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事业单位档案管理信息化建设探析

作者:未知

  [摘 要]在信息化快速发展的背景下,信息技术被运用到各行各业中,作为事业单位管理工作中的重要组成部分,档案管理信息化建设对提升档案管理有效性、促进事业单位的可持续发展具有重要作用。但是在对当下信息化档案管理建设过程中,受到多种因素的影响,事业单位的档案管理信息化建设仍受到制约,影响档案管理的效果。因此,事业单位需要重视档案管理信息化建设,明确当下信息化建设过程中存在的问题,结合有效策略来提升档案管理信息化建设的有效性。基于此,本文针对事业单位档案管理信息化建设进行探究,旨在为相关研究提供借鉴。
  [关键词]事业单位;信息化建设;档案管理
  doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.081
  [中圖分类号]D630;G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2019)12-0-02
  0     引 言
  随着社会发展,事业单位迎来了新的发展良机与挑战,在信息资源不断增多的背景下,传统档案管理已经无法满足事业单位的实际发展需求,对档案管理的有效性产生严重影响。因此,事业单位需要重视档案管理信息化建设,认识到档案管理信息化建设的重要性以及档案管理中存在的问题,并结合单位实际发展情况,制定科学有效的解决策略并加以实施,以此来提升档案管理信息化建设的有效性,将档案管理的实际作用与价值发挥到最大化。
  1     档案管理信息化建设的优势
  1.1   永久性保存相关档案资源
  传统纸质档案在管理过程中极易受到温度、湿度等环境问题的影响,产生发霉、损坏的现象,进而无法对档案进行长久性存储,甚至出现档案丢失的情况。而信息化档案管理建设,可以将传统纸质档案转化成数字化档案,并存储在计算机磁盘之中,不仅可以有效利用档案存储空间,还能实现档案资源永久性存储,避免因环境恶劣造成档案损害问题出现。
  1.2   提升档案管理的有效性
  传统纸质档案在管理过程中的工作较为烦琐,相应程序也相对较多,不易于工作人员查询和整理。通过信息化建设,档案查询可以通过专门查询系统进行有效查询,提升相关工作人员的查询效率,管理过程相对简单,能够大大提升档案管理工作的质量与效率。
  1.3   转变管理方式
  传统档案管理以纸张为媒介,通过人工录入的方式进行管理,而信息化档案管理则以网络平台为媒介,通过电子录入的方式进行管理。档案管理信息化建设,将传统档案存储和运用职能转变成对信息资源进行管理、存储、采集等职能,进而在提升档案管理有效性的同时,促进档案管理工作的可持续性发展。
  2     档案管理信息化建设过程中存在的问题
  2.1   平台使用率过低
  事业单位在进行档案管理信息化建设过程中,需要结合实际情况建设相应信息化档案管理平台,以便相关管理人员利用平台对档案资源进行管理。但是在当下信息化实际建设过程中,虽然部分事业单位已经建设了信息化管理平台,但是在实际使用过程中,信息管理平台的使用率较低,对档案管理的信息化建设造成严重影响,进而制约事业单位的发展。
  2.2   管理人员素质缺位
  事业单位信息化档案管理的效果与相关管理人员自身专业素质能力之间联系紧密,管理人员自身的操作技术能力与信息技术能力对档案管理信息化建设具有重要影响。而在当下实际档案管理信息化建设过程中,部分档案管理人员自身素质专业能力较差,没有认识到档案管理信息化建设的重要性,没有端正自身对信息化建设的态度,进而对信息化档案管理建设造成严重影响,对档案管理工作质量、效率提升产生影响。
  2.3   没有足够的重视
  在当下事业单位档案管理信息化建设过程中,单位相关领导对档案管理信息化建设没有足够重视,成为制约信息化建设的主要因素之一。部分事业单位虽然已经建设相关信息化档案管理平台,但是却没有认识到定期更新维护的重要性,使平台经常出现崩溃问题。此外,部分事业单位领导认为档案管理信息化建设对单位发展起不到实质性的作用,所以就选择忽视档案管理信息化建设,进而严重影响信息化档案管理的有效建设。
  3     提升事业单位档案管理信息化建设有效性的策略
  3.1   提升信息化建设的重视度
