信息数字化建设在企业档案管理中的应用研究
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【摘要】企业档案作为企业经营历程中的重要资源，对企业管理和发展起着重要作用，在信息化技术高速发展的新时代背景下，企业档案信息的重要性也日益凸现。为了能够有效提高档案信息的利用率，为企业战略发展提供有力支持，企业应对档案管理数字化建设加强重视，通过先进数字化技术的应用，使档案现代化管理水平得到全面提升。本文就目前企业档案信息化管理中存在的问题进行分析，并提出相应的解决对策。
【关键词】信息数字化;企业档案管理;应用
企业信息档案作为重要的战略资源，在企业经营和可持续发展中起着重要作用，为企业战略决策的制定提供有力支持。企业档案管理随着信息化技术的发展，也面临着新的机遇和挑战，传统的档案管理手段已无法适应信息化发展的需求。因此需要企业管理层加强对档案信息数字化建设的重视，为了更好地适应档案管理事业和企业发展的需要，档案管理应积极转变管理理念，提高所有员工对其重要性的认识，加强数字化等先进技术的应用，使档案数字化建设工作得以顺利开展，使档案信息的数字化管理水平得到提高。
一、企业档案管理中信息化建设概述
（一）信息化建设的内容。企业档案信息化管理是通过数字化技术的应用，利用先进的信息技术，对企业内外部各类信息进行收集、整理、加工以及利用，通过相应的管理方法和技术手段将较为复杂和分散的信息资源进行整合，从而构建成有序的档案信息系统，企业相关人员能够通过网络对信息化档案加以利用，使便捷、高效的档案利用得以实现，从而使企业管理效率有效提高，在企业效益提升中起到促进作用。
（二）信息化建设的意义。作为企业发展的重要战略目标，企业的市场竞争力与档案管理信息化程度密切相关，通过高效的信息资源管理，为企业重要决策的制定提供有效指导依据，企业信息资源依托于有效的档案管理，与数字化时代发展需求相结合，通过信息数字化建设，更好地适应企业战略发展的需求。
二、企业档案管理中存在的问题分析
（一）企业档案信息化建设滞后。目前在企业档案管理中，因传统的思维模式和观念，还普遍存在档案管理信息化建设重视度不足的情况。不少企业仍将档案管理视作普通资料的保管工作，缺乏企业战略高度的认识;一些企业管理者对于信息化档案管理系统还停留在档案信息化建设阶段，对于档案信息化管理缺乏整体管理意识，因此企业档案信息数字化建设需要对传统落后的档案管理方法和理念予以摒弃，对信息数字化档案管理制度体系进行建立和完善。
（二）保密性技术应用薄弱。作为企业发展历程中的重要信息资源，企业档案涵盖了大量企业商业机密以及员工个人信息，随着网络开放程度的不断发展，对企业档案数据也带来了严重的安全威胁。目前对企业档案管理的安全性造成影响的因素主要有：企业相关档案管理人员安全保密意识缺乏，在操作过程中未严格按照相关保密制度或管理制度进行，不当操作或操作中的失误使档案外泄、破坏或删除等，另外就是来自外部环境，如：黑客、病毒入侵等，对企业档案数据库造成严重影响，导致信息泄露、数据丢失、篡改等，使企业蒙受不可估量的损失。
（三）档案管理人员水平不足。随着信息化建设的不断推进，档案管理工作也从传统的纸质档案管理逐渐向电子信息数字化档案发展，这对以往的档案管理模式和方法造成了极大的冲击，对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要具备档案管理的基本知识，同时还要对信息化技术、计算机技术等的应用有所了解和掌握，确保信息数字化档案的安全性、有效性、及时性和完整性，通过先进技术手段的应用，使档案管理水平有效提高。
三、企业档案管理信息化建设的有效对策
（一）企业档案管理制度落实。在企业管理中，档案管理具有复杂性高、操作琐碎的特点，作为企业决策科学性的重要保障手段，档案管理的质量与水平也越来越受到重视。因此为了更好地发挥档案管理的作用，需要对档案管理数字化建设以及相关管理制度予以健全和完善。企业应结合自身特点，对档案管理部门的管理制度予以建立，使档案管理的稳定性得以保障。在档案信息数字化管理过程中，对现代化技术手段应加强应用，加大先进设备及技术的投入力度，使档案数字化建设的物质基础和支持得到有效保障。另外加强档案管理信息化建设的宣传和协调力度，通过企业管理层的高度重视，使企业整体员工提高对其重要性的认识，并在实际建设过程中，提高各部门之间的协调配合力度，使企业的档案管理水平得到全面提升。
（二）企業档案管理信息化建设加强。在企业的档案管理过程中，进行档案信息数字化建设的同时，还需要对档案信息资源的网络共享予以实现。通过不断的网络化发展，实现企业档案资源利用率的有效提高。因此档案管理需要充分利用各种信息软件和技术，对档案管理的立卷、归档等工作予以有效保证的同时，对档案资料相应数据库予以构建，档案资源的实时查询得以实现，使档案管理能够为企业管理层以及员工提供更好的服务;通过安全管理制度、网络运行制度的构建，在企业内部局域网中提供档案数据库的查询利用服务;同时互联网中，与其他企业和用户之间形成有效信息网络互联，使档案信息网络化的资源合理共享得以实现。
（三）安全高效防护体系构建。企业信息化档案管理的安全性保障需要从两方面着手：一方面，通过防护技术水平的提高，使档案信息的安全性、完整性得到有效保障;另一方面，对档案信息安全管理制度予以建立，从而有效避免企业档案信息的泄露，减少安全风险对企业造成的不利影响。另外需要对机密信息保密制度予以完善，通过加密权限的设置、员工查阅权限的设置、信息资源共享权限的设置等，对共享范围予以明确;并对信息审计机制、数据的使用和传播机制等进行完善，对档案数据的使用加强监控力度，对信息泄露所带来的损失尽可能地减少。
（四）档案管理人员素质提高。企业档案管理的信息化建设以及档案管理需要依赖一支档案管理专业技能过硬、综合素质较强的管理队伍完成和实施。因此企业需要定期组织档案管理人员进行专业技能培训以及职业道德教育等。档案管理人员的管理能力和水平的提高，使企业档案数字化管理质量和水平得到有效提升;另外企业也应不断引入综合型管理人才，对档案管理队伍结构进行优化，使管理队伍实力不断提升。
四、结束语
随着信息化技术的不断发展，各种先进的数字化技术在各行业领域中得到广泛应用。产业信息化发展也极大地促进了企业全面的信息化建设，档案资料作为企业发展历程的真实全面反映，为企业的决策制定提供了有力支持。针对档案管理的安全性、有效性、完整性和准确性，制定出相应的数字化管理制度和运行机制，并加强对档案管理人员的专业技能和综合素质的培养，充分满足信息化时代对档案管理建设的需求，并充分利用数字化技术，对档案信息网络化建设予以实现，使档案资源的利用率有效提高，企业效益得以增加，对企业可持续健康发展起到推动作用。
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