推动国有企业档案工作健康发展

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　　6月25日至26日，北京市档案局召开市属国有企业档案工作经验交流会，全面总结近年来市属国企档案工作，部署下一阶段重点任务。国家档案局经科司司长王雁宾、北京市国资委副主任李薇薇出席会议并讲话。市档案局马素萍副局长主持并讲话。
　　会上，北京市档案局总结了“十二五”期间北京市国有企业档案工作所取得的成绩，指出了存在的主要问题，并有针对性地提出了要求，即：适应国企改革的新形势、新任务，市属国企档案部门要切实提升依法管档水平，全面加强档案工作组织领导，有效强化国企改革中的档案管理，不断完善档案工作“三个体系”及信息化建设。
　　王雁宾肯定北京市国有企业档案工作“有创新、有突破、抓得实”，要求市属国企深入落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，继续贯彻实施国家档案局10号令，在各级企业逐级完成管理类档案保管期限表编审工作，加强电子文件归档和电子档案管理工作及安全保密工作，提升档案服务利用水平。李薇薇提出了强化组织领导、规范管理国企改革中档案工作、加强档案信息化建设的建议。
　　会议安排京粮集团、首开集团、华夏银行、市轨道交通建管公司、北汽集团5家单位分别从创新档案管理模式、强化监管、规范管理、提升现代化管理水平等方面介绍了档案工作经验。会议就市属国企改革中如何做好档案处置工作、创新工作机制、加快推进传统档案数字化及数字档案室建设等议题进行了分组座谈，并对《企业档案工作规范》进行了深入讲解。来自57家市属国有一级企业档案工作主管领导和档案人员共107人参会。
　　北京市档案局（馆）
　　京粮集团代表发言：在市档案局的指导下，在集团领导的高度重视下，集团档案室本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，围绕集团改革发展的中心工作，深入基层抓落实，结合实际转作风，不断强化责任意识、资源意识、服务意识，努力提升京粮集团系统档案工作整体水平。
　　一、主要做法
　　（一）深入贯彻落实《企业档案工作规范》，探索实施企业内部档案管理认定工作，提升集团全系统档案工作水平。
　　为适应新形势，规范所属企业档案管理工作，集团依据《企业档案工作规范》制定了档案室工作规范，对档案管理体制、制度建设、基础业务、档案开发利用四方面提出了具体的工作要求，进行量化管理，按百分制设置分值，80分以上为合格。在此基础上，根据集团所属企业业务类型和档案工作现状，在所属33家企业开展档案工作内部认证，通过逐一有针对性的检查指导，确保所属企业档案管理工作合格率达到100%。我们分五步进行此项工作。一是组织初检。集团档案室实地检查所属企业档案工作情况，依据工作规范找出问题并提出整改意见；二是督促整改落实。集团档案室督促各企业档案室按照整改意见，制定整改方案，落实整改措施；三是组织复查。集团档案室检查企业整改意见落实情况，对整改后的企业档案工作进行复查；四是组织验收。对整改后达到合格标准的企业，集团与市档案局组成联合检查小组对企业的档案工作进行检查验收。五是通报检查结果。对档案工作验收合格的企业，在集团内部刊物《京粮信息》中予以通报表扬。
　　通过实施企业档案工作内部认证工作，使各企业领导更加高度重视档案工作，进一步加大了对档案工作的投入，改善了档案工作环境，强化了企业全员档案意识，充分调动了档案人员工作积极性，提高了业务水平，有力地推进了集团所属企业档案管理工作整体协调发展。
　　（二）注重档案抢救性工作，实现破产、改制企业档案集中统一管理
　　2011年集团所属企业改革进入攻坚阶段，集团进行大规模的企业重组、破产、劣势企业退出工作，所属11家面粉厂、16家对外投资企业及三产企业相继破产，集团专门成立公司负责处理破产企业人财物以及档案方面的遗留问题。为此，专门设置了近500平方米的档案库房，配备档案装具，集中管理集团所属50余个破产改制企业档案，将1950年至2004年的几万卷文书、会计、人事、实物等各类档案，完整保留了下来，做到了企业破产，档案不散，为集团持续发展提供了可靠支撑。
