基于COSO内部控制框架的资金安全管理优化探析

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　　 摘 要：烟草行业非常重视资金安全管理工作，但受限于管理模式、管理手段、人员素质的因素，资金安全管理仍存在不少问题。本文从COSO内部控制框架5要素（内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督）入手，分析益阳市烟草公司资金安全管理存在的问题，探析资金安全管理优化措施。
　　关键词：内部控制;框架;资金安全管理
　　 烟草行业资金存量高、现金流量大、周转速度快，采取有效措施加强烟草行业货币资金管理，保证货币资金安全尤为重要。近几年烟草行业发生的哈尔滨卷烟厂财务人员挪用公款案、德州烟草公司携款潜逃案都给我们的资金安全管理敲响了警钟，资金安全管理成为烟草行业企业管理的一项重要课题。
　　 一、益阳市烟草公司资金安全管理现状
　　 1.益阳市烟草公司资金管理模式
　　 益阳市烟草公司实行资金集中管理，形成了“统一销售、统一收款、预算管理、备用金制”的资金管理模式。即全市系统卷烟销售收入统一存入指定的市公司本级账户，县级分公司仅保留基本存款账户，并设工会、食堂专户，用于日常经营开支结算，每月按需向市公司本级申请拨付资金。这种模式有利于强化资金控制，避免资金占用，实现资金的有效运转，但对市公司本级的资金规划和调控能力提出较高的要求。
　　 2.益阳市烟草公司资金结算方式
　　 益阳市烟草公司已基本取消现金结算方式，统一实行电子结算。在卷烟货款收入方面，益阳市烟草公司采用全省系统统一卷烟营销平台，采用零售户主动付款的“跨行支付”和烟草公司主动扣款的“在线代扣”两种结算方式;在款项支付方面，益阳市烟草公司所有支付均由经办人员录入财务报销系统，经过资金监管系统的审批后通过网上银行完成支付。益阳市烟草公司资金结算方式规范了结算流程，减少了人为干预，同时对电子结算的环境提出了很高的要求。
　　 二、益阳市烟草公司资金安全管理的问题
　　 1.內部环境方面
　　 内部环境是企业内部控制建设与运行的载体，是其他内部控制要素的基础，决定了企业的基调，影响员工的控制意识，企业在建设内部控制机制时，首先要诊断与完善内部环境。益阳市烟草公司在内部环境方面面临的问题有：
　　 资金安全管理的重视有待加强。益阳市烟草公司领导在会议等各种场合强调资金安全管理的重要性，但是没有形成制度规定，也没有下发操作性指导意见，无法形成重视资金安全管理的企业文化，即使关注到财务制度的建立、支付流程的完善，也未从执行层面对制度和流程进行检验，发现执行中存在的问题。
　　 企业资金安全管理制度有待完善。益阳市烟草公司关于资金管理的制度有十多个，但是整体的关联性差，不成体系，且部分内容未及时更新已不适应实际工作需要，而市县两级的工会、食堂、党支部在资金管理方面的制度均为空白。
　　 2.风险评估方面
　　 风险评估是内部控制体系化建设的重要表现，是后续内部控制措施设计的重要依据。益阳市烟草公司的风险意识较为薄弱，风险评估和预测没有形成制度，缺乏应对风险的机制和风险管理机构，企业风险识别能力较低。目前益阳市烟草公司面临的风险主要有以下三类：首先是系统运行风险，目前益阳市烟草公司使用的卷烟营销系统上线时间不长，还有一定的不稳定性;其次互联网攻击风险，主要是黑客的恶意攻击，利用计算机病毒，盗取公司银行账户信息，窃取资金;最后是系统操作风险，财务人员丧失职业道德或者操作不当，导致收款或者支付错误，给公司带来损失。
　　 3.控制活动方面
