浅谈项目管理在高职院校信息化工作中的应用

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　　[摘要]高职院校信息化工作的管理中，传统的部门管理模式已经暴露出种种弊端。随着高职院校信息化建设的全方位开展，项目管理被引入到高职院校的信息化工作的管理中。高职院校在信息化建设工作中，采用项目管理模式，促进其信息化建设工作的高效率的开展，迅速提高了学校的综合办学能力。
　　[关键词]项目管理 高职院校 信息化
　　
　　作者简介：汤丽丽（1977-），女，讲师，江苏新沂人。主要研究方向为项目管理。
　　
　　项目管理(Project Management，PM)是目前在社会上和企业界都引起人们广泛关注的热点问题。项目管理最早应用于工程建筑业，20世纪七、八十年代，项目管理被广泛应用到各个领域。项目管理是对项目进行科学和规范化管理的一种理论和方法论体系，是现代管理学科中一个重要的分支，通过一个临时的专门的柔性组织，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。与传统的部门管理相比，项目管理更加注重综合性管理，有严格的时间限制。在高职院校信息化建设工作中引入项目管理，对高职院校信息化工作的开展必将带来较大益处。
　　
　　一、高职院校信息化工作传统部门管理模式的弊端
　　
　　随着信息化技术的发展，高职院校也在积极地进行信息化建设，包括课程多媒体资源建设、各种辅助系统设计、学校必备的软硬件系统配置、教师的信息技术培训、学校的教育信息化科学研究等，以此提高学校的综合办学能力。但从目前现状来看，高职院校的信息化建设工作多由学校的某个职能部门独立承担，在管理中存在不少问题。突出表现在以下几个方面：
　　（一）职能部门工作任务复杂繁重。高职院校在信息化建设工作中，往往缺乏必要的工作分解，通常是由一个职能部门（现教中心）负责全学校的信息化建设工作。虽然各项信息化工作有相通之处，但在具体建设中却有很大的不同，这就造成现教中心的人员工作范围过大，工作不容易分解，工作复杂性较高，缺乏规范性和具体性，甚至出现工作推诿现象，造成建设工作无法顺利开展，无法按时完工。
　　（二）缺乏合理高效率的建设团队。高职院校在实施信息化建设工作中，往往不是组建一支高效率的团队去完成工作，而是由课题申报人负责某项信息化工作的建设。这就造成，如果是技术人员申报，在课题建设中技术力量强，但学科知识不足；如果是代课教师申报，则专业知识有保证，但技术力量不行。最终不论是哪一种情况，课题的建设都不可能取得最好的效果。
　　（三）工作考核机制不完善。由于高职院校在信息化建设工作中，人员分配不合理，工作目标不明确，直接造成整个信息化建设工作的考核机制不完善。参与建设的人员，对自己的工作任务不明确，没有分配到个人的具体的工作任务，这就使得在工作开展过程中，工作拖沓，互相推诿的现象时有发生，工作效率很难提高。即使是出现事故，由于没有明确的工作考核依据，也造成处罚上无章可循，无据可依。
　　
　　二、高职院校信息化工作引入项目管理的理论基础
　　
　　基于高职院校信息化工作传统部门管理模式的种种不足，“项目管理”的概念被引入到高职院校的信息化建设工作中。项目管理是以系统管理的方法，通过临时性的专门的柔性组织，对项目进行高效的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的优化。所谓实现项目全过程的动态管理，是指在项目的生命周期内，不断进行资源的配置和协调，不断作出科学决策，从而使项目执行全过程处于最佳运作状态，产生最佳效果。项目管理的全过程贯串着系统论的思想。项目管理把项目视做一个完整的系统，依据系统论“整体分解综合”的原理，将项目分解为许多责任单元，分别由责任者按要求完成目标，然后经汇总、综合形成最终的成果。同时项目管理的组织具有特殊性。其特殊性表现在：⑴项目本身是一个组织单元，参加者围绕项目来组织资源。⑵项目管理的组织是临时性的。项目终结了，其组织的使命也就完成了。⑶项目管理的组织是柔性的。它打破了传统的固定建制的组织形式，根据项目生命周期各个阶段的具体需要适时地调整组织的配置，以保障组织高效、经济地运行。⑷项目管理的组织强调协调控制职能。项目管理组织结构的设计必须充分考虑到有利于组织各部分的协调与控制，以保证项目总体目标的实现。项目管理的方式是目标管理。由于项目涉及的专业领域大都十分宽广，项目管理者无法成为每一个专业领域的专家，因此现代的项目管理者只能以综合协调者的身份，向被授权的专家讲明承担工作的责任和意义，双方协商确定目标以及时间、经费、工作标准，此外的具体工作则由被授权者独立处理。同时，管理者经常与被授权者交流信息，保障在被授权者遇到困难时给予及时、有力的支持。
　　高职院校信息化建设工作中的项目管理是指由高职院校的教职工，利用现有的各种资源，运用系统的观点、方法和理论，对各个信息化建设项目，如多媒体资源建设、各种辅助系统设计、学校必备的软硬件系统配置、教师的信息技术培训、学校的教育信息化科学研究等涉及的全部工作进行的有效管理。从项目的决策到项目目标的实现，对整个过程进行计划、组织、协调、控制和评价。
