企业财务信息化进程中的问题研究

作者:未知

  摘要:因为计算机科技和互联网技术的发展迅猛,企业信息化的重要性变得日益明显,尤其是财务信息化的重要性不容忽视。随着全球经济交流和业务增多,企业更加需要利用自身在制度、管理、技术等方面的开拓和成长来提高企业的价值和竞争力,信息的传递非常重要。本文针对企业财务信息化工程中的问题进行研究,运用案例分析的方法,旨在为企业的财务信息化做点贡献。
  关键词:财务信息化;现实问题;解决思路
  在科技进步神速的今天,财务信息的交流日益广泛和便捷,在生产经营活动中,对资金的管理和运用,凭借所获得的财务信息,企业能够做出快速的有利反应。显而易见,企业的财务信息化对于企业的发展的重要性。企业的管控中,管理层运用企业财务信息化,来提高企业的资金管理质量,同时减少企业的财务风险。但是在企业发展财务信息化的过程中,企业不单单要把对自身的情况进行透彻的研究总结,也要按照企业的成长水平和未来方向实时进行更改完善。既要注意财务信息的利用,也要重视财务信息的不及时化。因此在财务信息化的实施步骤中,一定要思考以下问题:企业的财务能力以及财务处理能力,企业本身财务信息化拥有的资源,管理者对财务信息化的关切度,财务信息化的规范和条例,财务信息化人才的培养,财务信息的交流和整理,财务信息的安全及管控,政府对企业财务信息化的要求等,这些都是企业财务信息化工程中的有关难题。
  一、财务信息化的理论分析
  一般的信息化的步骤是搜集信息、运用信息,在这个前提条件下采取有效的行动。行动的角度主要有六个方面:第一,明确企业信息化过程,结合企业本身的状态来进行科学的计划,之后让专业的技术团队开展活动;第二,搭建管理方法的信息化,把分散的业务步骤集中到一起进行统一安排和管理,优化决定和实际操作质量,降低企业的运营开支;第三,针对不同水平的工作人员进行针对性的培训,把企业内部不同岗位的工作人员分组进行培训和教学,让信息化的进程可以顺利推进和实施;第四,提高网络维护质量,不但要把网络的安全性和稳定性进行升级,也要时刻检测网络安全状况;第五,运用针对性的软件,企业应该结合自身水平购买或者开发新的软件;第六,做好系统的更新和维护工作。财务信息化是企业信息化建设的主要部分。
  财务信息化步骤的第一步是系统架构的设计,包括系统功能模块的设计、系统数据库的设计。系统功能模块的设计包括登录模块的设计、凭证管理模块的设计、账簿管理模块的设计、报表管理模块的设计、财务分析模块的设计等等;数据库设计包括各种财产物资管理模块以及证明、张、表等管理模块。这些工作需要专业技术人员,既精通计算机技术有掌握了财务以及会计知识。
  二、调查访问结果分析
  P公司是茶叶销售商,也是绿茶出口商。通过走访收集到的P公司资料,发现P公司的信息化系统已经包含了财务数据管控区块、人力资源调配区块、机器设备区块、方案计划与开展区块等等。各个区块所对应的职能不同,掌握着企业某个经营方向的重点活动开展,他们组合在一起就形成了综合性的规范管理系统,确保企业正常运营能够顺利、严谨、科学。比如说财务数据管控区块掌握着项目早期的相关预算计划,在项目实施过程中及时进行财务记录,在项目结算后进行项目数据核对和审计。比如人力资源管控区块主要涵盖企业内部各部门和岗位的整体框架管控,以及相关人事活动的奖惩、工资、奖金与津贴以及相关人员数据资料方面的数据整理归纳工作。机器设备管理可以整理归纳企业拥有的相应资产情况包括采购机器的开支、使用过程中的修理开支、目前设备数量等等,让企业能够使用的资产和资源更清晰明了。
  虽然P公司是我国领先的对外贸易企业,拥有大量的绿茶对外贸易业务,但是在管理和经营过程中并没有积极使用信息化管理手段,没有创新的现代管理模式而是坚持过去的老旧手法。他们觉得信息技术可以在一定程度上有限度地优化管控质量,减少部分开支,但起不了决定性作用,因此信息技术并没有跟上时代发展水平。在目前的趋势下,科技是企业竞争的核心力量,不仅仅是一个辅助资源,甚至能够拉开不小的竞争差距。因此P公司在信息化这一方面发展缓慢导致了以下缺陷:
  1.信息化体系的相关工作人员数量不足
  理论上认为,中型及以上的企业,应该都单独拥有信息数据的专業部门,但P公司在信息管理方面的相关工作人员数量不足,公司为了减少这一部分的成本,就直接让互联网和信息技术工作者来处理这一区块的工作。同时在招聘专业技术人才时没有进行严格的挑选和测试,导致目前的信息化团队不但人数不达标,人员素质也是有好有坏,虽然学历情况不错,但理论水平和技术水平的差距被忽略了,工作人员整体水平上并不能满足S公司的需求。技术和人才上的缺陷让企业在信息管理方面出现了难以维持日常运营需求的局面,更不要说改善和升级了。P公司是起步时间早的老牌公司,再加上从事的是茶叶这种传统食品业,因此在理念上不够新颖,对现代技术没有给予应有的重视,同时也没有重视这方面相关的人才培养,既没有组建相应的技术团队,也没有训练企业内部的工作人员。
  2.信息交流和传输存在阻碍,系统不够完善全面
