企业集团采购风险预控探析
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作者:肖世伟
[摘 要]随着企业技术的成熟、竞争的加剧，采购业务也被越来越重视。一是形成产品实体的原料绝大部分是外购，因此采购原材料质量的好坏在一定程度上影响企业产品质量;二是采购是降低企业生产成本、提升竞争力的重要手段。同时，随着业务的增加，采购的风险也逐渐显露，如何防控风险成为企业首先要面对的问题。
[关键词]集团;采购风险;企业
1 采购过程中存在的主要问题
采购人员在公司采购过程中通过营私舞弊谋取私利，导致采购价格虚高，具体表现为供应商开发较少、订单分配比较集中、采购物料以次充好，内外串通提高采购价格。甚至出现采购与出入库人员集体舞弊，在货物未收到的情况下虚拟入库与出库，通过开具发票套取公司资金等不良行为。
2 原因分析
2.1 采购制度不健全，缺乏考核办法
从制度建设来看，公司未建立或健全公开、公平、公正的招评标制度。招标过程流于形式，个别人权利凌驾于内控之上，导致招标结果被极少数人操控。由于缺乏独立的监督检查部门对业务的合规性进行检查，使得问责机制缺失，因而个别人存在侥幸心理，出现权力寻租。
2.2 缺乏有效培训或沟通，对采购业务认识不足
许多企业虽建立规章制度，但部分行业新进采购人员由于缺乏对本行业的了解以及市场价格调研，有时难免出现供应商占空子的现象。因对岗位职责和制度认识不足，甚至出现内外串通利用价格波动谋取私利。
3 加强企业采购风险防范措施
企业可通过建立一套公开、公平、公正的招标程序以及招标制度来获取供应商的信任，从而吸纳更多的优质供应商。
3.1 通过制度流程建设提前预防风险
3.1.1 完善招投标制度与流程
任何制度、流程的设计均应确保风险可控、运行高效。所以在公司设计招标制度以及招标程序时均要考虑这个前提。招标制度以及流程的设计要重点考虑以下三个因素。
第一，评标委员会成员多样化。为确保评标过程的合规性，成员的组成应该多样化，成员的选择应符合《评标委员会和评标方法暂行规定》。成员名单一般应于开标前确定。成员名单在中标结果确定前应当保密。评标委员会由招标人或其委托的招标代理机构熟悉相关业务的代表，以及有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的2/3，为提前预防法律风险以及保证评标过程的合规性，建议评标委员会成员中增加法务人员以及审计督察部人员。
第二，评标细则具体化。首先需明确技术标、资信标、商务标各自的权重占比，同时明确评价内容以及评分标准。评标办法是确定中标单位的关键，也是防止串标、围标的最后手段。市场上大多采用最低价中标法，该方法简化了定标原则，而且对技术简单、工艺成熟的材料或设备非常有效，避免了技术人员左右评分。但对于工艺复杂，有特殊要求的设备则大多采用综合评标法，则需从技术指标、性能、企业资信、价格等多方面评价。
第三，信息保密原则。评标委员会成员和与评标活动有关的工作人员不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况，评标之前所有评标小组成员需上交通信设备直至评标结束，防止评标小组成员泄露投标单位报价信息。
3.1.2 规范采购流程，强化管理
采购流程对集中采购管理具有重要作用，需要企业根據自身的运营模式及对物资的实际需求情况制定合理的程序。就一般采购流程而言包括6个步骤：制订采购计划、供应商入围及考察、询/比/议价、签订合同、交货验收、结算。公司在制定采购流程时要确保不相容职位相分离。
3.1.3 建立阳光透明的采购系统、加大审计监察管理力度
企业可以采取电子化/网络的投标方式，从创建采购项目、供应商评审、评标与定标、合同签订都在线上进行，建立阳光透明的采购系统。同时给予审计督察部开放监督检查权限，全过程监控开标、评标、定标过程以及后续工作流程，及时纠正采购过程中一切对公司不利的行为。
3.1.4 推行标准化合同、预防合同风险
第一，标准化合同的制定不仅可以防范因部分员工对合同条款的不了解带来的风险，还可以提升员工工作效率，降低员工内部沟通成本，提升企业形象，树立良好的商业信用。
