事业单位会计档案管理现状分析及对策探讨
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摘 要 随着时代的发展与进步，中国特色社会主义法制体系逐步完善。随着全面依法治国的精准实施，我国事业单位会计档案管理的重要地位也越发凸显。但是，有的会计从业人员或者单位负责人在会计档案管理中还存在不少问题，如对会计档案含义的理解不够全面，对会计档案工作的重视不够、管理不规范，导致会计档案利用率不高等突出问题。为此，本文针对这类问题提出在事业单位会计档案管理中需要强化责任意识，正确区分会计档案，规范会计档案管理各环节，增强会计档案实用性等几方面的解决策略。
关键词 事业单位 会计档案 现状分析 对策
一、会计档案的含义
《会计档案管理办法》第三条规定：“会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。”从3个方面来理解该定义：一是与经济业务事项相关的，通过审核、核算、记录、归类以后所形成的电子或纸质的文字和图表。二是核算行为完成后能够做到数据准确、内容真实、信息完整，具有保存价值的会计资料。三是整理、装订或储存、利用和鉴定销毁的会计资料一定是有价值的，并且严格参照档案管理的要求，确保会计档案的完整和安全。
二、事业单位会计档案管理存在的问题
（一）对会计档案的重要性把握不足
如今是互联网时代，大数据、云计算等技术使企业的数据价值产生了革命性变化，使沉睡的业务数据发挥着不可估量的经济价值。但是，事业单位却依旧抱着守旧思想，连常规的纸质档案管理工作都存在极大的漏洞，出现随意堆放、无人保管、凭证丢失、损害等情况。一方面，财务人员自身会计档案管理意识薄弱，关注常规工作和涉稅事项，忽视了会计档案的风险。另一方面，单位领导更关心资金保障、预决算执行情况和绩效考核等上级部门重点检查的工作，对会计档案漠不关心。因此，财务人员和单位领导都不重视档案管理，是会计档案归档不齐、保管不善、交接不严的主要因素。
（二）会计档案的范围认定不清
在实际工作中，事业单位财务部门涉及的资料多且复杂，不仅有会计核算过程中直接生成的凭证、账簿、会计报表等，还有支撑会计账务处理的报告、请示、批复;不仅有固定资产调拨、报废、新增的文件，还有审计意见、审计报告、调查结论、税务报表等资料。面对各种各样的财务资料，如果会计人员和档案管理人员不熟悉《会计档案管理办法》，只是按照自己的意志来整理资料，势必不能保证会计档案的完整性和准确性，也加大了会计档案保管的工作量。随着信息技术的进步和无纸化办公条件的提升，有些财务人员忽略了纸质原件的重要性，误将扫描件认定为电子会计档案。但是，由于扫描件有容易被篡改的特性，只能作为会计核算的参考依据，因此，在会计档案认定过程中，纸质原件的重要性是扫描件和复印件替代不了的。
（三）会计档案的管理不规范
通常，事业单位都只配备了一名出纳和一名会计，因此工作量大、业务复杂。这使得会计凭证在管理上容易出现一系列的问题。一是实际工作中，工作量大或部分原始票据无法及时获取，没有及时装订记账凭证，记账凭证封面打印或填写不合规、签章缺失。二是年末完成决算后，没有及时打印和装订会计账簿，未按照《会计档案案卷格式》的要求对会计账簿进行归档，会计账簿和报告未装入会计档案盒。这造成会计账簿和报告零散存放，没有编制保管清册，如在再次查看后，容易丢失部分资料，或顺序混乱，不利于保管和后期利用。三是会计档案管理人员配备不到位，很多没有配备专门的会计档案管理人员或者由出纳保管，不符合内部控制要求。四是设施设备不到位。有些单位没有关注会计档案保管的安全性，没有做到防潮、防火、防虫蛀、防霉变。同时，由于单位存放地点有限，对于年代更加久远的凭证就顺便堆砌，有损坏的风险;杂乱堆放，无法控制温度和湿度，容易引起火灾，存放档案柜子没有锁或没有专人负责保管钥匙。五是没有建立会计档案交接制度，会计人员变动随意性大，部门之间没有编制会计档案移交清册，会计档案借阅和复制没有审批和登记。六是会计档案销毁工作不到位。会计档案销毁工作手续不完善。财务部门自行鉴定，自行处置，没有做到各部门联合鉴定。有的只关注会计档案是否达到年限，不关心里面是否有未了事项，比如未结清的债权债务、法律纠纷资料、固定资产是否报废，直接作为可销毁资料进行销毁。有的由于怕承担责任，久久不对按规定可以销毁的会计档案进行销毁。
（四）会计档案利用率不高