　　 控制活动是结合风险评估结果，运用相应的控制措施，将风险控制在可承受度以内，以确保企业管理层关于风险应对方案得以贯彻执行的程序。控制活动是确保管理层的指令得到贯彻执行的必要措施，存在于整个机构内所有级别和职能部门。益阳市烟草公司在控制活动面临的问题有：
　　 不相容岗位未分离。具体表现在：因人员配备不足，岗位设置不健全，导致一人多岗，岗位交叉的现象存在。个别县级分公司存在出纳人员经手银行对账单，违背职务分离控制要求。
　　 印鉴和票据管理不严格。具体表现在：岗位变动后，银行预留印鉴未及时变更;保管过程中，未实现分人分印管理，由一人保管全套支付印鉴的现象;存放管理上，缺乏必要的安全措施。
　　 银行对账和余额调节表编制待加强。具体表现在：县级分公司未建立联合监管部门到银行柜台核实账户余额的机制，甚至还存在未按月进行银行对账、编制银行余额调节表的现象。
　　 4.信息与沟通方面
　　 信息与沟通是指在内控建设中，保证在恰当的时机让恰当的岗位获取适当的信息，信息与沟通的设计应当贯穿于内部环境、风险评估与控制活动的始终。企业的各个层级都需要利用信息来确认、评估和应对风险，运营企业并实现目标。信息与沟通使得内部控制信息在企业中得以有效传递并得到有效利用。益阳市烟草公司在信息与沟通方面存在的问题：
　　 信息传递不到位。益阳市烟草公司包含17个会计主体，分布在市公司和各个县级分公司，地理上的距离加大了信息传递的困难。特别是不同会计主体对资金安全管理的重视程度不同，县级分公司接到市公司通知未及时传达或者传达不到位，致使县级分公司对上级要求的执行大打折扣。
　　 内部沟通不到位。财务人员岗位调整时未按照要求进行工作交接，或者工作交接不彻底，甚至可能存在故意隐瞒信息，导致信息失真、信息缺失，直接影响资金的有效管理，加大资金管理风险。
　　 5.内部监督方面
　　 内部监督的主要任务就是发现和评价内部控制中的变化，使监督者把注意力集中在由于变化引起的高风险领域，使其通过改变监督程序的类型、时间和范围，形成新的控制政策和基准，以提高整体效果。
　　 益阳市烟草公司内部审计还停留在传统财务审计阶段，从查阅制度规定和翻阅会计凭证入手，主要是审计财务工作中的漏洞和错误，而这种方法只能事后纠正，缺少对经济业务的事前、事中监督。并且，当前的审计工作都是在告知被审计单位的情况下进行的，审计效果也会大大降低。 　　 三、益阳市烟草公司资金安全管理优化探析
　　 1.改善内部控制环境
　　 领导更加重视资金安全管理。各级领导对资金安全的重视不仅停留在口头上，更应该贯彻到行动中。通过组织财务人员岗位培训，提高广大财务人员的资金安全意识;通过不定期资金安全检查，绷紧财务人员资金安全管理神经;通过资金安全小测试，普及广大员工资金安全知识;营造全员关注资金安全，全员重视资金安全的氛围。
　　 建立完善资金安全管理制度。益阳市烟草公司已经制定了《益阳市烟草公司财务管理制度》，在全市系统建立预算控制下县级分公司备用金管理模式;修订了《益阳市烟草公司财务报账程序和审批办法》，统一和规范了财务审核流程;制定了《益阳市烟草公司银行账户及存款管理实施细则》，规范银行账户和资金管理。益阳市烟草公司将对现行规章制度进行全面梳理，查漏补缺、修订完善，形成系统完整、科学合理、适用性强的制度体系。
　　 2.加强风险评估
　　 电子支付风险具有复杂性、隐蔽性、突发性和更大的危害性等特点，而随着电子支付技术的广泛应用，加强电子支付环境下的风险控制刻不容缓。
　　 （1）提高业务系统的稳定性。尽量选择实力强、信誉好的软件公司开发和维护卷烟销售系統、资金监管系统、财务报销系统，不断对系统功能进行调整和完善。