　　（三）商标档案收、管、用相结合，实现档案资源共享
　　商标档案是企业的重要无形资产和宝贵财富，在集团申请“中华老字号”企业、“北京市著名商标”企业及展示企业实力，扩大企业知名度，维护企业合法权益等方面发挥着重要作用。为规范商标档案管理，集团档案室与相关业务部门制定了商标档案收集整理方案，明确了纸质商标档案分类整理及编目方法，在规定的时限内由各有关业务部门交集团档案室实施集中统一管理。同时，组织开展了纸质商标档案的数字化工作，设置利用者的借阅权限，为各有关部门提供数字化的商标专业档案，减少了对商标纸质档案原件的损毁。
　　（四）办公自动化系统与档案系统无缝对接，实现档案全过程网络化管理与利用
　　2002年，集团全面使用办公自动化系统进行网上办公，但与原有的档案管理系统不兼容，办公系统中的大量数据无法及时归档管理。为解决这一问题，集团出资研制了双系统的接口程序，使办公自动化系统中需归档的文件能够直接导入档案管理系统，实现应归档文件的在线、实时归档与整理。网上档案利用打破了传统纸质档案利用的模式，大大提高了办公效率。
　　二、工作体会
　　（一）依法管理是做好档案工作的基石。通过对档案工作领导人员、管理人员及全员的档案法律法规培训和宣传教育，切实增强了档案法制观念和依法治档的意识，推动集团档案工作走上规范化、制度化、科学化管理轨道。
　　（二）领导重视是抓好档案工作的前提。领导的重视程度直接关系档案工作的整体水平。为开展档案工作创造了条件、营造了氛围，确保了档案工作水平的有效提升。
　　（三）全员参与是开展档案工作的保障。充分发挥企业内部每个部门、每个岗位的作用，不断营造人人关心、人人参与的全员“办档案”的良好氛围。 　　（四）健全机制是推动档案工作科学发展的基础。建立档案工作制度、明确机构人员、完善考核机制、健全工作体系，有效地调动广大档案工作人员的主动性、积极性和创造性，将档案工作融入企业中心工作，高效服务企业发展。
　　首开集团代表发言：在集团领导的高度重视下，在市档案局的监督指导下，在全系统档案人员的共同努力下，“十二五”时期，集团档案工作取得了长足发展。
　　一、主要做法
　　（一）统筹规划，明确目标，确保档案工作落到实处
　　2011年下半年，集团经理办公会通过了“十二五”时期档案管理工作方案，并作为集团“十二五”战略的分战略。《方案》按照北京市“十二五”时期档案事业发展规划总体要求，以集团“十二五”总体战略为指导思想，以建立集团档案中心，并利用信息技术，整合档案资源，搭建档案信息管理平台，实现集团档案统一集中管理，全面提升档案管理和服务水平为总体目标。《方案》的实施以集团整体上市为节点，上市前建立集团档案中心基本框架和档案管理体系、开发建设档案管理信息平台及部分档案数字化等；上市后实现集团OA系统和档案系统无缝对接和数据交换，真正完成文档一体化，实现信息系统间的互联互通与安全共享，最终构建大集团化的档案资源共享和管理平台，使集团档案上了新的台阶。
　　（二）开拓创新，加快档案信息系统建设
　　1.以档案信息系统建设为契机，建立“四位一体”的档案管理中心
　　2014年，以档案信息系统建设为依托，构建了集团系统统一的应用管理平台，建立了集团档案资源中心、档案利用服务中心、数字档案中心、档案干部队伍管理中心为一体的大集中化管控的综合性档案管理中心。实现电子档案信息的集中存储、分级管控，统一利用，最终实现了集团不同行业、不同地域、不同历史时期、各种门类、各种载体等档案信息资源的无缝对接、共建共享。
　　2.稳步推进，全面覆盖，档案工作实现三个转变
　　在档案信息系统开发建设过程中，遵循“明确目标，分步实施，单点突破，全面覆盖”原则，采取搭建架构、由上至下集中部署、先行试点、全面覆盖等方法。系统开发上线后，集团及所属企业档案工作实现管理对象由传统载体档案向电子档案的转变；管理方式由手工操作向电子政务化转变；管理流程由事后整理向全程控制转变，使集团档案工作迈上新台阶。