事业单位的会计档案主要以纸质档案为主，通常只作为会计工作的一个成果而存放在柜子中，没有发挥出作为档案的价值。同时，由于很多单位没有建立自己的会计档案管理制度，做好会计档案管理工作，因此不方便将会计档案的数据用于共享。例如，业务部门、采购部门需要借用会计档案，由于保管的手续未完成好，财务部门担心在借出过程中造成会计凭证的污损、篡改，一般不愿意外借会计凭证。会计档案的价值不能充分发挥其实效性，一方面不能适应新时代单位精细化、现代化的管理发展要求，另一方面影响单位的经济业务开展，可能带来人力、物力、财力上的损失。
三、完善事业单位会计档案管理的几点对策
（一）强化责任意识，重视会计档案工作
会计档案管理工作是一门技术，也是一面镜子。会计档案工作不仅仅是把凭证装订好，放到柜子里。从审计和检查工作来看，整齐、有条不紊的会计档案会给检查人员留下很好的印象，从侧面体现出该单位严谨的工作态度、流畅的工作流程、稳固的会计基础、规范的会计处理。近年来，各单位的离任审计和经济责任审计也愈发严格，且都有往前追溯的要求。事业单位的领导任职期限至少3年，甚至长达15年以上，所以会计档案的完整性、连续性显得非常重要。会计人员、档案管理人员和单位领导务必提高认识，强化责任意识。
（二）熟悉会计基础工作，正确区分会计档案 在会计资料整理和归类中，正确区分会计档案和文书档案，可减少会计档案的工作量和保管责任。例如，日常工作中的请示、批复、调拨文件等不属于会计档案，但是可以作为会计核算的依据。事业单位财务人员应按照“财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表”的内容对不同类型的会计档案进行分类管理，并妥善保管纸质档案原件。《会计档案管理办》不但明确了电子会计档案的法律地位，还提出了电子会计档案形成的条件。因此，财务人员应正确理解电子会计档案的内涵，一定是来源于计算机的电子设备，其形成、办理传输是以计算机为载体，可以存储在本地计算机和云端。
（三）重视会计档案环节，规范档案管理
会计档案管理至少包含归档、保管、利用、交接、查阅、鉴定销毁等环节，每一步都至关重要。因此，单位除了严格执行相关的法律法规外，还应建立单位内部的档案管理制度。在归档方面，各单位要及时打印和归档会计账簿、会计报表、财务报告和其他会计资料，用专门的会计档案盒进行封装，规范填写封面和签章，制保管清册，避免零散存放。在保管方面，應配备专业的人员进行管理，杜绝由出纳管理会计档案的情况，规避篡改会计原始票据、重复报销，发生贪污、舞弊、挪用公款的风险;同时配置独立的地点、带锁的柜子、干湿度计、消防栓等，避免随意堆放。不具备条件的单位可委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。在移交和借阅方面，无论是从财务室到内部档案管理部门，还是到外部档案管理机构的移交，都应完善移交手续，编制会计档案移交清册，逐项清点，注明缺失和现存的资料，防止责任不清。监交人员应严格履行职责，严格执行借阅和复制的审批手续，填写借阅登记表并声明负责档案的完整性、保密性，不得污损或丢失，并及时归还。在销毁方面，按规定销毁档案会计有利于会计档案工作的有序开展，减少会计档案保管工作成本。因此，档案管理部门应有作为、有担当，避免出现大量应销未销档案，定期组织相关部门开展联合鉴定，编制销毁清册，对特殊事项单独立卷。
（四）充分利用会计档案，提高实用价值
虽然我们当前已经进入信息化时代，但是大部分事业单位的会计档案还是以传统的纸质档案为主，无法像大中型企业一样全面运用大数据、云计算等智能运算来增强会计档案应用的实效性，不符合成本效益性。只有归档整理好静态的会计档案，才能对会计档案进行数据整理，建立数据的联系，发挥动态的价值。一方面，按规定做好会计档案管理的基础工作，在保证会计档案安全、完整的前提下，为查阅和复制会计档案资料提供便利的条件。另一方面，事业单位根据自身的需求，引入信息化手段，对档案信息进行分析处理，定制个性化数据报表，使会计档案充分发挥价值。
四、结语
会计档案管理是按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料通过组卷、分类、排列、编号和编目等，组成有序体系的过程。经整理规范的资料才能建立有机联系，成为记录单位过往业务的载体，为未来发展提供参考，使财务工作更加规范，为业务工作提供数据支撑，为单位发展提供依据。
（作者单位为四川省直属机关实验婴儿园）
参考文献
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