信息化背景下的档案工作

来源:用户上传      作者: 农燕玲

　　档案工作信息化大大降低了档案管理的工作强度，提高了档案管理的工作效率。然而，改革开放以来，我国政治经济新形势也对档案工作带来了若干方面的冲击。在效益优先的发展原则的支持下，在市场价值的渗透下，档案工作信息化建设，引发了原始档案的形成者、档案工作者和档案利用者等各行为主体之间新的经济利益关系，最为明显的是知识产权问题。随着社会转型的深化，人们日益关注复杂的利益关系状况及其协调，强调实现科学发展，建设和谐社会。“认识利益关系，最终目的是有效地协调利益关系”。“利益关系的有效调节才能使中国发展的关键阶段成为黄金发展时期”。因此，在档案工作信息化背景下，档案工作的各主体经济利益关系及协调机制应引起档案理论和实践工作者的关注。
　　
　　一、经济利益冲突的成因及具体表现
　　
　　自有文字形成以后到现代媒体技术出现之前，无论载体形式如何变化，人们都是通过直观方式获取信息，档案工作的理论和方法也是以此为基础而确立的。随着缩微技术和音像制品的出现，人们需要借助仪器设备读取信息，档案工作的对象范围有所扩大，机读档案相应而生，但其仍属于辅助部分，并未给档案工作带来根本性变革。在传统的档案信息服务中，利用者的借阅、使用、复制等行为都要同档案机构发生直接关系，在支付作者报酬、支付服务费用等方面可以遵循既定的操作规则，达到保护知识产权所有人合法利益的目的。
　　信息化的发展使人们的工作方式发生了根本性变化，工作中产生的大量信息，以数字化的编码、程序化的数据库、电子化的信号等形式存在，档案工作相应建立起数字、电子、媒体等现代信息技术体系，在这种体系中，一方面要建立全新的现代化档案工作模式，实现信息资源的共享；另一方面要保护传统档案成果，做好知识产权的保护工作。这就必然带来社会各主体利益的分化与冲突。在分化过程中，由于我国与之相适应的政治体制与文化体制建设相对较慢，社会治理机制难以适应处置各种利益矛盾，使矛盾和冲突构成了体制转型中的社会和谐问题。在档案信息化建设过程中，这种矛盾凸显在信息资源共享与知识产权保护之间。
　　（一）对于原始档案信息形成者来说。作为原始知识创造者，网络化、数字化技术使他们难以控制自己的智力成果被非法传播和使用，作品未经许可便被制成多媒体、数据库，被传播机构非法复制，使他们的无形资产得不到恰当的保护。数字化档案的特点是知识密集性，在进行有偿服务和价值认定时，如果按照传统的有形商品计价原则，他们的权益将会受到损害。档案信息包含大量基础研究成果，往往没有明显的经济效益，但利用者通过这些成果转化成增值产品后，其经济效益就会大大增加，但原始档案信息形成者却没有应得的利益。
　　知识产权是一种财产权。作为知识产权所有者的公民或社会组织，在自身和知识产权被他人利用时，都应获得相应的经济报酬。但是在实际工作中，对于档案信息化而言，因档案信息产品而产生的经济效益更多地落在信息传播者和加工者，甚至是参与者的手中，原始档案信息形成者的经济利益实际上难以得到有效保障。随着知识产权保护意识的不断加强，原始档案信息的形成者也逐步开始认识并开始争取自身应得的经济利益，这是档案工作信息化中知识产权利益关系方面出现的较为突出的问题。
　　（二）在档案工作者这一方面。在信息化工作中，档案工作者承担着信息整理、传播等具体的职责，发挥着档案信息由管理到开发利用，由具有价值到实现价值的纽带作用。档案工作者涉及的知识产权的利益关系由两方面构成：一是开发、编排档案信息过程中与档案形成者之间就知识产权的问题而发生的利益关系；二是在档案信息化工作中，以网络、数字等形式提供档案信息资源服务中与利用者之间就知识产权问题而发生的利益关系。
　　作为工作的职责，档案工作者有义务加快信息化进程，促进信息资源的流动，实现为社会服务的目标，但要面对信息化进程中知识产权认定和处理与原始档案信息形成者的经济关系的难题。网络空间是一种只能感知的存在，在网络的空间里没有中心，没有集权，利用者使用很难得到有效的控制。这个特点造成了档案工作者不能成为有效控制和管理档案信息的实际困难，使档案利用者的行为无法得到认定，也很难追究其应当承担的经济责任。档案工作者在信息化过程中进行的创造性智力劳动，同样享有知识产权，但是传统的档案管理思维方式常把这种智力劳动单纯地视为档案工作者的职责所属，很少重视档案工作者应当享有的经济报酬，档案工作者积极性无法调动，其工作进展与信息化要求相差甚远。
　　（三）对于档案利用者来说。利用者需要的是健全的社会信息服务体系，尤其在利用档案信息进行文化学习、科学研究等目的时，认为除设备配置、上级网收费之外，不应当再承担额外的经济负担。使用原始成果进行再生产的利用者们，反对对档案信息的利用进行严格的限制，以使他们能合法地利用现有的资料、数据和成果进行信息增值生产。同时，由于他们所进行的再生产过程中具有一定的成败风险，所以在投资趋向上更乐于减少成本投入，结果是回避知识产权中的经济关系，大量使用不可控制的网络资源，引发实际问题；对于成功的信息增值生产者来说，新的产品信息，一旦形成档案并纳入信息化的系统，他们的身份就转变成为了产品作者，要反过来维护知识产权，要求保护自己的利益。档案工作信息化目的虽然是为了完善社会网络服务体系，实现国家信息化的总体目标，但在使用网络资源尤其是档案这种特殊的信息资源的时候，档案利用者使用非常规或不正当的使用方法，包括：引用和复制档案信息内容且侵犯了档案形成者应得利益所造成的与档案形成者之间的知识产权保护问题，不恰当传播或使用档案工作者提供的档案信息造成的与档案工作者之间的知识产权利益关系问题等。
　　
　　二、档案信息资源共享与知识产权保护的对立统一关系
　　
　　综上所述可见，在档案工作信息化和知识产权保护中，档案信息的形成者、工作者、利用者之间是一种相互影响、错综复杂的关系，档案信息资源共享和知识产权保护是社会发展的两个方面，二者既对立又统一。档案开发和提供工作要求最大限度地开发档案信息资源为社会服务。而保护知识产权对属于知识产权的档案利用范围、程度和时间等方面有一定的限制和矛盾。现实中保护知识产权在某一程度上制约了档案信息资源的共享范围，影响了档案信息资源共享的时间，但保护知识产权又促进了档案信息资源的共享。一方面保护知识产权有利于发挥科技的先导作用，有利于规范市场竞争行为，有利于开展科技的协作，使人们在一个公平、合法、有序的法律保障条件下共享人类的财富；另一方面保护知识产权制度在保护知识产权的同时也赋予产权人一定的义务，即将成果运用于实践之中，使之产生社会效益的义务，其目的仍然是为了实现档案信息的共享。这是引发知识产权经济利益关系的根本原因。知识产权代表的是个体利益，是私权的一种，参与文化活动则是宪法赋予公民的基本权利，是公权的一部分。在积极推进档案工作信息化的进程中，信息拥有与使用中的利益矛盾日益突出。《中华人民共和国档案法》赋予档案所有者公布档案的权利和限制利用的权利，目的在于保护国家和个人的利益，但过分强调个人利益，必然会影响档案信息开发利用，影响社会公众获取档案信息的正当权利。因而《档案法》第19条又明确规定：“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”，第20条规定：“可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及在关机关、团体、企事业和其他组织保存的档案”。《档案法》以法律的形式规定了档案所有者的义务，既保障他们享有的知识产权，又防止了不正当的知识垄断，使得档案信息能广泛传播，充分发挥其效益。

