账。 　　 （四）对应收账款缺少过程管理流程标准
　　 应收账款的日常管理工作包括定期评价客户的信用状况、筛选客户、动态管理客户的信用等级;合同签订时的项目合同收款条件、收款周期的约定等;合同实施过程中节点回款的持续跟踪;应收账款定期核对、账龄分析、追讨欠款方案等，这些环节都与应收账款的形成和回款直接相关。对上述环节的管控缺失，没有操作标准、没有跟踪检查考核，造成持续形成大量新的应收账款，同时已有应收账款随着时间的推移，回款成本及难度不断增加。
　　 三、加强建筑设计企业应收账款管理的措施
　　 应收账款直接影响企业的现金流，关乎企业的生存。因此加强对应收账款的管控意义重大。
　　 （一）增设应收账款管理岗位
　　 完善组织架构，增设应收账款管理岗位，并根据应收账款的规模及公司的现有人员情况，配备专职或兼职管理人员，对现有应收账款进行清点排查，并责任到人。通过责权利紧密结合的考核机制确保应收账款的高效清收。
　　 （二）建立客户信用管理机制
　　 市场经济是一种契约经济，诚信、共赢是市场经济健康发展的前提，对客户的信用管理，作为企业风险管控的重要内容之一，我们必须多方面洞察其信用水平，包括通过全国企业信用信息公示系统查询，通过银行、税务等窗口获取有关企业运营相关数据，通过第三者关系调查等等途径，深度了解客户及项目班子成员情况、资金来源及到位情况，以及项目可行等情况，建立客户筛选制度。 企业只服务于有资金能力、商业信用良好的客户，协同支撑，互惠共赢。
　　 （三）完善应收账款管理考核机制
　　 首先，明确清欠责任范围。各设计部门的欠款回收范围为各自管辖范围内的应收未收款项，接近或超过诉讼时效的欠款由财务部组织回收。清欠责任范围的划分每半年进行一次。
　　 其次，编制应收账款账龄分析表，并匹配相应的清欠办法。
　　 最后，建立应收账款责任追究制度，把应收账款纳入公司考核指标体系之中，明确责任人及考核奖罚标准，机制引领、制度保障。
　　 （四）加强应收账款的日常管理
　　 1. 提升管理理念
　　 首先，合同就是为厘清双方权利义务关系，具有法律效力。任何不履约的行为都是当事人的渎职行为。没有诚信，就没有合作的基础。合同约定的付款条款必须履行，否则就是合同条款的重大变更。
　　 其次，到期不能实现现金流入的应收账款，都是不良债权，其价值随着时间的推移持续递减。
　　 最后，对应收账款的管理一定是总经理一把手工程，资金管理与销售管理两手都要抓，两手都要硬。
　　 2. 建立健全合同管理制度
　　 项目启动前，双方必须签订合同。合同签订时，合同内容要反复推敲，考虑周全，明确规定预付款、进度款的拨付方式、时间、额度以及双方的违约责任及解决争议的方式。合同履约过程中，确保工程进度和工程质量，防止因违约造成回款的被动。如遇到困难或者违约，应即时向总经理汇报，同时通知法律顾问，启动合同变更或解除流程，合同变更后，当事人按变更后合同跟踪管控，即时履约。变革或解除的通知或回复应采用书面形式，并符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收。帮助发包方履行合同约定，培养客户的合作意识及遵守游戏规则的习惯。
　　 3. 加强应收账款的过程管控
　　 第一、实时反映应收账款的回款情况，建立应收账款台账，财务部门应根据合同编号设立合同收款台账，一个合同一个台账，对业务进展情况和款项收付情况一事一记，动态反映合同订立或履约情况，并随时通达业务部门核准确认。
　　 第二、业务经办人员要定期探访客户，电话催收或上门收款。對可能发生的收款风险，及时上报公司财务部和法律顾问。通过对发包人的日常拜访，结合审计、税务等多途径对债权方日常情报的信息搜集，随时掌握其财务运作状况，尤其要关注关键人物的动态，防止因关键人物变动，造成后续业务的不连贯性，影响回款。
　　 第三、 业务部门在每次收款的10日内与客户进行对账，甲方确认的对账结果要与会计资料一并归档。
　　 第四、公司在协助甲方或施工单位办理分部分项工程验收、图纸会审、定位放线、竣工验收以及项目评优等环节审批盖章的过程中，可以结合合同约定的付款条件，利用这些节点协助控制欠款回收。
　　 第五、 每月月初，召开月度经营例会，对应收账款进行质询
　　 总结上月应收账款情况，制定下月合同签订及回款计划;总结上月客户拜访情况，制定下月客户拜访计划;组织营销回款案例分享，打造重视回款的氛围，互相学习，提升回款效率。
　　 四、结语
　　 总之，有效权衡应收账款在提升效益与加大回款成本的关系，是建筑设计企业管理者面临的重大课题。用适度的应收账款放大经营规模，用规模效应提升企业品牌及效益，确保企业总体效益的提升，加强对应收账款的管理，我们始终在路上。
　　 参考文献：
　　 [1]曾庆霞.企业应收账款管理中存在的问题及优化对策[J].时代金融，2018（06）.
　　 [2]杨晓菲.某建筑设计公司的应收账款管理问题研究[J].科技经济导刊，2017（32）.
　　 （作者单位：威海市建筑设计院有限公司）
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