文秘工作在档案工作中的重要作用

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　　摘 要：档案作为人类社会活动的真实记录，是人类文明进步的阶梯，做好档案工作给社会带来的效益是不可估量的。在档案工作研究中，不少同仁强调档案工作的重要，文秘工作对于档案工作的重要性却没有引起足够的重视。本文将对文秘工作在档案工作中的重要作用进行讨论。
　　关键词：文秘工作 档案工作 重要作用
　　
　　一、文秘工作在档案工作中的作用分析
　　
　　中华人民共和国档案法规定：档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的载体形式多样，内容丰富，在众多的档案资料中，由于文书档案多来自于政府机关等重要部门，不仅在档案资料中所占比重较大，其重要性和权威性也更高，说服力也更强。而文书档案的形成与文秘工作具有不可分割的紧密联系。
　　文秘人员通过收集资料撰写文书，印发（送）给有关单位或个人作为开展活动的依据。同时，形成的文书及其衍生材料作为活动的真实记录，成为档案的原始材料。文秘人员对这些材料进行收集、筛选和整理，最终形成文书档案归档，以便日后查阅或开放利用。可见，文秘工作是文书档案形成流程中的关键环节。而文书档案日后能否提供或反映准确的档案信息，在很大程度上取决于文秘人员撰写文书时的严谨程度；文书档案所需要的一些重要而有价值的资料能否保全，在很大程度上取决于文秘人员在文书档案整理过程中对相关材料的价值判断和喜恶取舍。比如，文秘人员在做会议记录时由于个人“想当然”而对发言内容的取舍有可能在日后查阅时“说不清问题”；或由于文秘人员在归档时没有认识到某件文书资料的潜在价值而弃之不归可能造成有价值的档案失不复得。由此可见，文秘工作是形成文书档案的重要的源头环节，文秘工作的好坏对档案工作的影响是不可估量的。
　　
　　二、文秘人员档案意识薄弱带来的问题
　　
　　在实际工作中，一些单位存在着文秘工作与档案工作脱节或联系不够紧密的问题。原因有两方面：一是文秘人员自身对档案工作的职责认识不足。许多文秘人员认为自己的职责就是撰写文书，档案工作自然有专职的档案室工作人员去做，因此参与档案工作的积极性不高。表现在对文书材料收集不积极、整理不系统、归档不及时等方面。二是从档案工作的角度对文秘工作的要求不高。许多单位在文秘工作的职责中对文书归档的要求不明确，没有考核评价指标。而档案室与文秘室是平行单位，档案室只是对文书归档进行宏观上的业务指导，无法对文秘人员提出硬性要求。所以，文书归档工作只是靠文秘人员的自觉性。
　　由此带来的现实问题是：第一，文书档案形式不规范。一些文秘人员因档案专业知识有限，在文书撰写和归档时不能规范地去做，如用纸标准不规范，编号不规范，版记不全面等，给文书档案的立卷、装订、保管带来一定的难度。第二，文书档案内容不全面。一些文秘人员在文书归档时只注重收集红头文件，而对文件形成和实施过程中形成的其他相关材料不注意收集，结果造成文书档案内容不全面，有的原稿不齐，有的附件不全，有的只有要点没有总结，有的只有请示没有批复等。第三，文书档案中一些重要资料散失。一些文秘人员平时不注意保管文档资料，在归档时不积极到各单位收集相关资料，只是将手头的资料归档，结果造成一些应该归入档案的文书资料被漏归。笔者曾到某省档案馆查找某单位的变迁过程，而档案中只有该单位的一些会议记录而没有任何关于该单位成立、更名的重要信息。可见，如果文秘人员档案意识薄弱，不仅影响档案工作的系统完整性，有时对社会带来的损失是不可弥补的。
　　
　　三、发挥文秘工作在档案工作中重要作用的建议
　　
　　文书归档是文秘工作的末端环节，却是档案工作的开始。要保证这一环节不出问题，不仅要加强对文秘人员的培训，而且要从制度机制建设方面提供有力的保障。
　　第一，加强教育培训，强化文秘人员的档案意识。通过集中培训、专题研讨等有效的形式，组织文秘人员认真学习档案法和档案管理条例，明确档案工作的基本原则和具体要求，强化文秘人员“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的档案意识，使文秘人员更好地理解档案知识，自觉投身档案工作。
　　第二，建立责任制度，明确文秘人员在档案工作中的职责。将档案工作的要求纳入文秘人员的岗位职责，对文书档案的收集、整理、归档等作出具体明确的规定，并建立相应的考核制度和责任追究制度，强化文秘人员做好档案工作的责任意识。要通过明确责任，理顺文秘部门与档案部门的关系，消除管理缺位、协调不畅、相互推诿而影响档案工作的现象。
　　第三，加强对档案工作的全程控制，建立完善的制度。对档案工作的全程控制包括从原始文书资料的形成开始到立卷归档以及档案利用的全过程，从文书的撰写开始，就要严格执行行文规则，严格履行发文程序，在公文用纸、文件版式、字体字号、装订要求等方面都要严格按照归档的要求进行。要建立即时收集档案资料的制度，把工作做在平时。文秘人员平时要备好专用的档案盒，随时收集整理和保存有可能需要归档的资料，以免到最后归档时再“临时抱佛脚”。
　　总之，提高文秘人员的档案意识，抓好归档环节，对于提高档案工作的质量和效益意义是重大的。
　　
　　参考文献：
　　[1] 徐艳. 试论档案工作创新[J]. 赤峰学院学报, 2005,(02)
　　[2] 高德武, 周爱东, 李文. 档案工作创新思路[J]. 科学与管理, 2005,(02)
　　[3] 王晓燕. 全省档案工作会议在长沙召开[J]. 档案时空, 2005,(02)

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