　　 （2）增强财务信息的安全性。充分利用内外网分离、更新病毒库等网络安全技术防范网络风险，建立健全系统信息备份管理机制，明确要求全体员工形成定期备份操作数据和操作系统的良好习惯。
　　 （3）提高操作人员安全意识。一方面展开系统操作应用培训，指导相关人员正确使用电子支付结算系统，防范操作失误带来的系统损坏风险;另一方面加强职业道德教育，通过对财务人员开展金融犯罪宣传警示教育，筑牢思想防线，严防监守自盗。
　　 3.规范控制活动
　　 （1）建立县级分公司备用金模式。益阳市烟草公司将预算资金拨付模式更改为预算管理下备用金模式，降低了县级分公司资金规模。县级分公司会计主管每月两次将本单位的原始凭证和记账凭证整理后送至市公司财务科复核，减少了审核误差，降低了县级分公司的资金安全风险。
　　 （2）完善票据印鉴及密钥管理。首先，明确财务专用章由专人保管，个人印鉴应由本人保管，避免出现一人保管支付的全套印鉴，并将印鉴存放在保险柜等安全措施齐全的地方。其次，U盾密码、系统登录密码等密钥定期更换，并强调密码设置规则，降低因密码设置简单而被盗窃的风险。最后，当保管人员因出差或休假等需移交印鉴给相关代理人员时，需办理书面移交手续并建立移交登记台账。
　　 （3）规范银行对账。益阳市烟草公司强化银行对账的严肃性，要求按照会计基础工作规范化要求，按月及时银行对账;突出银行对账的严谨性，不论当月银行对账单余额与银行日记账余额是否相符，都要逐笔勾对;强调银行对账的严格性，每月的银行余额调节表必须有审核签字。另外益阳市烟草公司建立随机抽查机制，由审计人员和财务人员联合到银行柜台核对银行存款账户余额，形成有效的内部牵制。
　　 4.增强信息与沟通
　　 （1）规范信息传递方式。为了增强信息传递的有效性和严谨性，益阳市烟草公司应当规范信息传递方式，减少电话通知，尽可能采用文件通知或者会议通知，特别是根据信息的重要性附加工作要求，提出信息反馈，让资金安全管理的要求落到实处。
　　 （2）加大内部沟通。益阳市烟草公司应构建包含烟草主业、学会、工会、党费在内的大财务格局，所有会计业务由财务科统一指导，增加内部信息沟通，减少内部信息不畅，制定工作交接规范，明确工作交接程序，核实工作移交内容，更换系统账号等，特别是要有工作移交的重合期，进行充分的沟通，确保工作顺利交接。
　　 5.加强监督管理
　　 （1）强化内部审计监督。内部审计不能局限于会计核算，而应扩大到岗位设置，印鉴、密钥保管、审批流程等所有内控环节，有效核查企业风险控制和资金管理中的漏洞，不断完善企业内部控制，提高资金安全管理水平。
　　 （2）持续开展飞行检查。益阳市烟草公司通过开展资金安全飞行检查，全市系统资金安全管理意识明显增强，资金安全管理水平大幅提升。但是烟草行业资金规模大，资金管理现状复杂，需要把飞行检查作为资金安全管理重要手段持续推进。
　　 （3）增加银行监督。与支付银行签订合作协议，加强与支付银行沟通协调，支付银行及时向相关财务人员反馈支付异常信息;大额资金支付在按本单位制度要求实行审批后，应要求银行提供可复核提示环节，经财务负责人确认后，经办银行方可支付。
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　　作者简介：王辉（1982.02- ），男，河南省漯河市人，管理学硕士，中国烟草总公司湖南省公司，高级会计师，研究方向：企业财务管理;邹育芳（1993.10- ），女，湖南省益阳市人，管理学学士，湖南省烟草公司益阳市公司，中级会计师，研究方向：企业预算管理
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