　　3.实现档案数字化，为档案信息系统的应用提供数据支持
　　一是有计划推进档案数字化。按照“档案年代先近后远、先京内后京外、先高利用率后低利用率”的原则进行，用了3-5年的时间，完成了集团系统现有各种载体档案资料20万卷档案数字化，实现了电子文件的网络查询、利用；二是即时完成归档文件数字化。按照首开集团各类管理实施细则要求，应归档的各类文件均同步进行档案数字化，并及时挂接到档案信息系统，提高了档案利用工作效率。
　　4.工作成果与学术研究相融合，提升档案管理工作科研水平
　　2014年，首开集团在全系统推广统一的档案应用管理平台。在此基础上，研究撰写了《房地产企业档案系统资源管理平台的构建与实施》，荣获“第二十九届北京市企业管理现代化创新成果奖”一等奖，标志着首开集团档案工作在学术研究上实现了零的突破。
　　（三）务求实效，强化企业改制工作中的档案管理
　　1.健全制度、规范管理、加强培训
　　2012年，集团制定颁发了《改制企业档案处置暂行办法》、《改制企业档案工作指导意见》等文件，明确规定了改制企业档案处置的原则、各类档案的归属与流向等，使改制企业档案工作有法可依，有章可循。档案部门与资产管理部门共同举办了“首开集团改制企业档案移交工作”培训，覆盖全系统各级企业，为改制企业档案接收工作的顺利开展奠定了基础。
　　2.档案工作与企业改制工作同步
　　集团将改制企业档案工作纳入企业改制工作程序，与改制工作同步进行。要求各改制企业将改制企业档案工作纳入改制工作计划，纳入有关领导、部门、人员的岗位职责；成立改制企业档案处置工作小组，档案部门参加改制工作例会，随时了解、掌握改制工作进度；档案部门提前介入，对改制企业档案工作进行指导，保证及时、规范接收档案，防止档案的流失。
　　3.改制企业档案的清理工作
　　为做好改制企业档案的清理工作，集团总经理召集并主持全集团档案工作主管领导、档案部门领导、专职档案员参加的“改制企业档案清理工作”专题会。要求各改制企业将档案清理作为改制工作的重中之重，要提供必要的人、财、物保障。档案工作部门领导带领档案人员下基层进行业务指导，在半年内将20家改制企业近8万卷11183件档案全部清理完成，有效保护了改制企业历史档案。
　　（四）加强室藏档案资源建设，开展零散档案的收集工作
　　在做好日常归档工作的同时，集团开展了零散档案的收集工作，制定了收集方案，收集人员范围扩大到离退休、调出人员等，收集内容涵盖各个时期、各种门类、不同载体的档案，并采取逐级筛选、逐级报送的工作程序等。截至目前，已收到各类具有保存和利用价值档案200多件，为集团各项工作提供了原始记录。
　　二、工作体会
　　在做好档案工作的同时，我们深刻认识到：领导重视、真抓实干是做好档案工作的支撑；人、财、物齐头并举是做好档案工作的必要条件；纳入考核，奖惩分明是做好档案工作的有力手段。
　　今年是“十二五”规划收官之年。我们将在今后的工作中继续加强档案信息化管理工作，扎实做好各项基础业务工作，并引入知识管理理念，形成知识管理体系，开拓创新，齐抓共管，开创首开集团档案工作新局面。
　　华夏银行经验做法：华夏银行成立于1992年，截至2014年年底，资产规模排名已经位列全球银行第90位。档案工作也呈现良好的发展态势，全行设有档案库房的一二级分行及异地支行总数已达82家，库藏档案439万卷/件。全系统档案工作实现“四个转变”，呈现“三个亮点”。 　　一、主要做法
　　（一）明确档案工作目标，实现“四个转变”
　　“十二五”开局之年，我行提出“珍存华夏记忆，构建信息平台，实现档案共享”的档案工作目标。实现了档案管理的“四个转变”：一是实现传统档案管理模式向文档一体化管理模式转变；二是实现分散管理模式向集中管理模式转变；三是实现以文书档案为主向管理类和专业类档案并重转变；四是实现各类文件年度立卷归档向实时立卷归档转变。做到了管理触角不断延伸，管理能力不断提升，管理手段不断加强。
