企业固定资产管理内部控制研究

作者:未知

  摘要:随着我国市场经济体制改革的不断深入,企业传统的内部管理模式已经无法适应市场发展需求。企业若想在市场竞争中占有一席之地,就必须对内部资产进行科学管控。固定资产作为企业內部资产重要的组成部分,对企业资源的配置起到至关重要的作用。因此,本文以盛华金宇集团为例,对该公司固定资产内部控制进行深入地剖析,分析其中存在的问题,并提出针对性的优化措施,希望可以推动盛华金宇集团的可持续发展。
  关键词:企业发展;固定资产管理;内部控制;内控环境
  中图分类号:F275 文献标识码:A
  1理论概述
  1.1固定资产内部控制的定义、目标
  固定资产内部控制指的是企业在生产经营过程中,为保证固定资产的安全、完整,以及财务部门上报的固定资产的财务报告具有真实性和可靠性,而制定的一系列的既相互联系又相互制约的措施。一般来说,企业的固定资产在资产总额中所占的比重都比较大,做好固定资产内部控制,对于确保企业资产的安全有重要的意义。企业在实施固定资产内部控制过程中,首先需要实现的就是保证资产合规、实现资产安全、确保资产财务真实准确的目标以及保证固定资产内部控制能够满足经营管理目标。具体来说,就是在固定资产内部控制中,制定符合法律法规以及公司内部规范的固定资产的取得和转让制度;制定保证固定资产不被非法侵占、挪用、转移或盗窃,实现固定资产的安全的制度;制定能够确保固定资产的会计信息真实、可靠的制度;制定完善的固定资产管理流程,确保固定资产的使用效能最大化的制度。
  1.2固定资产内部控制的方式
  1.2.1固定资产预算控制
  对于固定资产的预算控制,首先就需要编制固定资产的支出预算,由财务、采购、生产等各部门的人员共同参与,减少编制过程中可能出现错误的概率。同时,固定资产的支出预算还需要考虑投资预算额、投资的资本成本、投资的机会成本等各方面影响因素。对于重大的固定资产投资项目预算,应当由专业人士进行可行性分析,并由企业进行集体决策和审批,避免因为决策失误而为企业带来严重损失。
  1.2.2明确固定资产业务授权审批控制
  企业需要明确固定资产业务授权审批部门的职责权限和审批程序,严格规范固定资产授权审批制度,在对固定资产进行预算、请购、投保、处置等环节中设置相应的审批人员,对涉及到的金额较大的资产建设项目,要成立专业小组并最终通过集体审议决策。
  1.2.3不相容职务分离控制
  企业在进行固定资产内部控制时,需要制定合理的固定资产不相容职务相互分离的制度。在固定资产相关职务中,固定资产预算的编制岗位、审批岗位和执行岗位要相互分离;固定资产的采购人员、审批人员、执行人员和记录人员应当相互分离;固定资产的处置时的申请人、审批人和执行人要相互分离;固定资产取得以及处置业务的执行人员不能是固定资产的会计核算人员。
  1.2.4固定资产的使用和维护控制
  企业应当制定合理的固定资产使用和维护管理规范,实施归口分级管理,明确各部门各岗位的固定资产使用和维护职责,落实责任到人,降低固定资产可能出现的不必要的损失。同时,将固定资产的维修和保养费用编制到固定资产预算当中,尽量将维修保养费用控制在预算内,对于超出预算的部分,由多方商议审批,确定其是否还有维修保养的价值。
  1.2.5固定资产定期的盘点控制
  在固定资产内部控制中,需要进行定期资产盘点,盘点的过程需要有固定资产管理部门、使用部门以及财务部门共同参加,盘点后要登记固定资产盘点表。在固定资产盘点表中,应当包括固定资产的名称、编号、类别、使用情况等等,所有参加盘点工作的人员都要进行签字确认,并与固定资产会计记录进行核对,一旦发现账实不符,要及时查明原因,调整会计固定资产账面价值。
  2盛华金宇集团固定资产管理内部控制现状及问题
  2.1盛华金宇集团固定资产管理内部控 制现状
  目前,盛华金宇集团固定资产管理内部控制制度主要从固定资产的取得、使用以及处置三个大方面入手。从整体来说,固定资产的内控涉及到部门非常的广泛,包括了财务、采购以及固定资产使用维护等各个部门。各部门、各工厂以及分、子公司参与固定资产从进到出全过程的内控管理。虽然当前的盛华金宇集团已经制定了包括固定资产取得到处置全过程的内部控制制度,但是由于集团内部固定资产的数目庞大,相关配件种类繁杂,所涉及到的职能部门又很广泛,现行的内部控制管理制度还没有对固定资产细化的管理有明确规范的权责分配,管理制度中还存在着较多的比较薄弱的内控点,导致了固定资产内部控制制度在执行过程中出现了很多问题,达不到内控管理的预期目标。因此,当前的盛华金宇集团还缺乏建立健全的固定资产管理内部控制制度,进一步将管理流程规范进行精细划分,根据集团自身的特点,制定适用的内部控制体系。同时,盛华金宇集团内部目前还缺少一个专职部门来进行内部控制制度的监督与管理,以便于对于各部门固定资产内控管理的过程及效果进行客观完整的评判。