  事业单位要想有效促进档案管理信息化建设,需要认识到档案管理信息化建设的重要性。档案管理信息化建设可以促进事业单位可持续发展,帮助领导人起到良好的辅助决策作用。首先,事业单位需要重视档案管理在信息化建设工过程中的软硬件设施投入,在为信息化档案管理建设提供良好环境的同时,充分发挥信息化档案管理的实际作用和价值。其次,事业单位需要维护和更新信息化档案管理,确保相关信息档案平台能够符合事业单位的实际使用需求,以此让档案信息化管理顺应时代发展。此外,针对平台使用率较低的问题,事业单位需要重视信息管理平台的使用率,明确管理平台的实际功能与价值,以此来为档案管理信息化建设奠定良好的基础,有效提升档案管理的质量与效率。最后,事业单位需要注重纸质档案转化,通过“纸质+数字”的方式对档案进行有效管理,加快纸质档案转化,以此来实现最终的无纸化档案管理。
  3.2   健全制度机制
  常言道“无规矩,不成方圆”,事业单位需要健全信息化管理机制,以此将档案信息化管理朝着制度化、规范化方向不断发展。因此,在实际建设过程中,首先,事业单位需要以自身实际发展情况为基础,不断完善管理制度机制。例如,事业单位需要重视档案管理信息化建设中管理人员与网络技术人员之间的关系,针对该制度,要求档案管理人员与网络技术人员进行高效合作交流,以此为档案管理信息化建设奠定良好的基础。其次,事业单位可以结合实际情况,实施绩效考核制度,并与管理人员的薪资报酬相关联,以此来调动管理人员的工作积极性,提高信息化档案管理建设的有效性。此外,事业单位可以建立奖惩制度,针对管理人员的表现情况,给予不同奖励或者惩罚,以此来提升档案管理人员的工作热情,并实现对管理人员的行为约束。最后,针对网络技术人员管理,事业单位需要结合实际情况,制定维护检修制度,要求网络技术人员定期对档案信息化管理设备、软件进行定期维护和更新,提升信息化档案管理平台的实际使用价值,保障数字化档案的安全存储和运用。   3.3   提升管理人员的专业素质能力
  要想有效提升档案管理信息化建设的有效性,事业单位需要认识到提升管理人员素质能力的重要性。基于此,在实际信息化建设过程中,首先,事业单位需要确保管理人员具备较强的专业技能、业务素质以及服务意识等,定期组织管理人员进行全方位综合素质培训,包括管理专业知识培训、管理技术培训以及心理综合素质培训等,以此提高档案管理人员的综合素质。其次,事业单位应定期组织相关管理人员去进修学习,以此来不断更新自身的管理理念,并端正自身的工作态度,全方位提升管理人员的业务素质、技能水平以及服务意识。再次,事业单位管理人员需要补充计算机软件、硬件维护方面的知识,以此让管理人员具备一定的维护能力,进而在实际信息档案管理平台维护更新过程中与网络技术人员进行有效配合,提升平台维护管理的有效性。最后,事业单位需要注重管理团队建设,优化单位人才聘用机制,提高对聘用人才的要求,并提升管理人员的薪资待遇,以此来吸引更多高素质、高专业的人才进入管理队伍中,进而有效提升管理团队的整体素质水平,为档案管理信息化建设提供强有力的支撑。
  3.4   注重对档案信息资源的安全防护
  事业单位档案管理的信息化建设具有耗时短、效率高以及准确率高等优势。但是在当下实际建设过程中,无论是单位领导人还是相关管理人员,都容易忽视档案信息资源安全性的问题,进而严重影响档案管理信息化建设。因此,在实际建设过程中,首先,需要加强相关管理人员的安全意识,对档案资源进行安全鉴定,明确档案的开放范围与安全密保程度,以此来提升档案安全管理的有效性。其次,对存储档案资源的计算机进行杀毒,以实际情况为基础,装设相关杀毒软件、防火墙,注重对相关硬件设备进行升级维护。在信息化档案建设过程中,以《全国档案信息化建设实施纲要》为基础,充分利用数据备份、数据恢复以及防火墙等功能来提升档案管理的安全性。在此过程中需要注意,单纯依靠相关安全软件保护档案资源,无法确保档案资源的绝对安全。因此,事业单位需要以自身实际情况为基础,构建有效的档案信息化管理安全体系,以此对安全问题、风险进行识别、监控、处理以及报告等,进而确保档案资源的安全管理。
  4     结 语
  事业单位档案管理信息化建设对提升档案管理质量、效率,促进事业单位可持续发展具有重要的作用和影响。因此,在实际建设过程中,事业单位需要认识到档案管理信息化建设的重要性,明确当下信息化建设中存在的问题,结合有效方式来提升信息化建设的有效性,进而为事业单位的可持续发展奠定良好的基础。
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