如何有效提升国有企业职工档案管理水平
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作者:付思宙 余耿民
国有企业职工档案管理是企业人力资源管理工作的基础工作，通过加强人力资源档案管理工作，可以促进企业职工价值的发挥。在当前国有企业深化改革的大背景下，提升人力资源管理水平也成为了改革的重要目标。而要达到这一目标，就必须要先加强职工档案的管理工作，以便为人力资源优化配置提供基础保障。
职工档案管理工作是一项考验人力资源管理者细心和耐心的工作，不仅需要做好每个职工的信息采集和录入，还需要进行系统的分类管理，以确保人事档案在后期的调取和管理工作中可以高效运行。新世纪以来，档案管理也逐步进入了信息化的时代，这极大的提高了档案管理工作效率。但是对人力资源工作者的专业能力也提出了更高的要求。因此，如何通过有效的手段，加强职工档案管理水平，以促进和提升现阶段国有企业人力资源管理的整体实力，成为了当前档案管理工作者研究的重要课题。
加强国有企业职工
档案管理的必要性
是保障职工基本权益的客观需求
国有企业职工的人事档案记录着员工的个人经历、工作作风，是员工工作记录的凭证、依据，也是企业招聘新员工是的重要参考内容。职工在企业内办理各种手续时也都需要用到自身的职工档案。例如职工工作变动、医保、继续教育培训、职称评审等。职工的档案是审查核实个人工作履历最直接最关键的凭证，人事档案具有法律效应，其对于每一个职工而言都很重要，因此这些档案内容必须严谨准确。如果档案管理出现遗失、错漏等问题，很容易影响职工各种权益。进而影响他们的正常工作，不利于企业的稳定团结。
是提升企业人力资源管理水平的基本手段
在任何企业的运行过程中，人员的流动和岗位变动都是正常情况，都是为了更好的发挥职工的内在价值，促使其为企业创造更多的经济效益。所以，为了充分发挥员工的内在价值，就必须要加强人事档案管理，这样才可以在企业进行人力资源再配置的过程中，根据最真实全面的职工信息，进行人员调配，以确保企业内部人力资源的配置最优化。从另一个层面来说，因为这些职工档案需要记录职工进入企业后的工作表现，某种程度上也是对员工行为的一种约束，可以监督和记录职工的职业操守，为企业人力资源管理工作带来更多方便。
国有企业职工档案
管理工作中存在的问题
档案管理工作理念落后，流程繁琐
长期以来国有企业内部一直存在着少做少错的工作心态，基于这种原因，所以很多工作人员都缺乏对工作的热情、积极性，也缺乏学习和创新。在档案管理工作中表现的尤为明显，许多人事档案管理工作人员墨守成规、疏于学习，秉持着干好干坏一个样，工作只求过得去的心态来工作。墨守成规造成了档案管理工作的工作理念的落后。在部分工作人员看来，档案只要不丢失、不外泄、做好分类也就足够了，完全没有意识到到在新时期新形势下，仅仅做到这些是不够的。并且，仅做到这种程度还会让部分工作人员感到疲于奔命，这主要是因为档案管理工作流程比较繁琐。经过了十几年的累积，许多国有企业的档案都已经积累了满满的几箱甚至几个屋子，这些纸质档案部分还未进行信息化处理，所以整理、储藏和查询都是很不方便的。对工作人员来说，如果查询以前纸质的旧档案，还要提前预约，如果不提前预约，很难在短时间内调出档案，总之就是整个调取档案的流程非常繁琐耗时。
信息化建设程度不高
目前，部分国有企业内部的职工档案管理工作中，还存在着信息化建设程度不高，人事档案信息化录入不及时等问题。例如部分企业还在采用纸质档案的管理方式，这种传统的档案管理方式比较简单，但是随着时间的推移，档案数量越来越多，不便于调取，纸质档案老化、受潮等问题时有发生。这些档案一旦损坏，就无法重新修复了，会给企业人力资源管理工作打来极大的不便。另一方面，对于已经采用信息化技术进行档案管理的企业，信息化建设程度不高，导致整个档案管理系统功能少、结构不合理、安全性差，信息调取程序繁琐等问题依然突出。低水平的档案信息化平台，无法充分发挥信息化管理的优势，不利于提升档案管理水平和人力资源利用率。
档案管理人员自身素质问题
国有企业的档案管理工作其实是一门专门的学科，很多高等院校也都开设有档案管理这一学科。但是由于历史原因，部分国有企业内的档案管理工作人员，并没有接受过专业的档案管理教育或继续教育，工作中缺乏专业素养，没有先进的的档案管理理念，无法应对信息化浪潮下，档案信息化建设的基本需求。其次，由于部分企业长期以来，对职工档案管理工作不够重视，所以，从事人事档案管理的工作人员，在工作态度上也缺乏严谨的工作态度。须知道，有时候一字之差，便是天渊之别，会对职工的升迁和职称评审等造成巨大的影响。
加强职工档案管理的有效途径分析
创新和改革档案管理方式
档案管理水平的高低会直接影响国有企业人力资源的管理水平，进而影响企业的经济效益。因此，我们必须摒除落后思想，加强学习和创新，结合工作实际情况，对档案管理工作方式和工作理念进行创新和改革。首先，可以组织在职人员加强继续教育的培训，学习先进的档案管理技术，并结合企业实际情况进行吸收和调整，在工作中进行应用。其次，要引进优秀的青年档案管理人才，激发团队活力和创造力，企业档案改革工作注入新鲜血液。最后，要树立以人为本的档案管理理念，不断完善档案管理与服务工作。
建设档案管理信息化平台，提升信息化水平
在建设档案管理信息化平台的过程中，首先，我们应该加大部门投入，确保资金充裕，可以购买质量合格的计算机产品和软件产品。其次，在平台建设的过程中，我們需要购买正版软件，以确保软件的运行稳定。对于需要信息化定制服务的，必须要选择那些行业内口碑好的供应商。最后，应该组织档案室工作人员进行集中培训学习，让他们熟悉设备的操作和应用软件进行信息处理和档案分类保存的流程，将档案进行更为细化的分类，妥善保存。
加强职业技能和职业道德培训
新时期的档案工作人员必须要具备三点基本需求，第一就是要有很强的档案管理知识理论和和实践能力。第二就是要了解计算机技术，能够操作和运行信息化平台。第三就是要具有良好的职业道德和法律意识，可以保障档案管理工作的保密性。企业应该针对这三个方面加强对于档案管理人员的培训力度。加强档案管理知识理论培训，就是要求员工可以学习最新的管理理念，以便应用到自身工作当中，加强创新，提高工作效率。加强计算机技术培训，是为了让员工适应新时期新环境下，档案信息化建设带来的挑战，从而可以从容的应对日常工作中操作电脑操作网络等需求。另外，要定期开展思想教育工作，增强员工的使命感、责任感以及法律意识，确保他们在实际工作中可以禁得住诱惑，不会为了利益，将档案外泄或篡改。
总之，提升人力资源管理水平是提升企业管理水平的重要内容，而加强企业职工档案管理是提升人力资源管理水平的基础。在市场竞争日益激烈的今天，国有企业必须充分认识到职工档案管理工作的重要性，积极采取多种手段，加强职工档案管理系统建设，努力提升自身人力资源管理水平。只有这样，才能更好的发挥职工的作用，提高人员利用率，为企业创造出更多的价值和提升企业的核心竞争力。
（抚州市土地储备中心）
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