  2.2盛华金宇集团固定资产管理内部控制中的问题
  2.2.1内部控制环境有待改善
  企业要想取得良好的内部控制效果,就必须建立一个良好的内部控制环境,这是企业规避风险、持续经营的重要保障。目前,在盛华金宇集团内部控制环境中,还缺乏专职进行组织协调内控制度以及监督管理内控执行的部门;各部门及工厂都是自行制定固定资产内控点,集团难以进行统一的监督和管理集团从管理层到下属员工的内控观念都较为陈旧,对于内部控制都不够重视;对于内部控制管理流程的制定不符合内控制度的规范性,将符合国家法律法规及会计准则作为最高要求,同时,公司管理人员对内部控制管理制度的规范性的审查不够严格,造成了下属对内部控制管理工作的松懈;集团内部大部分员工对内部控制没有正确的认识,认为内控管理是财务部门的工作,与自己无关,甚至还会认为内控管理就是应对审计的形式性工作,因此在执行内部控制工作时敷衍了事;在现行的内部控制管理制度中,对于明确岗位职责,制定岗位权限的相关规范还没有具体、严格的规定,导致责任无法明确到个人,出事大家担责,导致个人对内控执行的规范性不是集团内部控制制度制定的年限较长,没有根据企业实际的经营管理情况进行更新,导致内部控制制度没有起到应有的作用。盛华金宇集团内部的内控环境还存在很多的问题,严重影响着集团固定资产管理的内部控制。   2.2.2风险评估机制有待完善
  风险评估的目的是企业通过实施有效的评估手段,及时发现并分析解决经营活动中产生的不利于现实内部控制目标的风险因素。盛华金宇集团的风险评估机制还有待完善,集团没有制定明確的内部控制目标,在对相关信息进行收集整理,进行风险评估的过程中,就失去了具体的评估依据。在盛华金宇集团固定资产内部控制中,对于固定资产投资采购的风险评估仅仅是在具体实施之前由财务人员进行采购分析,并没有对固定资产进行全方位的风险评估,无法全面整体的进行风险识别。同时,盛华金宇集团目前还缺少能够对企业进行整体风险评估的专业人员,集团内部的管理人员对企业风险评估领域还没有正确的认识,导致企业对风险评估机制的完善不够重视,因此盛华金宇集团还不能全面的分析和掌握自身的整体风险承受能力。风险评估机制的不健全,导致集团固定资产实际发生的业务当中,出现了因风险预估不足而造成的固定资产的闲置或弃用,极大地浪费了企业的资源,造成一定程度上的损失。
  2.2.3缺乏有效的内部监督机制
  内部监督是企业对内部控制执行情况及执行效果的监督检查,有效的内部监督制度能够帮助企业及时发现内部控制中存在的问题并及时解决。在盛华金宇集团中,内部监督小组成员绝大部分都是从各职能部门临时抽调的业务人员,对集团内部进行审核检查。这种内部监督机制在实际的审查工作中就能够发现存在很大的问题。首先,临时小组中的成员由于自身所掌握专业知识的限制,无法实现专业的审查,有很多小组成员是不具备专业审计或风险控制能力的,无法对内部控制进行有效的监督检查。其次,在各部门抽调内部监督小组成员时,往往是将本部门的业务骨干抽调出去,这部分业务骨干在进行内部监督的过程中往往还要兼顾本部门的专职业务,极大地分散了其进行监督检查工作的精力,导致了内部监督工作不够彻底或不够全面,没有达到应有的效果。最后,内部监督人员在其行政职能上不是独立的,在内部监督工作结束后,这些检查人员还要回到本部门工作,这就容易导致在检查过程中,即使发现了问题,但碍于人情就隐瞒不报,甚至还会有人员掩盖重大问题的行为。这样一来,就造成了内部监督工作流于形式,难以实现其本质目的,更难以发挥内部监督对固定资产管理控制的作用。
  2.2.4公司信息与沟通不通畅
  信息与沟通是指企业在经营过程中,及时准确的获取内部控制相关信息并进行沟通的系统,在信息系统中,不仅需要实现对企业内部各种信息的处理,还需要实现企业与外部之间的信息交流,从而实现有效的沟通。在盛华金宇集团固定资产内部控制中,还存在着企业信息与沟通不通畅的问题。例如,在企业内部固定资产的使用部门和采购申请部门间,针对夫定资产技术标准存在信息沟通不畅的情况,导致了采购部门采购回来的固定资产与使用部门的固定资产技术标准不完全相符,影响了使用部门的工作效率,也造成了两个部门之间的矛盾争执,最终都不利于企业的稳定发展。又如采购和技术人员与外部固定资产供应商之间也存在信息与沟通不畅的情况,很容易对固定资产的售后、备件和技术要求等方面没有进行良好的沟通,导致固定资产与实际需求产生冲突,影响了公司的利益。同时,在盛华金宇集团固定资产管理中,还存在信息传递不及时的问题。集团内部缺乏固定资产信息共享系统,由于集团下属部门及分子公司较多,固定资产的使用有很多重合的地方,对同样的固定资产的使用信息不能共享,难以起到互相帮助的作用。信息传递的渠道单一,在传递不及时的同时,信息的真实性和可靠性也难以保证。