　　（二）狠抓落实，突出“三个亮点”
　　1.强化依法管理
　　我行认真执行国家及北京市档案工作法律法规，及时转发两办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，重点强调档案在企业管理中的重要性；强调档案安全管理，进一步加强人防、物防和技防；强调档案队伍建设，加强培训和继续教育；强调档案库房规范化管理。要求自有档案库房和委托寄存库房做到“四有”：即有人管、有监控、有检查、有记录，切实做到情况明、底数清。结合实际，制定了《华夏银行档案管理办法》、《华夏银行管理类档案保管期限表》等档案工作制度，修订完善了《华夏银行会计档案管理办法》、《华夏银行法人客户信贷档案管理办法》、《华夏银行个人客户信贷档案管理业务流程》、《华夏银行小企业客户信贷档案管理实施细则》等制度。特别是在《华夏银行档案管理办法》中，进一步细化和明确了各部门的管理职责和档案工作各环节的工作要求，对档案信息化建设和档案委托寄存管理在审核资质、应急管理、交接借阅、档案销毁以及向总行报备等方面都提出了具体要求。
　　2.强化安全管控
　　樊大志行长曾在批示中强调：要像押钞一样运送档案，一定要确保档案安全。一是在全系统开展购买档案社会化服务调研和备案工作。调研显示，总分行共购买档案服务25家，一级分行占比近70%。其中，采取委托寄存方式的一级分行共19家，托管档案 110万卷，另有6家一级分行采取租用库房方式，库藏档案近90万卷。通过调研，摸清了家底，掌握了全行基本情况，找准了工作重点、难点和风险点，为进一步提升档案管理工作明确了方向。我行还加大了对购买社会化服务的资质审核、合同管理和备案工作的监督检查力度，强化过程管理，提高档案安全管控水平。二是加大检查指导力度。2014年，我行组成检查组，检查了北京分行4个档案库房，并实地检查了上海、南京、南昌等9家一级分行及其下辖二级分行档案库房、电子档案和实体档案管理情况，针对问题提出整改措施，督促这些单位及时消除安全隐患。
　　（三）强化服务创新，开展专项治理
　　2014年，在全行范围内开展了会计档案集中专项治理工作，并取得了三个突破：一是将大量分散管理的会计档案移交本单位档案室集中统一管理，同时档案管理人员也一并调拨。二是会计档案目录信息实现了集约化管理，实现共享利用。不仅实现了会计档案的物理集中，而且会计档案电子目录也一并录入完成，实现了全行会计档案的线上线下集约化管理，使会计档案的查找和利用更加高效便捷。三是定期开展检查及达标验收工作。目前已有一批分行完成达标验收工作。此项工作将成为常态化工作。截至目前，全行共有240余万条数据录入档案管理系统，综合档案管理部门已接收会计档案实体129万卷，占会计档案总量的54%，实体接收工作今年还在持续进行。
　　二、工作体会
　　（一）树立责任意识是做好档案工作的关键。“古今兴盛皆在于实，天下大事必作于细。”只有明晰责任、细化责任，才能做到精细化管理。
　　（二）强化风险意识是确保档案完整与安全的前提。“凡事预则立，不预则废。”强化提高档案工作者的风险意识，把安全管理理念植入管理者心中，是档案工作防范和规避风险的关键。
　　（三）树立创新意识是推动档案工作发展的不竭动力。守旧，意味着落后，创新，才能充满生机。我们强调创新并不意味着摒弃规范，而是在规范的基础上讲求创新。
　　市轨道交通建管公司代表发言：北京市轨道交通建设管理有限公司是市委、市政府批准，由市国资委出资设立的专门从事轨道交通建设管理的国有独资公司，负责全市15条地铁线路的建设工作。
　　一、主要做法
　　（一）构建层级清晰、职责明确的组织管理体系
　　在公司内部12个职能部门、所属5个项目管理中心和1个全资子公司建立了由集团统一负责、各部门分级落实、考核分明的组织管理体系。明确档案管理工作的两级责任主体，一级主体是各项目管理单位，负责所有项目建设档案的系统管理；负责组织施工安装和监理资料、竣工资料的收集、归档、验收和移交。二级主体是总工办，负责监督指导协调工作；负责接收一级主体移交的项目管理文件和工程竣工档案。全公司形成了上下联动、齐抓共管的档案工作格局。
