改革创新 提升管理类档案管理水平

作者:未知

  【摘要】本文阐述了档案的价值,结合管理类档案的特点及工作实际,详细介绍了管理类档案的收集、电子文件的归档、核对、整理、装盒、上架的全过程,并对管理类档案的改革创新进行了总结和设想。
  【关键词】管理类档案;价值;收集;整理;改革创新
  一、档案的价值
  油田档案资料是油田50多年的创业史、成长史和改革发展历程,见证石油人为中国石油奋发进取的重要过程和重大历史事件,是油田公司各个工作方面、各个环节真实状况的反映,是扩大生产、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭据。档案资料是企业形象的载体,是企业经营智慧和发展思想的结晶。档案资料作为生产要素,是企业长远发展的基础资源和无形资产,对于维护企业合法权益、提高企业核心竞争力、促进国有资产保值增值具有不可替代的重要作用。
  管理类档案是所有档案中涉及单位最多、涉及内容最广、涉及业务最杂的一类档案。涉及厂长办公室、人事科、计划科等多个机关科室,涉及人员的任免、各种表彰、本年的工作总结及明年的工作计划、各种统计年报、通知、通告、职代会的材料等多种内容,涉及油田生产、经营、科研、纪检、安全、培训、人事、党建、工会、女工等多项业务。
  二、管理类档案的收集过程
  (一)管理类档案的收集。首先与各基层单位的兼职档案员进行沟通交流,按照《中国石油天然气集团公司档案管理手册(2014版)》的归档要求,找出与管理类档案有关的内容进行学习,如:题名,要言简意赅,人事的任免、职称评定等涉及人的档案应在标题注明人名,没有人名的必须加上;年度,跨年度的请示与批复,应填写批复年度;统计报表、预决算应填写针对年度;法规性文件应填写公布或批准年度。每年的年初要求兼职档案人员及时做好归档文件、资料移交的充分准备工作。在归档过程中,要全程跟踪,从OA系统归档到档案系统、保管期限的确定、密级的确定、题名的规范、电子文件的上传、归档提交等环节,进行实时答疑,确保录入数据规范,上传电子文件准确。
  (二)电子文件的归档。归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移,电子文件应经鉴定、整理、审核后归档,采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交,压缩的电子文件应当解压后移交。文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
  三、管理类档案的整理
  (一)管理类档案的核对。首先对归档单位归档移交的实体档案,与系统的条目数据进行核对,再对上传的电子文件,一页一页进行校对,还应当对电子文件数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验。对发现的问题,如题名不完整、电子文件重复、保管期限不合适、电子文件上传错误等,及时进行整改。以确保实体档案与电子档案的统一。
  (二)管理类档案的整理、装盒、上架。管理类档案是以件为单位保管的档案,先以一定的顺序(时间、文件编号等)在系统中生成档号,再用标签打印机打印出二维条形码,把二维条形码黏贴于纸质资料的左上角。纸质档案二维条形码黏贴好之后,纸质档案按档案号的顺序装入档案盒中,并在系统中进行装盒,然后打印盒脊背标签,把盒脊背标签黏贴到档案盒上。
  四、管理类档案的改革创新
  (一)二维条形码的改革创新。过去的二维条形码的标签字很小,看起来容易看错,查找起来也不方面。为了提高利用率,现在改用新的二维条形碼,字比较大,看起来清晰明了。
  (二)脊背盒的改革创新。过去的脊背盒的标签字很小,看起来容易看错,查找起来比较慢,给快速借阅带来了一定的困难。现在用的新的脊背盒的标签字比较大,看起来清清楚楚,查找起来非常容易。在做好日常档案收集、整理、归档工作的基础上,对我厂的管理类档案用新的脊背盒标签进行了黏贴。重新整改后的档案盒既美观,又容易查找。借阅人员看到排列整齐的档案,一个个赞叹不已。
  (三)管理类档案的数字化。一是将1999年前的扫描历史电子文件与E6系统进行核对,确保档号和题名正确,针对其中卷内件的电子文件,根据实际情况加入了序列号,完善了卷内件电子文件题名,按卷做好备份。二是2000年至2010年未挂接E6系统的电子文件。先从新疆油田公司2.0档案系统中下载后,再在E6系统中将电子文件一对一挂接。最后与新疆油田公司2.0档案系统中的电子文件逐一核对,按标准整理备份,确保电子文件数量、容量、档号和题名正确。三是针对2010年以后有备份的电子文件,再次核对数据,根据档案的归档日期,按年份进行标准整理,确保无误后按件备份。
  (四)管理类档案的未来发展。近年来,库藏档案数字化备份工作更为精进,档案管理已经由实体管理向实体与电子化双重管理的方向转变,今后档案管理将逐渐转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心。
  【参考文献】
  [1]中国石油天然气集团公司档案管理手册(2014版).
  [2]电子档案移交与接收办法.
  [3]新疆油田公司档案资料利用管理规定.
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