  3盛华金宇集团固定资产管理内部控制优化措施
  3.1改善内部控制环境
  在盛华金宇集团固定资产管理内部控制中,首先需要做好的就是改善内部控制环境,以良好的内部控制环境促进固定资产内部控制管理。
  第一,改善内部控制环境最先要进行的就是加强集团内部控制管理理念,让全体员工都能够正确认识内部控制的重要性,在工作中能够积极主动履行内部控制职责。各职能部门除去要做好自身的本职工作外,还要定期进行部门内部的自查工作,对自身在工作中出现的问题进行及时的整改和深入分析。同时,加强员工对内部控制重要性的认识,在工作中自觉遵守内部控制规范,建立良好的整体内部控制环境。
  第二,在集团内部设立专职部门,专管内控制度在集团内的建设和实施。专职部门人员需要有较强的专业性,并且能够不断深入研究企业内部控制制度的建设及实施办法和相关的国家法律法规,对公司内部控制制度进行不断的完善。同时,还要定期对各部门人员进行内部控制相关知识的培训,推广宣传公司内部控制的相关最新信息。
  第三,做好固定资产内部控制,还需要加大对固定资产内控人员的培训力度,尤其是关键岗位人员的内部控制培训。建立健全奖励和考核机制,加强员工的自律自省以及工作积极性。
  3.2构建完善风险评估机制
  盛华金宇集团构建完善的风险评估机制,首先需要确定固定资产内部控制目标,确定风险评估的标准,从公司内部及外部全方位的对固定资产的风险进行识别,完善风险评估机制。
  第一,从公司外部进行固定资产风险评估,公司在取得固定资产的过程中,应当将当前的市场经济形势、国家相关产业政策等经济性因素,固定资产及采购行为相关法律法规等法律因素以及固定资产的技术工艺等技术因素等方面综合考虑,提高风险评估系数,在供应商能力、固定资产的市场生命周期、客户要求等方面进行深入的分析,确定固定资产投资的可行性,并对各种风险进行评估。
  第二,从公司内部进行固定资产风险评估,制定各部门各岗位对于固定资产管理的相关职责,严格规范固定资产的授权审批。建立相关责任机制,对于在工作中出现的固定资产的非正常损失明确责任到人。对于公司内部重大固定资产的投资项目,要建立专门的投资小组,由公司高层以及采购部门、财务部门、固定资产维修养护部门和市场营销部门等各相关部门管理人员组成,进行重大固定资产投资项目的风险评估和可行性分析,最大限度的降低因决策失误给公司带来的投资风险。
  3.3建立有效内部监督机制
  内部监督是固定资产管理内部控制中重要的环节,有效的内部监督机制能够保证固定资产内控控制的有效实施。在盛华金宇集团中,应当成立独立的内部监督管理机构,确保固定资产内部控制有效执行。内部监督管理机构应当在各职能部门间保持独立性,在进行内部监督过程中保持客观公正。同时,对各部门的内部控制执行情况进行考核,根据执行力度设置合理的奖惩机制,并与各岗位人员的绩效结合,对固定资产内部控制管理做得好的给予相应的奖励,调动起员工严格执行内部控制规范的积极主动性,相反则给予相应的惩罚,在员工中起到警示的作用。另外,各职能部门还要做好自身固定资产管理的自查工作,及时发现问题并加以改进,不断提高固定资产管理内部控制水平。
  3.4完善信息沟通系统
  在盛华金宇集团固定资产管理中,存在数量多、种类繁杂、变化情况大且分散分布的特点。建立固定资产信息一体化平台,实现固定资产信息的共享,能够有效的完善信息沟通系统。在固定资产信息一体化平台中,公司内部各部门领导以及相关管理人员都能及时掌握固定资产的所有相关信息,各部门以及分、子公司能够对彼此固定资产情况进行及时有效的沟通交流,避免了因信息与沟通不通畅而造成资产损失。同时,还可以为供应商提供一部分相关信息,使供应商能够及时准确了解公司对固定资产的技术及质量要求,以便及时调整生产方向。完善的信息沟通系统能够将固定资产的相关信息传递给每个需求者,降低信息与沟通不畅带来的损失,提高工作效率。
  4结束语
  通过对盛华金宇集团固定资产管理内部控制的研究,针对其存在的问题提出了有效的整改建议,能够极大地提高公司固定资产管理效率,有效降低固定资产管理问题带来的资产风险,对盛华金宇集团提高企业管理水平,保障资产安全,实现长远发展有重要意义。
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