第二，根据不同的市场地位制定不同的合同模板，有利于降低合同签订过程中的部分风险。采购合同模板的制定可考虑以下核心条款。比如结算条款，当月结算当月付款采用商业承兑汇票进行结算，当月结算次月付款采用银行承兑汇票进行结算，当月结算次次月付款采用银行转账进行结算，不同的结算周期以及付款方式在一定程度上会影响采购价格。防价格欺诈条款，合同期内乙方需确保合同价格为同规模及同期最优价格;市场价格降低时乙方须及时调整，否则乙方应按双倍差额进行补偿。
3.2 事中通过“入口”“出口”把控防范风险
3.2.1 “入口”风险控制
要做好事中控制必须把好原材料入库与出库关。入口主要包括供应商入库及原材料入库。
供应商入库环节，在采购系统合理设置合格供应商条件，在可能的情况下，供应商是否合格由系统自动审批。为减少围标可能性，首先要在招标公告中合理设定资格预审条件，防止通过倾向性条件限制其他符合条件的潜在投标人。对符合招标报名条件和最终中标单位可进行公示，引入社会监督机制。
原材料入库环节，入库人员应严格按照合同约定的品牌、规格、型号进行收货，对以次充好的材料进行拒收，同时对供应商进行处罚，不良记录计入供应商考评。采购记账环节，财务人员应根据实际入库的材料品牌、规格、型号与合同约定进行核对（不只是核对价格），检查是否一致，防止以高于合同价入账损害公司利益。价格监控，企业管理层应不定期组织不同部门的人员进行联合市场调研，以分析现有采购价格的合理性，对价格较高的商品应重新招标或与供应商谈判降低采购价格。 3.2.2 “出口”风险控制
原材料领用环节，生产人员必须根据BOM物料清单以及生产计划领用原材料，月末对原材料进行定期盘点，通过定期盘点核实原材料实际领用情况，结合产成品入库数量以及原材料定额耗用量以判断原材料领用数据的真实性。
原材料处置环节，应重点关注处置是否进行招标，处置价格是否合理，如果是呆滞品，应分析呆滞原因并追究相关人员责任，如是废料应合理分析损耗是否合理。
原材料付款环节，应重点检查是否按合同约定的付款节点以及付款方式进行付款，付款手续是否齐全，如付款方式由承兑支付改为银行转账支付，应考虑扣回票据贴息费用。
3.3 通过审计监督手段事后寻堵漏洞
审计督察对一个公司的健康运行不可或缺，在审计过程中应重点关注业务的真实性，以及制度、流程设计是否合理，运行是否有效，奖励与处罚是否落实到位。
3.3.1 检查业务的真实性
一个正常的采购业务流程通常是先签订合同，再由采购方下达订单，由销售方组织物流发货，采购方验收入库，再由销售方开具开票，购买方付款。要检查某项采购业务的真实性首先要看合同签订方、供货方、物流、资金流，开票方是否一致，如存在异常应做深入分析。当公司存在串通舞弊时，这些情况也可能出现一致。那如何发现这种串通舞弊的行为呢？结论是通过大数据分析，如存在串通舞弊内外联合虚开发票套取公司资金的行为，最终结果表现为成本虚高或成本结构不合理，原材料实际领用量远大于根据产成品入库计算的定额耗用量。还可能表现为材料损耗远大于正常损耗，废料处置没有对应的收入。
3.3.2 检查内控的有效性
评价内控有效性，一般看制度、流程设计是否合理，运行是否有效，可从以下角度进行思考。该制度、流程是否包含奖惩机制，是否有利于调动员工积极性，释放员工活力。是否对所有业务流程进行了相应规范，如存在漏洞，应尽快新增或修改制度、流程。检查业务运行过程中是否存在越权审批，是否存在权力凌驾于内控之上，是否存在串通舞弊的现象。
3.3.3 奖励与处罚通报
要树立制度的权威性以及执行的刚性，奖罚措施就必须落实到位，并以新闻通报的形式在集团内网进行通报。树立好的典型，同时对不合规行为以处罚通报的形式进行警示，情节严重的移交司法机关。
参考文献：
[1]祁继红.企业采购风险管理研究综述[J].现代商贸工业，2018，39（19）：37-38.
[2]贾鑫.规模型企业集中采购風险控制研究[J].中国市场，2017（33）.
[3]刘竹芬.企业物资采购风险分析及防范措施探析[J].中国市场，2020（9）.
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