试论档案管理信息化建设的必要性

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　　【摘要】档案管理对于单位、企业发展有着极其重要的作用。信息技术的高速发展，对各行各业造成了深刻的影响，同时也引领了档案管理信息化热潮。基于此，笔者通过查阅文献，结合自身经验，对档案管理信息化建设的必要性进行了探讨，以期为相关从业人员提供有效参考。
　　【关键词】档案管理  信息化建设  必要性
　　 档案管理工作信息化，能够有效提高档案管理工作效率，解决传统档案管理中的诸多问题。我国已经明确指出了“信息化带动工业化”发展的具体发展要求，国家档案局也将“信息化”作为了档案管理工作的重要发展目标。因此，探讨档案管理信息化建设的必要性，具有极其重要的现实意义。
　　一、档案管理信息化的重要性
　　 信息时代，信息传输速度、更新速度越来越快，同时信息技术也改变了信息的储存形式，信息储存、传播的成本得到有效降低。档案管理工作本质上是信息管理工作，所以档案管理工作想要提升工作效率、质量，降低工作成本，就必须顺应信息技术所带来的变化。
　　（一）档案管理信息化提升了工作效率
　　 以往，档案管理主要是以纸质档案管理为主，档案管理人員要归档、查询，都需要以“翻阅”的方式来寻找纸质档案，在这一过程中，就有可能导致档案被损坏，导致信息遗漏。而档案管理信息化，将纸质文档直接转化为了电子文档，档案信息传输不会受到空间、时间的束缚，档案管理工作人员通过电子设备就可完成对档案的归类、整理、查阅，这就有效提高了档案管理工作的安全性以及效率。另外，纸质档案在存放的过程中，极其容易受到高温、高湿度、高酸性环境所影响，纸张也会逐渐老化，档案在存放的过程中，不可避免的会遭受一定的损伤，而电子档案的储存则相对比较安全，通过“云储存、热备份”等方式，即便是储存设备损坏，也不会导致档案损坏、丢失。
　　（二）档案管理信息化实现了工作共享
　　 传统的档案管理工作，档案的归档、整理需要档案管理人员手动操作，工作费时费力，并且大量的档案需要存放在较大的空间中，随着时间的推移，档案数量越来越多，一旦需要查阅以往的档案，档案管理工作人员需要消耗大量时间查找档案存放位置，管理工作举步维艰。而档案管理信息化，就能够实现全面电子化操作，档案的搜集、储存、统计、查阅极为便利，同时构建网络档案室，档案查阅人员通过互联网就可在线查询档案。
　　（三）档案管理信息化满足了社会需要
　　 信息化从效率上、安全性上为档案管理提供了便利，满足了各行各业需求。社会各个行业，在生产经营的过程中，都会产生一定的电子文件，比如设计院应用PDM系统产生的文件，制造业应用OA系统产生的文件，这些文件的管理无法依靠传统档案管理方式来实现，必须要依托于信息技术才能够实现。所以档案管理信息化满足了社会需要。
　　二、档案管理信息化现存问题
　　（一）管理人员素质低下
　　 传统的档案管理工作队伍，有着大量非专业人员，这些管理人员既没有经过专业的培训，也不懂计算机技术，不了解档案管理知识。在管理的过程中，这些人员普遍缺乏责任心，没有采用合理的方式方法来保存档案，给档案管理工作开展造成了极大的影响。另外，传统的档案管理工作人员，有相当部分工作人员不具备应有的信息素养、计算机操作能力、创新意识，无法适应档案管理信息化所带来的变化。
　　（二）管理制度不完善
　　 对于档案管理工作来说，信息化是档案管理工作迎来的重大变革，在这个过程中，必须要有完善的制度、规范才能够让档案管理工作信息化做到“有法可依”，但在实际工作中，许多机构的档案管理信息化工作都没有建立起一个完善的信息化机制，档案信息化保密、鉴定、备份工作存在诸多问题。
　　三、档案管理信息化对策
　　（一）转变工作观念
　　 观念是行为的先行主导，只有档案管理工作人员树立起正确的档案管理信息化意识，才能够有效落实档案管理信息化的各种举措。对此，笔者认为，工作人员观念的树立，必须要从顶层建设入手，企业、单位领导，要在会议上强调档案管理信息化的重要性，同时通过培训、开展讲座等措施，提高档案管理人员的计算机操作能力、信息素养。另外，档案管理工作人员也必须树立起在终生学习意识，在工作中提高自身的创新能力，从多个角度去了解档案管理信息化的必要性以及要点，这样才能够让“信息技术”在档案管理中生根发芽。
　　（二）完善管理制度
　　 必须建立起完善的档案管理信息化制度，才能够让各项工作做到有法可依。单位、企业要针对档案管理信息化的主要内容，结合单位实际情况，构建完善的信息化制度。如：资料、文档、数据等必须有效组织、整理和归档备案;档案信息必须在xx日内转化为电子档，并整理、归档等。另外，还要建立起完善的保密制度、奖惩制度，通过刚性管理以及柔性管理，提高档案管理人员的责任心以及保密意识。所谓刚性管理主要是利用制度来约束档案管理人员的行为，柔性管理主要是指通过内部文化风气，来让档案管理人员树立起正确的保密意识。
　　 另外，在档案管理信息化建设的过程中，必须要有足够的经费作为支撑，这样才能够保证档案管理信息化改革的正常进行。比如，除了要具备扫描机、计算机等基础设备，在条件允许的情况下，还要配置有服务器、UPS电源、备份硬盘等等设备，这样才能够有效应对各种突发情况，将档案管理信息化的作用充分发挥出来。
　　四、结束语
　　 综上所述，传统的档案管理方法，已经不能够满足档案管理的实际需求。在信息时代，信息化已经成为了档案管理工作的必然发展趋势，故相关从业人员、领导对其要有足够的重视，结合实际情况，积极转变管理模式、工作模式、构建信息化制度，才能够让档案管理工作不断发展，让档案管理工作的水平得到提升。
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　　作者简介：兰兰（1975-），重庆涪陵人，女，汉族，本科，档案馆员，重庆市涪陵城市建设投资集团有限公司。
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