加油站网点资金信息化管理

作者:未知

  【摘要】大型成品油销售企业加油站一般具有点多、线长、分布广、资金量大的特点,加油站资金作为成品油销售企业资金回笼的源头,如何依靠目前先进的信息化手段加强资金的实时到帐监控及规范加油站资金的现场管理,显得尤为重要。
  【关键词】资金管理 银企直连 扫码投币 现金封包
  加油站资金管理是成品油销售企业资金管理的重中之重,在资金管理中处于核心地位,承担着企业资金来源的重担。从企业内部来看,加油站工作人员职业道德及风险防范意识参差不齐,人为标准化规范管理压力大,且加油站呈现点多面广的特点,给企业加油站资金管理也带来不少难度;从企业外部来看,在整体经济形势不乐观的情况下,加油站也需防范外部资金风险,防止营业现金被不法分子偷窃、抢劫,减少资金滞留员工身上及油站内的时间,保障加油站资金安全和员工人身安全。如何依托目前比较强大的信息化手段,加强加油站网点资金监控,加速资金回笼时间,降低资金风险,是成品油销售企业资金管理的重点。
  一、借助银企直连系统。加强实时监控加油站资金到帐情况
  银企直连系统是通过互联网或专线连接的方式,使企业的财务系统与银行综合业务系统实现对接,企业无需专门登录网上银行,就可以利用自身财务系统自主完成对其银行账户包括分(子)公司银行账户的查询、转账、资金归集、信息下载等功能。加油站通过每日上门收款将资金上缴到银行网点,银行点钞后,资金信息将按网点编码分加油站传输到企业财务系统(ERP)中,财务人员根据加油站网点到帐信息,每天比对加油站上传的销售报表中应收资金数据,在ERP系统中实现加油站网点自动清账,能有效监控加油站资金是否准确及时上交到银行。此外,通过银企直连实现加油站资金每日上划归集到集团财务公司,实行银行收入户零余额管理,提高资金的利用效率。
  二、借助扫码投币系统。加强加油站员工投币管理
  为防止加油站员工营业现金被不法分子偷窃、抢劫,减少资金滞留员工身上时间,保护员工人身安全,企业一般要求员工及时将现金投入到加油站保险箱,比如员工身上现金超过1500元,需封包投入保险箱,并做好投币登记。但是监控员工是否投币及时,只能到加油站现场巡站检查,监督力度较弱,效率相对低下。
  扫码投币是在财务系统(ERP)开发的一个模块,每个加油站都有一个“现金投币”的二维码,员工通过使用手机扫描本加油站二维码,输入投币员工和投币金额即可,后台财务系统(ERP)将会有该加油站该员工的扫码投币记录。该“扫码投币”功能,一方面能减少财务人员现场巡站次数,通过后台监控的方式,提高检查监督效率;另一方面,也能实现无纸化投币,无需员工手工登记,提高员工投币速度。
  三、借助现金封包系统。全过程监控加油站资金动向。
  现金封包系统是通过财务系统(ERP)资金管理中开发的一个模块,加油站将每日营业资金封包锁片,在现金封包系统中进行扫码确认并输入锁片号码,保存封包并打印封包清单,待上门收款公司收款时,在财务系统(ERP)现金封包模块中進行封包交接,并输入上门收款车辆号码和接收人身份证号码,现金封包接收人收到短信信息后回复确认,系统会显示现金封包流转到上门收款公司的接收人处,以分清封包责任,上门收款公司将现金封包交接到银行后,银行根据封包清单接收、清点、入账,财务系统(ERP)中的现金封包模块都会更新最新现金封包去向。通过这个现金封包系统,能实时反映加油站资金从加油站现金封包、上门收款公司交接、运送到银行接收、银行清点和入账整个过程,企业监管部门和加油站站长、上门收款公司管理层均能对线路的安全运行作出分析判断,实现加油站资金从流入到入账的全过程闭环管理。
  首先,加油站由于受电脑设备、网络连接影响,资金“流动性”带来的风险比较突出,尤其节假日资金安全又是资金管理的重要风险点,通过财务系统(ERP)现金封包模块,实时查询每天资金上交金额,从事后响应变事中发现,有助于站长、监管部门第一时间发现网点资金存在的风险,并及时应对。
  其次,上门收款过程中,线路的合理安排和安全运作一直是网点资金管理的难点。现金封包系统上线,对线路的走向、到达时间、封包接收人员信息进行了预先设定,并根据收款实时进度及时在ERP现金封包模块作出状态调整,并提醒网点站长、上门收款公司交接人员做好封包交接准备,提高了网点员工和上门收款人员的工作效率。
  然后,减少台账登统,减轻员工负担,降低票据印刷等成本。现金封包上线,网点省去打印(填写)交款单、保安交接台账、银行交接本的时间,既节约了票据印刷等成本,交接信息化又提高了封包、交接的准确性,只需在“微信”或ERP现金封包模块中确认车牌号码及收款人员的身份信息后完成交接。
  最后,实现企业与上门收款、银行共赢。现金封包系统上线,上门收款公司通过短信、微信确认交接,现场操作更规范;银行使用现金封包系统后,简化了银行与上门收款公司交接手续、记账更方便,准确性更高,精简压缩了银行记账人员数量,受到了上门收款公司、银行的欢迎。
  总之,加强资金管理,防范资金风险,永远是企业的一项重要工作。对于基层加油站来说,资金管理相对单一,但加油站点多面广线长,人员素质层次不齐,有效的监控手段是必须不断完善的,特别是在目前大数据时代,企业以信息化为抓手,有效提高财务人员的监控效率,减少人为资金监控盲区,不断深入强化企业资金管理,为企业可持续发展保驾护航。
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