　　（二）加大投入，长远谋划，实现公司档案管理可持续发展
　　公司在新办公楼建设中专门设计了约1670平方米的库房，投资300余万元配备了约1600立方米的档案密集架、安装了一套智能温湿度监控控制系统、配置了20台防磁柜，集中保管了全市15条轨道交通线路的全部档案。新建库房容量可满足至2020年轨道交通建设后形成的工程竣工档案的库存要求。
　　（三）构建管理制度体系，提高工程建设档案管理水平
　　1.统一公司系统内档案工作标准。出台了《工程资料过程控制管理办法》、《基建文件管理规定》、《施工图纸收发管理办法》、《工程资料管理规定》等12个规章制度，明确了各类文件归档和档案的收集、整理、验收等管理标准。
　　2.完成《轨道交通工程资料管理规程》的修订工作。2008年，公司组织编制了《轨道交通工程资料管理规程》。2014年，为了适应轨道交通行业发展的需要，公司进一步修订完善了《规程》。调整了轨道交通建设项目档案分类体系和整理方法，补充了轨道交通建设项目文件归档范围，统一了工程资料表格体系，明确了规范化管理的要求，使全市轨道交通建设项目档案工作有了统一标准。 　　（四）构建监管考核体系，提高工程档案管理质量
　　1.强化合同源头管理，提高工程档案的法律约束力。
　　公司在招标阶段就明确了工程档案的管理标准，并体现在合同中。一是明确要求承包人应成立档案管理专门机构，实行技术负责人负责制，并设置专职管理人员，建立内部档案管理规章制度，建立健全工程资料管理岗位责任制。二是要求承包人建立工程档案管理专项费用，并建立专门台账，确保专款专用。三是将工程档案阶段性质量与工程计量支付相结合，把工程档案验收作为工程质量验收和计量支付的前提条件。四是在工程项目竣工结算环节，把竣工档案的移交作为工程付款的重要前提性条件。五是要求承包人在工程完工后按照有关要求确保向北京市城建档案馆、业主、运营商、发包人完成工程档案的移交。六是与工程评优相结合。在工程评优中，承包人工程档案的管理水平要列入评选指标，并对评选结果实行一票否决。
　　2.以合同履约评价为手段促进工程档案质量的提高。
　　公司按照实体检查与行为监督并重、诚信激励与失信惩戒并行的原则，对轨道交通各参建单位开展了合同动态履约评价工作。将评价结果应用于轨道交通招投标市场活动中，实现轨道交通工程施工现场与发包承包交易市场“两场”联动、闭合管理。设计了包括安全文明施工管理、质量管理、施工进度管理、合同造价管理等主要内容的指标体系。其中在施工质量管理评价指标中涵盖了工程档案的评价指标。每季度评价一次。公司在招标资格预审文件中增设“项目履约能力”评分项，直接与履约评价结果挂钩，实现了“两场联动”的效果。
　　3.开展档案工作检查验收，为轨道交通工程竣工验收保驾护航。随着工程建设进度，轨道交通建管公司、项目管理中心定期检查项目参建方档案工作，督促各方落实整改措施，成为常态化。
　　强化工程档案验收，将档案验收纳入轨道交通工程项目验收的整体工作中，作为通车重要条件之一。在工程竣工验收阶段，把竣工档案预验收工作纳入整个工程验收计划中，统筹安排，狠抓落实。严把验收质量，坚持工程实体与工程档案同步验收。做到档案验收不合格，工程质量验收不予通过。
　　二、工作体会
　　在工作中我们感到，认真贯彻国家及北京市的有关法律法规是搞好工作的基础；各级领导的大力支持是搞好工作的前提；高度的责任感是搞好工作的保障；狠抓落实，不断创新是搞好工作的关键。
　　在今后的工作中，我们将以更高的责任感，进一步加强公司的档案管理，为公司发展和工程建设发挥更大的贡献！
　　北汽集团代表发言：北京汽车集团有限公司成立于1958年，是涵盖整车研发与制造、通用航空产业、汽车零部件、服务贸易、投融资等多种业务的国有大型汽车企业集团。“十二五”以来，随着集团的跨越式发展，档案工作也取得了一定的成绩。
　　一、主要做法
　　（一）积极创新，加强组织管理