　　
　　三、完善平衡机制，协调档案工作信息化中的经济利益
　　
　　《档案法》对档案的知识产权保护，充分尊重档案所有者的权利，保护其不受侵犯，但也对权利的行使进行必要的限制，防止滥用权利，形成对公众和国家利益的损害。我们完全赞同知识产权以保护作者利益为核心，但切不可忘记知识产权保护不仅是对作者的报偿，而且是对促进社会文化发展的激励。所以，建立完善知识产权保护与信息获取之间合理的经济的平衡机制，是解决好上述问题的关键。因而，应采取必要的方式协调、规范各主体的经济利益关系。
　　（一）公共利益与私人利益之间的平衡应是档案工作信息化进程必须维系的基本原则。公共利益是每个公民应享有的基本权利，档案工作信息化中，应明确区分公共信息和有偿信息，并在网上公布时予以标明。对属于公开、公众的尤其是具有明显社会和经济效益，能够促进社会科学、文化发展的成果，要无偿地提供给广大利用者，不能设置附加的收费协议或收费程序，侵犯公众的合法利益。档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，对国家和社会有保存价值。为了保障国家知识安全、维护档案的完整，必要时，国家可以通过适当的报酬或补偿使档案所有者放弃部分权利。对拥有知识产权的档案信息，要核定有偿使用的标准，明晰各方的经济责任和义务，设置相应的计费、付费和审计程序，保证公平合理的经济运行秩序。为了激励社会文化的发展，要明确授予社会公众获取正当利益的权利。在档案事业领域，无论是原始档案作者还是档案工作者，产生的凡是属于知识产权保护范畴的智力劳动成果，都应当明确其知识产权应有的精神利益和物质利益，要赋予他们监控和跟踪知识产品的权利、自主使用或享有产品利益的权利、参与信息化管理的权利、消费或根据使用流量获取报酬的权利等。
　　（二）发挥档案部门的宣传教育作用，引导各方共同维护经济关系的平衡。在这个环节中，档案部门担当着协调原始档案形成者与利用者关系的重要角色，其运行状态与效率直接影响到工作目标是否可以实现。档案部门要发挥宣传教育作用，在公众中树立起尊重知识产权的意识，营造一种不同利益团体所认可的良性的利益平衡关系。同时，让利用者认识到实现当前知识产权者的利益，可能就是在维护今后自己产生的智力成果的利益。
　　（三）完善档案立法中的知识产权保护条款。目前我国档案法律法规中，知识产权保护方面的规定仅在《中华人民共和国档案法实施办法》第26条提到：“利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。”这种无具体内容的规定已经不能适应形势发展的需要了。为了更好地实现法律许可范围内的档案信息资源共享，同时也能合理地保护原始档案形成者、档案工作者、利用者的利益，必须健全档案法制，创造良好的档案知识产权法制环境，尽最大的努力实现各主体经济利益的平衡，促进档案事业健康发展。

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