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移动报销软件的功能与问题分析

作者:未知

  摘要:这篇文章从移动报销软件的功能需求出发,探讨其模块的组成,分析移动报销软件使用过程中存在的问题,提出应对措施,将协助开发人员进一步开发。
  引言
  企业的各种开支中,报销是重要的一项。随着近年来电子发票的普及,越来越多的商家开始使用电子发票,随身携带的手机成为消费者存储电子发票的重要工具[1]。这些消费者中有一部分是企业的员工,为了及时报销、收到打款,随手进入移动报销平台,填写数据,上传电子发票,提交费用报销流程,这种无缝衔接的费用报销场景正是用户需要的。电子发票激发移动报销需求,移动报销软件服务于企业内电子发票接收、报销、校验、入账环节进行流程化管理,解决企业财务管理人员的后顾之忧。
  一、移动报销软件的功能需求
  目前市场报销管理软件种类繁多,侧重点各有不同,兼顾运用多个场景。除了日常报销外,还有差旅报销、招待报销、费用报销、采购报销等功能;当企业有特殊需求,例如采购成本居多时,希望报销审批工具当中能够兼容企业经常采购材料的平台数据,相关采购费用也能导入到报销工具中;当差旅人员较多时,需要使用报销审批软件对差旅人员进行管理。
  員工通过移动报销软件可以直接扫描发票二维码,或者从各类支付平台中导入消费记录一键生成报销单,提交上级领导审批。例如企业接入微信电子发票解决方案后,员工只需把电子发票都保存在微信中,报销时直接提交财务,财务人员无需发票查验,支付报销款项完成报销流程,生成记账凭证并且与企业财务系统对接。移动报销软件一般由申报、审核、发放费用、系统衔接等模块组成。
  (一)申报
  1.采集图像。包括图像采集与图像管理两个功能。利用移动终端相机拍摄采集财务原始凭证图像,实现随时随地上传原始凭据图像;通过二维码识别票据信息,且在上传原始凭据图像时自动实现发票的查重;通过图像采集系统,在会计核算过程中将会计凭证和原始凭证图像关联。支持对已采集图像的查询、编辑、删除、提交以及发起报销等操作。
  2.设置科目。自定义费用类别,例如差旅费、办公费、交通费、餐饮费等,合理规划、灵活设置报销时间,增减报销项目和科目,更加规范财务管理。
  3.自助报销。业务人员采用验证方式发起报销业务,满足员工随时随地通过移动终端申请费用报销;支持收款人查询费用报销的到账情况,显示总金额,便于用户了解报销进度。融合移动APP端与PC端的数据,实现数据共享。
  (二)审核
  1.设置审核权限。审批过程中设置带有审核权限的节点,当报销申请人提交审核后,在通过审核节点负责人的审批之后进入下一审核权限的节点,每个节点之间通报交接联系,每个节点有各自的审核权限。完成全部审核节点流程之后才可以通过审批,如果不符合条件或者出现错误则会及时反馈给报销申请人或者上一级审核节点负责人重新审核。
  2.移动审核。利用移动终端进行在线审批,集成移动APP端与PC端的数据,缩短审批周期。可查询审核单据信息、审核记录以及审批结果;可按查询条件检索待审核单据,支持待审核单据的消息提醒。审核过程中查验审核人的指纹。
  (三)费用发放
  财务人员在审批通过后转账对已审批的报销单进行转账,并且为了减少发放费用时对象上、金额上的错误,提高发放报销费用的效率、减少出纳人员的工作量,支持批量转账。在发放的过程中记录每一笔数据,当发放出现错误时提示数据记录不符,发放费用失败。
  (四)系统衔接
  移动报销软件通过开放接口实现与现有企业财务系统相结合。将报销信息数据导入到现有企业财务系统中,简化企业财务管理的流程,使企业财务管理的过程更加透明,降低企业成本。
  二、存在的问题
  笔者调查了市面上出现的几款移动报销软件,企业微信、钉钉等,发现了其使用过程中存在以下几个问题。
  1.软件识别存在盲区。在提交电子发票报销时,发票的真实性很容易就会被一些别有用心的人通过一些软件修改,比如发票号码,从而生成一张“新的发票”;有的还可能存在修改户头在不同单位报销。同样地,发票可以多次重复打印,电子发票报销很难判别是否之前是否提交过,如果不同的人或者同一个人在不同时间拿着同一张发票来报销,会计很难记得住这张发票是否使用过。
  2.软件操作界面不友好。有些菜单较为凌乱,即使对频繁使用财务报销软件的人群,哪个功能通过哪个菜单进入也不能一目了然,还要到处点点、摸索看看才可以操作,而且当前有几个待审核的报销单据也没有显示出来,有时进入了系统也不知道是否有待审核的单据。
  3.功能不够智能化。非财务人员使用次数少,对软件操作流程不了解,加上报销人不知如何归属报销,偶尔填写费用时,又没有提醒的功能和流程操作的帮助消息,也没有邮件提醒功能,审核的效率较低[2]。
  4.审核过程不够透明。公司的管理比较规范,每个部门的费用都有严格的审核流程的情况下,往往需要3~4道审核环节。报销人填写好费用报销单后,往往不能知道当前审核的阶段、费用发放的时间、报销单据的审核人员。
  5.使用过程过于死板。没有注册功能,报销人无法选用自己习惯用的用户名,不可以修改用户名。
  三、应对措施
  开发移动报销软件时采用OCR技术,提高真实性,快速导入发票。针对部分纸质发票,通过智能验票帮助企业验真、将发票数据导入电子发票夹。并且结合用户的实际使用场景开发移动报销软件,针对不同业务场景部署应用,功能模块随需而变,软件实现个性化的数据流转。报销软件安装到用户手机后,通过智能语音助手识别用户的语音操作指令,提醒用户审核的进度,操作流程更加透明。除了关联的业务信息模块之外,软件可采用开放的平台集成技术、丰富的应用开发工具,为不同组织提供集移动差旅管理、移动费用报销管理及企业财税周边服务等业务于一体的智能报账服务。
  另外,企业需建立健全有效的、系统的内部控制机制。内部控制机制作为一种在业务运营中时时监控和每个部门和岗位之间环环相扣、相互制约的动态监督机制。
  针对以上使用中出现的问题,移动报销软件采用可以下流程解决。
  一扫:用微信等软件扫一扫发票二维码采集发票信息;
  二验:通过国信税务信息接口,对发票信息进行匹配、识别真伪;
  三存:验真后的发票数据会自动保存到个人发票夹备用;
  四报:报销时,直接从个人发票夹导入发票,快速报销,一经报销发票即刻会被锁定,防止重复提交。
  结语
  大数据时代,数据越来越透明,信息的使用也更加便捷。移动报销会逐渐普及到各个领域,打破企业内外部财务信息壁垒,构建企业财税、业务信息流通渠道,促进报销全产业链融合。企业从消费到报销,电子化信息有依有据,每笔费用无论大小都变得更加透明可控,移动报销环境让员工合理利用碎片化时间,随时随地处理业务,降低办公门槛,提高报销效率,降低企业成本,适应集团企业发快速展的现状和管理要求,为提升内部管理层次、改善现有财务管理模式提供了更有效的方式。
  参考文献
  [1]郑晓东,栾国森.基于Activiti的移动平台财务预算报销流程分析与实现[J].软件导刊,2016,15(04):121-123.
  [2]高微笑.互联网背景下高校无等候报销的研究[J].会计师,2017(01):67-68.
  作者简介:赵梦宇(1998-),女,安徽省淮北市濉溪县人,本科在读。
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