  企业内部的不同部门在审核考察阶段时并不是全公司统一标准、统一进行的,而是分别使用单独的考核办法。由于每个部门都希望获得不错的成绩,甚至于希望能够脱颖而出,比其他部门做得更好,因此财务部门与其他部门之间无法实现互相协助,而是自己管自己,导致财务信息的交流和传输出现阻碍,十分不畅。然而企业事实上是一个整体,部门之间的行动会互相影响,在没有进行充足的沟通前提下就贸然行动,肯定会出现误解和错漏现象,同时因为各自努力没有互相协助,也导致工作效率低下。相关资料显示,P公司的主流审核方式是利用手写或者电子邮件的办法来提交申请材料,而相关会计报表也并没有使用电子模式,依然保留手工填写报表模式。虽然这中间会使用到部分软件和现代工具,但大部分工作仅仅依靠纸笔书写完成,企业缺乏一个系统性的管理和信息记录留存体系,不但会降低工作效率和速度,同时也不利于相关数据的传递和保存,纸质文件很容易被损坏或者遗失。   3.信息安全问题
  在财务信息风险方向上,P企业有可能面临核心财务资料出现破损或者丢失的情况,还可能由于系统过于基础而受到不法分子的攻击,假如遭到攻击,可能会导致全公司的运转出现混乱。另一方面,P 公司在信息方面没有牢固的保护和管控措施。因为在企业内部的部门之间没有建设好同意的系统性数据处理和管理模式,部门单独处理相关业务,导致高层没有办法对企业的整体运转和各部门行动做到完善观测,信息的风险令人担忧。
  三、改善P公司财务信息化的思考
  针对P公司财务信息化现状,本文进行了如何改善P公司财务信息化方面的思考,也能够对类似企业在进行企业财务信息化工作中提供一些思路。
  1.关注人才引进和培养
  对P 公司而言,企业信息发展的步骤是进行技术培养和适应的活动,在进行系统的调试和改进过程中专业性很强,必须有充足数量的专业优秀人才参与才能够达到理想的效果。但是在这一时期内,也并不仅仅是凑齐足够数量的技术人才就可以达到目的和效果,更重要的是如何科学地把人才分配到最合适的岗位上去,让所有人能够发挥出最大的作用。在出现疑难杂症的情况下可以共同努力、及时交流,让大家能够齐心协力来解决问题,不但能够更高效地解决问题,同时也可以增进团队的凝聚力和协作能力。同时,在吸引了优秀人才之后不能止步于此,一定要开展相应的培训和教育活动,让人才能够更全面、完善地掌握相关知识和技术,对企业的情况也可以深入了解,并且能够熟练使用相关的设备和系统,便于之后的工作开展。
  P 公司在开展财务信息化建设时,不但需要做好硬件和软件方面的调整和改进工作,同时对于工作人员的处理和对待也要妥善进行。比如上下层级之前的关系、平级财务部门与其他部门主管之间的关系、合理进行利润分配等,都需要进行妥善且周密的考虑。要公平合理地处理各项关系,同时帮助各方人员增进沟通和交流,把存在的矛盾和冲突尽早处理解决,让日后的内部关系更加健康、和谐,能够共同努力为企业奋斗。
  2.增加交流沟通并优化ERP系统
  通过ERP系统把企业的多个方面和各项流程集中到一起进行管控,利用现代信息技术和管理模式打造更高效、更规范、低风险、高质量的一体化管理企业。另外ERP系统能够把不同区块数据和资源规整到一起进行统筹安排,之前散落在各个区块的信息和资源被整合到一起之后重新分类,不但能够提高囤積资源的利用率,同时也可以把多项分散的资源整合在一起运用,产生更大更强的效益。另一方面也可以因为统一管理而减少不必要的劳动和人工,节省部分开支。想要降低ERP系统的风险,就必须做好信息和数据的安全保护措施,做好防火墙工作,同时制定严格的数据使用和传输条例,不得随意将企业的数据外传,应该在数据搜集、整理、录入、保存等步骤都严密进行。在进行合同的起草、讨论、审核过程中也可以借助ERP系统,让合同的流程更加严谨合理,相关的人员都能够在适当的步骤参与其中,又避免了资料的外泄。诸如此类的应用还可以推广到企业日常经营的诸多活动中,让企业的各项活动都能够在严谨、科学、高效的氛围和体系下开展。另外,也可以减少管理层过去烦琐却重复的基础工作,能够集中精力到更重要、更关键的决策工作。
  3.运用现代科技降低信息风险
  首先,采用现代科技中的身份查验功能,让数据和信息只能被特定人群接触到,同时对于不同的人群应该设置不同的信息权限。不能简单设置一个账号和密码,被破解的可能性很大会增大风险系数,最好能够设置更安全的身份查验模式,比如指纹识别、人脸识别、声纹识别等。同时要把责任落实到个人,一旦出现问题就可以方便追责,在关键环节注意设置岗位不相容,可以设置录入人员和审批人员,避免一人操作的危险性。在输入数据的部分,应该设置相应的检测程序,提高数据的准确性。为了防止不法分子利用技术手段窃取公司机密,一定要做好网络安全防护措施,建立好防火墙,对于访问的IP地址进行记录,同时关键的文件一定要设置多重密码和验证模式,不能被轻易打开阅读。
  其次,做好工作人员管控工作。颁布严格的条例,一旦出现不正常的信息数据,就要追责到相关人员,给予应有的惩处,假如是故意造成的更要严肃处理,不得姑息。在数据录入之后的步骤中应该设立相应的检查核对系统,能够及时发现信息存在的问题,把风险和不安全因素及时找出来处理,提高企业信息的安全性。要让全体工作人员都知道信息安全的重要性,在工作中做好信息的保护工作,在录入信息时仔细核对、尽可能避免失误。
  参考文献:
  [1]柴毅.企业信息化与企业组织架构关系的研究[D].北京交通大学,2011,
  [2]谢印成,张颖洁.企业信息化概论[M].北京:中国矿业大学出版社,2013.
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