行政事业单位固定资产条码化管理分析
来源:用户上传
作者:
摘 要：本文结合笔者所在单位机关服务中心的实际情况，探讨行政事业单位在对固定资产进行条码化管理过程中，面临的一些现实困难，需要采取的必要对策，充分发挥条码化管理在行政事业单位固定资产管理中的作用。
关键词：行政事业单位;机关服务中心;固定资产;条码化管理
行政事业单位对固定资产进行条码化管理，能够充分满足新时期对固定资产管理的各方面要求，并可对固定资产整体使用状态和生命周期实现全程跟踪。资产贴上条形码后，能够通过标识，更加准确、便捷、高效的管理与清查，显著提升行政事业单位固定资产管理水平。
一、行政事业单位固定资产条码化管理方式
行政事业单位对固定资产实现条码化管理，主要是将单位资产管理对应的信息系统和条码设备建立联系，或者将固定资产管理配套的软件与条码设备相连。
一般的条码管理是按如下步骤实施的：①每月将当月新增固定资产及时录入会计软件形成固定资产卡片。尽可能录入资产各方面信息：固定资产的购买日期，折旧年限、折旧方法、净残值、使用部门、使用人等。部分不确定信息，待确定后再完善。②使用条码设备打印条形码，条码设备包括条码打印机和数据扫描器两个重要组成部分，服务中心利用条码打印机，把会计软件中相应卡片进行打印，获得资产条码，每个条码对应一个固定资产。③在相关固定资产实物表面都贴上对应的条码。由于软件中资产相关的卡片，其内部数据也会向条码设备数据扫描器当中导入，进而可直接利用数据扫描器扫描固定资产上的条形码。
在逐一扫描条形码过程中，就对固定资产便捷、高效地盘点并进行标记了。通过条码扫描盘点固定资产之后，数据扫描器可以直接把所盘点的数据结果传输给会计软件系统。在固定资产实物状态发生变化的情况下，系统中会自动反映出盘盈或者盘亏;若对应资产超过了规定使用年限，则在系统中也会显示出报废状态，经过系统化分析与确认之后，实现报损或者报废处理，保证固定资产账实相符，提升固定资产实时管理水平。
二、行政事业单位固定资产条码化管理系统功能
行政事业单位对固定资产实现条码化管理之后，可以通过信息化管理系统，对固定资产进行日常操作管理，快捷、准确地对固定资产进行修改、新增、归还、删除、退出、借用、残值率与折旧率计算等日常管理工作。条码化管理系统具备条形码打印功能，根据实际需求，自动生成固定资产条形码并打印出来，将其粘贴在固定资产表面，从而将单位全部固定资产统一纳入管理范围。
根据条形码阅读器当中显示的数据，对比数据库数据，以实现资产核对。根据资产数据正常与异常情况，做出相应处理，获取真实的固定资产使用情况。条码化管理系统还可根据实际需求，按照部门或者单位，自动生成固定资产盘点汇总表、盘亏明细表、盘盈明细表、盘点汇总附表以及盘亏明细附表等。
行政事业单位固定资产条码管理系统还具备资产折旧计算功能，进行固定资产月折旧管理、备份折旧信息、折旧报表的自动打印、折旧调整、恢复折旧工作以及手工录入折旧等操作。按照时间、单位以及部门等条件，对固定资产类别进行线上查询，并分类统计固定资产折旧年报（月报）、月减少固定资产报告、月增加固定资产报告等，同时还能进行报告打印。
系统还能在线查询一批或者单条固定资产情况，一般可按照历史资产、资产卡片、转移资产、推出资产、部门或者单位、起始和结束时间、名称规格、有效资产信息以及保管情况等条件实现查询操作。系统还有多种安全管理措施，通过账号与口令进行口令管理，并对不同等级用户进行用户划分，以控制系统管理权限，结合权限差异确定差异化操作内容，同时还能加密重要数据，保证行政事业单位固定资产更加高效、准确的管理。
三、行政事业单位固定资产条码化管理面临的问题
第一，在实行条形码管理前，需要对本单位所有固定资产进行盘点。在盘点过程中，发现单位内部固定资产实物量非常大，并且有很多价值较高的资产，尤其是单位的专用设备。在以往会计制度及资产管理中，单位科室间互相使用资产情况较多，如车辆等，这就导致不同的资产分布在单位各处，存放地点比较分散，进行查找以及盘点的时候，尤其是价值较小且数量较多的资产很难快速整理与统计。
第二，行政事业单位现有的固定资产台账管理也存在一些不足，台账内容非常繁杂，并且台账记录的层次不够合理。筆者负责登记单位资产账，但只是根据相应的资产原始凭据进行登记，关于资产的其他重要信息无法掌握，且没有配备专人进行资产的后续管理。其他一些单位科室安排了专门的固定资产管理人员，在人事调整的时候，没能完全交接相关管理工作，导致台账记录缺乏顺畅的衔接，很多台账问题不能有效理顺。
第三，单位固定资产在引入条形码管理初期，耗费了大量人力、物力。管理部门需要对所有固定资产进行一一盘点、核对以及打码。笔者单位是会计人员和各科室的人员共同完成的。管理人员要投入很多时间和精力完成这些整理工作，同时还需要其他各个科室相关工作人员对整理工作予以积极的配合。