　　高职院校信息化工作项目管理是管理的新思想和新技术在高职院校信息化管理工作中的有效结合。具体体现在以下几个方面：
　　（一）加强管理思想的现代化。高职院校信息化工作项目管理必须从高职院校这个系统的整体出发，研究高职院校内部各要素及系统的关系，并考虑高职院校外部环境对高职院校内部造成的影响。
　　（二）促进管理手段的现代化。在现代高职院校信息化工作的项目管理中，要大量使用计算机技术等现代管理手段，并使之与项目管理者的经验、决策有效地结合起来，实现定量分析与定性分析的结合，体现管理过程的自动化、系统化和网络化，以确保高职院校信息化工作项目管理的科学性和有效性。
　　（三）实现管理组织的现代化。现代高职院校信息化的项目管理，充分体现以人为本的理念，并根据这一理念对组织形式进行有效设计，采用开放的系统模式，通过制度建设来规范组织行为，确定组织的功能和目标，从而提高项目组织的工作效率。
　　
　　三、应用项目管理加强高职院校信息化工作
　　
　　（一）通过分解项目调度工作
　　高职院校管理者可以把学校信息化方面的重大工作立为项目，分解给一个个项目团队去完成。这样可以使工作范围清晰，工作容易分解，工作的透明度、规范性和具体性增强。同时围绕项目来组织资源，减少资源配置的冲突和矛盾。在高职院校信息化进程中可以从以下方面分解项目：（1）多媒体资源整合。包括多媒体课件制作、网络课程、教育主题网站、教学录像带、视频资料、幻灯投影片等教学资源的制作开发。（2）各种辅助系统设计。包括高职院校教育网站、整合学习系统、辅助测试系统、教育资源库、视频点播系统以及各种信息管理系统等的开发。（3）必备的软、硬件系统配置。包括数字化校园建设中的软硬件采购，网络规划，施工，应用调试，维护等工作。（4）教师信息技术培训。负责全校的教师信息技术能力的提高和信息素养的提升。（5）教育信息化科学研究。这方面的项目往往和上述其他项目融合在一起，在一些实践项目完成的过程中开展行动研究，发现一些规律，获得某些结论，并对实践有所修正。值得一提的是，不断开展信息化工作的评价活动，能够更好地引导高职院校信息化工作的方向，建议作为高职院校信息化工作的常规项目开展。
　　（二）不断优化项目团队的组织方式
　　项目团队一般有核心团队和扩展团队之分，项目团队的组织往往是临时的、柔性的，因此强调协调控制功能。对于高职院校教育信息化工作，信息技术组作为理所当然的核心团队而存在，学科教师则作为扩展团队存在。不同的项目可能需要不同的学科教师或者管理人员加入以提供互补技能，因此扩展团队的成员根据项目柔性组织，团队内部的资源配置和分工合作随项目而适时调整，其中，信息技术教师作为专业人才在每个项目中要尽量发挥其专业才能，充分承担规划、协调、沟通、控制以及必要的培训、合作学习等工作。其实，在很多高职院校中自发成立的“课件工作室”即具有项目团队的雏形，往往由1个或多个信息技术教师发起，吸引有兴趣的学科教师加入，形成一个开发团队，承接各类多媒体课件制作任务。技术优势和学科优势的互补结合在实践中自然而然地发生着。这样的优势很明显。核心团队和扩展团队柔性组织，既可以增强信息技术教师的责任意识和工作积极性，又可以吸纳学科教师参与到信息化教学改革中来。事实上这为教师提供了更多专业发展的机会。在高职院校项目管理过程中，每一个教师在参与高职院校的各种项目工作的同时，又可能掌管着一个或数个高职院校项目的进程，教师在不同的项目组织中承担着管理者或被管理者的角色，这将有利于调动学科教师进行信息化教学改革的积极性，有利于全体教师信息素养的提升。团队运作将带来人们更多的参与、受到更好的培训、更强的合作、更多的组织绩效。信息技术工作者和学科教师分工明确，协调更为流畅，优势互补，能够极大地提高信息化工作的质量和效率。
　　（三）加强目标管理方法的应用
　　在项目管理方法中，追求项目目标的实现是所有工作的终极指向，因此，目标管理是其重要的方法之一。目标管理，是在一定时期确定目标，再分解目标，落实到各层次，各单元和个人，然后分别实施，严格考核的一种管理方法，它既是项目执行中计划和控制的手段，又是一种激励员工或评价绩效的工具。它包括这样一些内容：清晰地定义项目目标，围绕目标制定计划，围绕目标配置资源，定下完成项目任务的期限，根据目标对项目执行过程追踪查询，等等。在高职院校信息化工作中，采用目标管理的方法，一方面通过目标控制将很大程度上避免工作拖沓、质量含糊，目标不清，互相推委等现象，使得工作效率提高；另一方面，提供了一个有效的绩效考评机制，对信息化工作的考核也相对透明，有章可循，有据可依。
　　
　　参考文献
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　　[2]曹梅，项目管理：学校教育信息化的可行途径，教学与管理，2007，2
　　[3]张洪华，学校管理的实施程序，教学与管理，2006，6
　　[4]劳帼龄，李维群，谢永康，关于学校项目管理问题的探讨

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