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项目管理视角下审计项目管理研究

作者:未知

  [摘要]本文将以寒假审计实习为背景,基于项目管理视角浅议审计项目管理流程,并对实习过程中的一些项目管理行为提出自己的看法与建议。
  [关键词]审计 项目管理
  一、引言
  寒假期间,我于某会计师事务所进行了为期40天的寒假实习。实习期间,我们项目组先后对JL银行S分行、JL银行D分行、松原JL房地产以及JL省混凝土有限公司开展了审计业务,我们组一行五人:一名项目经理,一名项目经理助理以及三名审计实习生。项目经理主要负责计划的制定、任务的分配、与被审计单位的沟通协调以及对我们整理的数据进行比较分析、出具审计报告等,项目经理助理则完成项目经理布置的任务,资料的搜集与整理等。我们实习生则主要负责完成项目经理布置的任务中较为零碎与简单的工作。随着实习天数的增加,体会到良好的项目管理在提高审计项目工作效率,降低审计项目工作成本和风险方面作用显著。
  二、审计与项目管理
  何为审计?审计是指由专设机构依照法律、准则对国家各级政府及金融机构、企事业的重大项目和财务收支进行事前和事后的审查的独立性经济监督活动。一般将审计分为内部审计、政府审计和社会审计三个模块。社会审计是指注册会计师依法接受委托、独立执业、有偿为社会提供专业服务的活动。
  项目一般是独特的,有具体的可交付成果和完成日期,项目管理协会将项目定义为:“为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力”。不同于从事一般管理的伙伴,项目经理有完成一个项目的责任,但却很少有或没有调度职能部门中其他所需资源的行政权力。为了获得这些资源,项目经理必须擅长赢一赢谈判。
  审计作为一个以项目形式开展的职业,符合项目以及项目管理的特征。由于会计师事务所对于审计报告的发表日期有严格的时间限制,因此审计工作需在该日期之前完成。可以将审计项目简单的定义为了发表恰当的审计报告所做的一次性的努力。此外由于项目团队的审计工作一般在被审计单位进行,虽然项目经理背负着较大的责任与风险,然而并没有行政权力,与被审计单位财务部门的沟通追求的也是双方互赢。
  三、项目管理视角下对审计项目流程进行梳理
  (一)计划过程
  由于JL银行S分行和D分行属于该所的老客户,则省略了对基本背景信息了解的启动过程。
  当确定承接该客户之后,首先需要签业务约定书和管理层声明书,通过管理层声明书的签订,确定了客户的责任。业务约定书则商定了项目经理的责任与审计费用等细节。之后便会与被审计单位协商现场审计的日期,确定日期之后,则会通知事务所,同时安排相关人员,组成项目组。在寒假实习正式开始之前,我们项目组于12月末通过会议确定了1月3号出发,在JL银行S分行工作7天左右,之后直接从S分行出发前往D分行,預估在D分行需要7~8天左右。同时项目经理根据不同会计科目的性质将任务依照个人能力分配到个人。
  (二)执行过程
  到达被审计单位之后,在财务部门提供的资料的基础之上,我们便可以开始自己的工作,工作的主要内容便是通过分别分析各个会计科目来确定该单位最终财务报表上面的数字是否真实准确,并通过分析该单位的经营风险来提出合理建议。审计的最终成果是通过分析工作底稿等相关信息,出具审计报告。
  审计一般分为忙季和淡季,因为一般公司的财务报表出具日期为来年四月份之前,因此审计工作一般是从本年末开始准备,在一月份到四月份之间连续对不同单位进行审计,在此期间,时间便是最宝贵的资源。在实习期间,项目经理会在当天工作结束时分别询问工作进度,以此来控制工作进度。
  (三)结束过程
  在一个被审计单位工作快要结束时,项目经理就会通过组织召开非正式会议,来确定项目组成员完成的工作和未完成的工作,同时区分出哪些工作无法完成是因为被审计单位提供的资料不齐等原因,并记录下来。理顺之后,便将被审计单位需要提供的资料以word文档发送给该单位财务经理,以便在期后能提供。之后便收拾前往下一个目的地。
  四、在实习中发现的问题及建议
  (一)清晰地风险进程控制
  审计项目目前仍是以项目经理的经验管理为主,并且项目进展集中反映到项目经理一人中,这种情况容易使项目组成员缺失参与感,同时也不容易有成就感。我认为可以项目开始之前可以根据计划制定MSP或者甘特图将工作任务合理均匀的分配到工作时间中,并在每天结束工作时在完成工作处做上明显的标志,并对目前进度与计划进度进行对比,通过对比是否保持一致来分析异常原因,从而考虑是否对计划进行调整或者对项目组成员进行谈话亦或是任务的调动,从而确保更好更快更清晰的完成审计项目目标。
  (二)高效的沟通管理
  审计项目的工作进度与被审计单位的配合程度也有很大的关系,不同单位的会计处理有很大的差异,部分审计问题是因为审计人员对被审计单位的财务处理不熟悉、不清楚造成的,因此及时与被审计单位财务人员沟通能极大提高审计效率,同时项目谈判不应位于查与被查的角色,而应做到赢一赢谈判,在为单位提出更好管理意见的同时降低审计风险,从而实现双方更好的合作。此外,审计的大多数工作也是建立在被审计单位提供的资料的基础之上才能开展。在互联网发展如此迅速的今天,如果在进行现场工作之前,将对方所需准备资料先提供给被审计单位财务经理,或许能更快的完成现场审计工作。
  五、总结
  本文从项目管理视角出发,通过梳理审计项目流程,在对寒假实习进行回顾和总结的基础之上,同时也结合项目管理相关知识,针对实习期间在审计项目实施过程中存在的一些问题,提出自己的建议。
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