传承文化记忆
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作者: 佟福贵
大连海事大学(原大连海运学院)，坐落于辽宁大连市黑石礁高校学府区。其前身可追溯到1909年晚清邮传部上海高等实业学堂(南洋公学)船政科。1953年，由上海航务学院、东北航海学院、福建航海专科学校合并成立大连海运学院，1994年，经国家教委批准，学校更名为大连海事大学，江泽民同志亲笔为学校题写了校名。校档案馆成立于1997年6月，档案实行集中统一管理。馆藏文书、科技、教学、外事、基建、人事、声像及电子档案等，共有6个全宗4万余卷。该校档案工作近年来取得了可喜成绩，先后获得学校“党风廉政建设先进集体”、“先进党支部”、“辽宁省高校档案管理工作先进单位”；“全国交通系统档案工作先进集体”、“全国档案工作优秀集体”等荣誉称号。
保驾护航 成绩斐然
该校十分重视档案工作，校领导班子认为档案是文化的沉淀，是历史的记忆。校档案工作一直由一名校领导主管并多次到档案馆进行调研、现场办公，及时解决档案工作中存在的问题。首先是举办档案馆开放日活动，向师生员工介绍学校档案工作。其次将档案工作信息上传校园网，使他们及时了解档案工作动态。在档案馆网站上设有“档案法规”、“档案知识”等专栏，还利用校内有线电视进行《档案法》系列专题讲座。定期召开档案工作会议，结合实际宣传贯彻《档案法》，先后制定并下发了二十余个档案工作的法规性文件，使校档案工作有法可依。2005年，学校与各部门行政一把手签订岗位责任状时，把文件材料归档齐全率写入了工作任务的条款中，档案工作实现了“三纳入”，即纳入学校各部、处、室的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围。
该校将档案工作纳入到了有关考核办法和质量保证体系，使档案工作与基层单位和教职工的年终考核相结合。在《大连海事大学单位(部门)年度考核实施办法》中规定：“档案馆对各单位归档进行评定”、“存在下列情形之一的单位年终考核结果不得确定为优秀：归档齐全率达不到100％或不按时完成归档任务的单位和部门；有丢失、损毁、涂改档案等行为的单位(部门)不得确定为优秀。”在该校教职工日常考核指标及扣分标准中规定：“对于需归档的文件和资料，不能按照档案馆的规定进行归档的，每次扣直接责任人20~50分；因个人原因归档率未达到100％的，扣直接责任人50-100分。”学校还将档案工作列入IS09001质量管理与质量保证体系，制定了许多与档案工作有关的程序文件与支持性文件，对文件材料的管理与归档提出了具体要求，对档案工作的开展提供了有力保障，加大了档案管理工作的力度。
该校领导重视档案工作，建立了档案工作的保障机制，为档案机构设置、人员配备、所需用房、经费等问题解决了实际问题。1997年，校党委决定成立档案馆，副处级建制。1998年，正式独立，直属校长领导。2000年，校领导特批3万元，为档案馆购买计算机4台。2003年，学校在办公用房紧张的情况下，将老办公楼的一、二层用于档案馆房，并投资300万元，对该楼进行装修改造。库房配备了密集架装具、空调和气体灭火装置等设施。使馆房面积由600平方米扩大到2000多平方米，由散状分布达到了相对独立的区域，极大地改善了档案的保管条件和办公条件。学校每年拨出6万元专项经费用于档案工作。馆内现有计算机11台、服务器2台、打印机5台，并配备了去湿机、复印机、数码照相机等设备。
存储利用 硕果双丰
信息时代对档案工作提出了新的挑战，也为该校档案工作提供了极大的发展空间。他们开发研制了“电子文件与纸质文件归档一体化管理系统”实现了校发文件电子版实时在线网上归档，并能查阅电子文件全文。1998年初步实现了档案微机辅助管理(单机版)，实现了检索、打印目录、统计等微机辅助管理。2001年，他们率先在东北地区高校建立网站，并逐步扩充完善。目前该网站包括：档案馆简介、馆藏概述、学籍验证、立卷指导、档案知识简报等十多个栏目。访问者已达70796人次。
几年来，该校根据档案工作需要，先后编制了“学生验印名册系统”、“学生成绩管理系统”等多个档案应用软件。用户便可以在任何地方、任何终端查验1976~2003年毕业生学历的真伪，极大地方便了用人单位。2003年研制成功的“高校学生成绩管理系统”，不仅能满足传统方法学生成绩的管理，同时也符合现代所采取学分制高校学生成绩管理的要求，拥有极强的中英文自动翻译功能，能自动打印出各类学生标准格式的中英文成绩单，使原来的英文成绩翻译时间由原来的8小时，缩短为现在的30分钟。出示的成绩单规范、美观、标准，提高了工作效率，为出国留学、报考、就业的师生员工提供了高效优质的服务，提升了档案工作的地位和形象，创造了很好的社会效益和一定的经济效益，受到了广大师生和国内外有关机构的认可。该软件获2003年辽宁省档案局科技成果一等奖。
为丰富网上档案信息资源，从2000年开始，他们已将馆藏档案目录14万条进行数字化，占全部馆藏档案的80％，对700余张照片档案进行数字化工作，并建立了电子文件全文、学生学籍、学生成绩、馆藏档案目录、照片档等多个档案数据库。他们在网上设置了身份认证。对公开档案只要登录档案馆网站，即可检索到欲查阅档案的目录或电子文件全文。实现了1984年至今的文书、教学、科技、外事等档案的目录级、2002-2004年电子文件全文微机检索、打印、统计及输出。在进行档案信息化建设的同时，他们始终把信息安全放在首位。确保网上密级文件档案信息的安全保密，对查阅档案的部门和个人设置不同的查阅权限，确保计算机系统运行安全可靠。
为充分发挥档案的作用，让师生认识到档案的价值，他们围绕中心工作提供优质服务。该校每年收集、接收保管范围内的各类档案共计3000余卷。为了更好地为师生员工服务，提高档案的利用率，他们先后将研究生论文摘要、非保密档案目录上网，供师生查阅。并加大档案信息资源的开发力度，进行档案文献的一次、二次、三次加工，为利用者提供更直观、优质的服务。编制了规范的检索工具，《历届党代会文件汇编》、《有关地界问题文件、图纸汇编》等十多种专题汇编，并编纂了《大连海事大学档案目标管理材料汇编》、《大连海事大学历届外国留学生统计与简介》等编研材料。在2004年学校教学评估工作中，提供了从2001~2004年的档案400余卷。复印材料30000多张，被学校评为先进单位、教学评估贡献奖。
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