　　1.创新档案管理模式。集团领导站在企业战略发展的高度部署档案工作，探索实施了档案集约化管理模式，成立了北汽档案馆，将档案馆定位于“保存集团重要档案，集收集接收中心、安全保管中心、利用服务中心为一体的企业形象和社会责任的窗口”。同时，以重大实物档案为载体，成立北汽铭誉展室并对外开放，使之成为档案工作宣传教育基地。
　　2.完善档案工作组织管理体系。建立完善了全集团档案工作组织管理体系，实现了档案工作有公司领导主管、有部门领导分管、有档案人员专管、有部室兼职档案人员兼管的管理模式，为开展档案工作提供组织保障。
　　3.强化改制破产企业档案管理。集团研究制定《北汽集团破产企业档案管理办法》，对破产企业档案流向及归属问题做出明确规定。并正式成立库房面积800平方米的“北汽集团改革调整历史档案馆”，负责接收全集团调整退出企业档案，截止到2014年年底，已接收11家改制退出企业档案，馆藏档案近20万卷。
　　（二）强化落实，将档案工作纳入企业管理考核体系
　　集团将档案工作纳入全集团年度工作计划、纳入督办事项、纳入年终考核；每年定期召开全系统档案工作会议，全面总结和表彰上一年度工作，安排部署当年档案工作。集团领导每年都要对档案工作作出重要指示并在全系统档案工作会上部署工作任务。档案工作纳入集团系统绩效考核体系，自上而下将全系统年度档案重点工作任务按季度、月度进行分解，并对企业各部门和有关人员予以量化考核。
　　（三）定制度、重检查，提升档案管理水平
　　2011年，集团公司制定了《企业档案工作综合评估实施细则和评估标准》，在全集团开展档案管理综合评估工作，并实施两年一次的动态评审。该评估涵盖了组织管理、制度管理、设备设施、基础业务、开发管理等企业档案工作的各个方面。依托评估标准，对每项工作进行细化打分，对照评估细则发现问题及时加以解决。
　　2014年，集团公司在组织全集团开展档案自查的基础上又对下属六家单位进行了抽查，对检查结果进行书面通报，下发整改通知。以迎接国家档案局组织的建设项目档案工作巡查为契机，狠抓北京奔驰发动机项目和MRA一期项目档案工作规范化管理，为进一步规范集团系统重点建设项目档案管理积累了经验。
　　（四）重学习、强实践，多途径加强档案人才队伍建设
　　1.成立档案协作组。以主机厂、零部件企业和服务贸易企业为成员单位成立了三个“档案管理协作组”，为所属各单位搭建起相互交流沟通、互帮互学的平台。
　　2.实施档案业务实习。建立“北汽集团档案业务实习制度”并已全面实施。截止到2014年12月31日，已完成11家单位11名档案人员到集团档案部门的业务实习。
　　3.坚持业务培训。北汽集团现有专兼职档案人员513名，其中专职104名。在513名专兼职档案人员队伍中，“80后”占总数的60%以上。根据这一特点，我们建立了季度培训制度，培训的内容既有业务培训，也有参观学习，不断提高档案人员特别是年轻档案人员的业务水平。
　　（五）抓信息化，促可持续发展，档案工作跃上新台阶
　　北汽集团档案信息化建设分为三个方面，即实体档案的数字化建设、档案网站建设、数字档案馆（室）建设。
　　2011年，集团本部开始启动档案数字化项目，搭建档案信息化管理平台。目前已完成档案信息系统建设，完成室藏文书、合同、会计、实物、声像等门类档案的数字化，完成与集团OA系统的集成，实现OA在线收集与查阅，实现OA系统数据在线归档，并在权限范围内，实现了全员网上利用，档案工作跃上新台阶。
　　二、工作体会
　　档案工作要在“互联网+”时代发挥更大的作用，必须跳出传统的档案管理模式，融入企业、融入社会、融入互联网新时代。在工作中，我们有三点体会。一是各级领导重视和支持是推动北汽集团档案工作持续发展的重要保障；二是档案工作与经营工作双促进是发挥其服务功能的有效方法；三是建设一支政治素质高、业务能力强、作风过得硬的档案工作者队伍是北汽集团档案工作发展最为可靠的保障。
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