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浅析行政事业单位固定资产管理内部控制

作者:未知

  【摘要】固定资产是我国行政事业单位资产类别中占重比例最大的。是保证行政事业单位执行一系列公务和事业活动的物质基础。但是就目前行政事业单位固定资产管理现状来看,还存在一定的问题,比如账目不符,资产流失、管理困难等情况。导致一系列情况的根本原因,就是行政事业单位内部控制的缺陷和执行力上的力度不够。本文从行政单位固定资产管理中存在的问题做了分析,并针对其内部控制的特点,提出相关的完善措施。
  【关键词】行政事业单位;固定资产管理;内部控制
  一、行政事业单位固定资产内部控制存在的问题
  (一)内部控制制度在分层管理中的设计不足
  1.在固定资产内部控制管理中缺乏完善的领导机制
  作为一项复杂而艰巨的系统工程,固定资产内部控制需要完善领导机制。就目前来说,行政单位在固定资产管理上,实行一把手的负责制度。从形式上讲这样是增强了行政单位财务工作上的管理和协调能力,但是在实际的操作中,因内部控制管理理念的缺乏,相关人员对资产有效管理的意识相对薄弱,加上行政单位固定资产管理内控制度的不完善,会直接降低固定资产管理的执行力度。
  2.固定资产管理岗位人员缺乏专业性
  很多行政单位中财务部门管理着整体的资产,并没有针对固定资产设置相关专业岗位。固定资产保护管理和在固定资产账务的处理方面,没有配备有专业素质的管理人员负责业务处理。导致固定资产在账务处理上不够全面,记账流程不够规范,难以从账面上直观看到固定资产的控制程度。
  3.固定资产管理中主体职责不明确
  行政单位固定资产的管理职责一直是划分给财会部门管理,但是固定资产实物却划分给别的部门,导致财会部门无法了解固定资产实物的实际情况,无法承担固定资产管理的主體角色。管理主体的职责不明确,很容易造成固定资产因管理不到位而造成的失控情况。
  (二)专用仪器设备管理不善
  单位固定资产中,专用仪器设备是单位实施项目的必备工具,也是单位参与社会项目竞争的有力“武器”。大部分仪器设备专业性强,采购成本高。有些精密仪器对操作方法、放置环境、使用天气都有要求,比较“娇贵”,一旦损坏,本地无法维修,只能去北京、上海等地才能维修,甚至需要进口零部件,维修成本、运输费用高昂。而地质勘查工作具有特殊性,大多数仪器设备都是在野外生产一线使用,使用环境、条件较差,这给仪器设备管理带来很大难度。且多数专用仪器设备用于野外项目使用时,缺少设备领用、交回报备等程序。
  二、加强行政单位固定资产管理内部控制措施
  (一)完善行政单位固定资产管理内部控制制度
  1.完善固定资产管理内部控制制度
  内控制度的完善,对固定资产管理工作有着很大的影响,对单位整体的发展也起到促进作用。在当前行政单位固定资产管理中,统一的领导机构相对缺乏,导致行政单位各个部门之间在工作上缺少统筹安排,缺少协调工作,责任不明确等情况,无法从根本上做到固定资产与账目相符。针对这一情况,可以建立专职机构:从各相关部门调取专业人员,由懂得固定资产管理的领导人员负责管理,共同组成固定资产管理机构,负责单位固定资产的评估、购置、处理审批等一系列工作。比如制定固定资产管理制度:协调各部门与财务部问的关系:对固定资产进行抽查和检验任务,并公示结果等等。
  2.培养管理人员专业素养,各部门要分工明确
  保管人是固定资产管理的责任人,不但要负责固定资产日常检验、入库、保养和安全的工作,还需要对固定资产的验收建立相关账目,根据固定资产处理单或者调换单,与其他相关部门对接,保证物品与实账相符。财会部承担着账务核算和监督管理的任务:整合经过确认的验收单、发票和相关凭证,给固定资产建立总账,并对固定资产明细分类设置专业人员负责记录登记:根据调换单对固定资产的明细及时调整:根据处理单及时做好账目销账:与保管部对接,做好账目明确相符:按时上交固定资产管理报表等。
  (二)提高行政单位固定资产管理内部控制制度的执行力
  1.在固定资产账务处理上使用同一凭证
  针对固定资产的验收单、调换单和处理单实行统一填制制度。对新增的固定资产要通过保管部办理入库手续,验收单要有三联:一联用来保管部存根,一联交于保管部保管人,一联交于财会。验收单需要三者同时签字验收确认。对于固定资产变更问题,保管部门要根据调换资产填制五联通知单:调出和调出两方帮管人员,保管部门负责人和领导签字之后,分别送与调出部门和其保管人员、调入部门和其保管人员、以及财会部,保证固定资产在检验时有相关凭证。对于固定资产的处置方面,保管部门在完成报批手续后,填制一式三联通知单,一联存根、一联交给保管人员、另一联送到财会部,保证不同部门在同一固定资产业务处理上依据相同,对各个部门之间对账起到快捷方便和监督的作用。
  2.对各部门的职能规范流程,实行有效监督
  从对资产验收、资产保管和调换处理流程上,对相关部门职能强化规范制度。验收控制方面,需要经过采购中心、保管部门和财会部三方面共同参与。根据不同的购物渠道方式,对物品合同、发货单和相关凭证仔细核对,核对正确后办理验收手续。在资产保管的日常管理控制中,健全固定资产登记制度,盘点制度。日常维修时,需经管理部审核后方能实时。在资产的调换控制方面,如果要求未通过审批,任何人不可随意使用。相关人员有工作调动时,需要对其使用的固定资产办理交还手续后方能调动。各部门固定资产减少时,需经管理部门做技术鉴定后,再经领导批准,上报主管部门。
  三、总结
  为了保证行政单位各项活动有效进行,维护固定资产能有效运用,并对单位中存在的错误和舞弊情况有效监督,以及财务会计上各种风险的控制,加强固定资产管理内部控制,是提高行政单位管理水平和单位效益的有力措施,对固定资产的管理有重要意义。
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