第四，行政事业单位对固定资产实现条码化管理，代表着所有资产都要设置具体的责任人，这在一定程度上直接限制了固定资产实际使用人，而固定资产对应管理人员实际管理工作难度也更大。
第五，部分行政事业单位对于固定资产的管理，还缺乏深刻认识，很多领导不够关注固定资产管理改革，导致固定资产在条码化管理过程中可能会存在一定阻碍。
虽然行政事业单位在改进固定资产管理方式时，条码化管理并不是唯一途径，并且存在诸多问题与困难，但是这一方法能有效提升工作效率，切实解决固定资产管理过程中一些基础性问题，使行政事业单位更加合理与规范地管理固定资产，维护国有资产安全、完整。因此，需要行政事业单位在实际管理中，积极采取必要措施，以期充分发挥固定资产条码化管理的优势，提升资产管理水平。
四、行政事业单位加强固定资产条码化管理的对策 1.转变固定资产管理观念
行政事业单位要强化固定资产条码化管理，首先需要转变传统的固定资产管理观念，正视以往固定资产管理中的不足，认识到条码化管理在固定资产管理中的重要作用，积极引进管理技术，并加大力度支持管理方式的改革，推进固定资产实现条码化管理。为了充分发挥条码化管理在行政事业单位固定资产管理中的重要价值，例如单位可以结合实际情况，在固定资产管理部门的绩效考核当中，纳入条码化管理指标，促使各管理人员积极落实条码化管理相关制度，逐步提升固定资产管理水平。
2.加强固定资产的核对与清查
行政事业单位在固定资产实物表面贴条形码之前，需要对单位固定资产实际情况进行一次彻底的清查，保证固定资产实物账、卡片账以及财务账三者保持一致，将资产账务管理充分理顺，在此基础上开展条码化管理，确保固定资产条码化管理有一个准确、真实的基础。在固定资产核查过程中，一旦发现财务账和卡片账存在不一致情况，需要结合对应条目，查清出现不一致的原因，若是卡片账方面存在问题，则及时补录卡片或者直接纠正;如果是财务账方面存在问题，需要及时调整账务。在对财务账和实物进行清查的时候，若是实物少于财务，则属于盘亏;若是实物超过账面金额，则属于盘盈。同时，固定资产的使用人、型号以及使用部门等信息，也要进行系统化梳理，确保固定资产卡片当中有完整的信息数据，为后期条码制作提供重要基础。账务、卡片和实物核对一致之后，还要对当前固定资产现状进行审理，如果固定资产达到了报废期限，则要在对实物查明之后，根据相关规范和要求，进行报废处理，确保固定资产信息的准确性。
3.明确条码管理责任人及操作要求
行政事业单位在对固定资产实现条码化管理过程中，需要在固定资产对应条形码当中，明确标出相关责任人，对于公共固定资产，比如办公室共用的空调等，要指定相应负责人，为后期管理提供便利。通过信息化管理系统，打印出固定资产条形码，并在有关固定实物表面贴上条形码，整个操作过程各个处室要积极配合资产管理人员，在相互协调合作基础上，保证所有固定资产都实现条码化管理。对固定资产实物进行条码贴制的时候，可以按照时间顺序由近至远的进行贴制，先对近半年的固定资产实现条码化管理，以此逐步推移，以保障固定资产管理中的条码信息准确性更高。在对固定资产實现条码化管理之后，还需要定期扫描盘点所有固定资产条码，以保证账实相符，一般情况下按照半年一次或者一年一次的频率开展。
4.配备专门的固定资产条码化管理人员
通过条码管理技术进行固定资产管理时，需要配备专业素养较高的人员专门负责条码化管理工作。管理人员还要具备充足的责任心，在管理期间严格按照固定资产管理规范与制度，进行标准化管理，对各中间环节加强动态跟踪管理。如果行政事业单位自身规模比较小，或者固定资产量不大，可以根据单位实际情况，由主管部门对固定资产条码实现统一化管理，保障管理效率和效果。
固定资产管理是行政事业单位资产管理的重要环节，传统的管理方式难以满足新时期行政事业单位资产管理需求，为了有效提升固定资产管理质量，需要积极引进现代化管理技术，对固定资产实现系统化、高效化、准确化管理。将条码管理技术引入行政事业单位的固定资产管理中，能够显著提升管理质量，因此，单位需要积极采取必要措施，系统化开展固定资产条码化管理，以细化管控行政事业单位固定资产。
参考文献
1.陈锦梅.医院固定资产条码管理系统的应用及其价值研究.行政事业资产与财务，2016（21）.
2.张旋， 刘兆峰， 陈欣.条形码技术在药检机构固定资产管理中的应用. 中国药事，2017（2）.
3.王建明.关于固定资产清查的一点体会.中国乡镇企业会计，2017（3）.
4.张金良.基于RFID学校固定资产管理系统设计与实现.电脑知识与技术， 2016（7）.
5.张聪.行政事业单位固定资产优化管理的对策分析.经济师，2017（12）.（责任编辑：兰卡）
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14763431.htm
