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事业单位档案管理信息化建设问题经验分析

作者:未知

  [摘           要]  当今社会是信息化的社会,对于事业单位来说,档案管理是管理事业单位工作人员的重要举措之一,对事业单位档案管理实行信息化已经成为我国事业单位档案管理行业的共识。近年来,我国事业单位档案管理信息发展速度非常快,理论发展相对成熟,随着计算机技术以及数字化技术的发展,事业单位档案管理已经逐步从传统的纸质版档案保存转换为数字化档案保存。对事业单位档案管理员来说,利用计算机技术和互联网技术对档案进行管理是一个挑战。为解决事业单位档案管理信息化中存在的问题,主要介绍事业单位档案管理信息建设存在的主要问题,以及进行信息建设的必要性,最后提出了事业单位档案管理的几个策略,为从事档案管理的工作人员提供参考。
  [关    键   词]  事业单位;档案管理;信息化建设;档案保存
  [中图分类号]  G271                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603(2019)11-0228-02
   一、事业单位档案管理信息建设的主要问题
   随着计算機科学技术的迅速发展,各行各业都开始信息化建设。对我国的事业单位而言,档案管理工作也开始进行档案管理的信息建设,因此档案管理工作模式和工作方法发生了很大的改变。
   随着档案管理的信息建设,档案管理工作已经开始向信息化方向转变,在我国很多地区事业单位信息建设工作已经展开,然而,很多信息化的方式方法并不适应时代和科技的发展,造成了一定的事业单位档案管理信息建设的问题。
   1.对于部分事业单位而言,很多单位在进行事业单位档案管理信息建设的过程中,缺少科学合理开发信息资源的措施。对于事业单位档案管理信息建设的信息资源存在重复加工的问题或收集信息不全的问题。如果事业单位收集档案信息重复而事业单位的工作人员较多,这就会给信息建设增加很大的工作量;如果事业单位收集档案信息不全面,信息资源内容比较少,在日后调用人员档案的时候会出现问题,很多信息调用不出来。
   2.事业单位档案管理信息建设中,对档案的安全缺乏基础的保险措施。事业单位人员非常多,很多工作人员的档案信息具有几十年的档案资料,很多事业单位在进行档案管理信息建设时,没有注意到保护信息资源的重要性,一些国家的机密或者个人隐私的档案资料没有受到特殊的保护或者加密处理,容易造成资料泄露。
   3.很多事业单位对档案管理信息建设工作,没有给予足够的重视,很多单位让工作能力不强的工作人员负责此项工作,在具体开展事业单位档案管理信息建设工作的时候,没有具备专业素养和经验的人才来进行信息建设,这会极大地降低事业单位档案管理信息建设效率。很多工作人员认为事业单位档案管理信息建设不重要,在工作中存在插科打诨的问题,在信息处理方面具有消极的工作情绪,在遇到工作困难的时候还会出现畏难的情绪。
   4.档案检索在事业单位档案管理信息建设中非常重要,因为我国的事业单位工作人员数量庞大,在调用档案的时候,如果没有档案检索就会花费大量的时间。现在,事业单位档案管理信息建设的档案检索方式主要是采用计算机检索或手工检索两种方式。很多事业单位没有给予具体检索足够的重视,档案检索程序没有得到良好的处理和开发,在具体管理过程中还有可能会出现重叠等错误现象。
   二、事业单位档案管理信息建设的必要性
   随着计算机和互联网技术的不断发展,事业单位档案管理信息涉及的数据量非常大,工作人员的数据多种多样,因此事业单位档案管理信息建设已经成为事业单位档案管理的一个必然发展趋势。事业单位档案管理信息建设主要是利用数字化技术进行档案管理工作,这也是我国档案管理工作未来的主流管理方法,在日常事业单位档案管理工作中具有重要意义。
   1.对机关事业单位档案管理来说,如果能够实现事业单位档案管理信息建设,将事业单位日常工作中形成的资料与数据收集起来。通过事业单位档案管理信息建设,可以将这些信息整合在一起形成长效机制,便于事业单位管理更加规范和高效。
   2.事业单位档案管理信息建设能够促进工作人员进行档案管理的效率,在查询和借阅档案时候的效率会有很大的提升。对于事业单位的档案管理员来说,如果仍然沿用传统的档案管理方式,每个工作人员都有很多的资料,纸质档案数量巨大,在查询档案的时候会花费工作人员的大量时间。过去在查询档案的时候,档案管理员只能根据顺序保存在档案架或档案柜中,借助档案目录查阅或确定档案存放位置,继而找到档案。经过事业单位档案管理信息建设后,档案管理员可以通过信息检索来提高档案查询的效率。
   3.传统的档案管理中,主要是采取纸质档案的保存方式。很多纸质档案的原件字体大小不一、字迹颜色和笔迹都存在很大的差异、纸张材料及薄厚程度往往也有所不同,这对提高档案管工作效率不利。事业单位档案管理信息建设可以统一档案的内容、字体及字迹等,用数字化统一的方法极大地减少了纸质档案保存的弊端,同时使档案数字化信息保存方便快捷,效率高。
   4.事业单位档案管理信息建设主要是利用网络平台和电子平台实现对档案的管理,通过建设平台或者磁盘的方式,将事业单位的工作人员将档案信息录入到信息建设中。这是对档案管理模式的创新和优化,和传统的档案保存方式相比节约纸质资源,是一种环境友好型的档案管理方式,同时对于资料本身而言,事业单位档案管理信息建设能够提高档案资料的完整性和安全性。    三、事业单位档案管理信息建设的策略
   当今社会,各行各业都朝着信息化和数字化方向发展。对于事业单位的档案管理工作而言,信息化和数字化已经成为档案管理主要依托的技术。在信息时代,事业单位档案管理信息建设借助计算机技术和互联网知识可以突破传统档案管理的弊端,对于档案管理来说具有重要的促进作用。
   近年来,事业单位档案管理信息建设逐渐规范化,信息建设的相关理论发展非常快。随着计算机技术以及数字化技术的发展,事业单位档案管理信息建设将变得更加完善。事业单位在开展档案管理信息建设工作时,可以从以下几个方面进行。
   1.由于我国是社会主义国家,事业单位直接归政府管理,政府也要加大事业单位档案管理信息建设的力度和重视,加强领导,明确主题责任。事业单位档案管理信息建设由于涉及事业单位的人事变动、文化活动、工作成绩、经费成果、失误教训等内容,因此很大程度上关系着事业单位的建设与发展,必须给予足够的重视,确保事业单位档案管理信息建设的完整性与准确性。事业单位的领导要分工明确,分管领导要认真负责,及时督导事业单位档案管理信息建设进度,要投入时间和精力进行学习和研究,借鉴成功的事业单位档案管理信息建设例子,少走弯路,制定科学的决策。
   2.事業单位要健全制度,逐步规范档案管理信息建设管理,形成长效机制。事业单位档案管理信息建设要在平台上设置电子政务管理模块,由于这一部分的内容会涉及秘密文件,因此必须重视保密处理,要把政务信息的整理、归档等工作纳入其中。为了宏观调控事业单位档案管理信息建设,整合档案管理信息资源,规范信息资源的统一和集中整理,一定要在事业单位档案管理信息建设的过程中注意避免录入相同档案,这样可以减少数据管理时间,在检索信息、搜索信息时可以减少一定的工作量。
   3.事业单位必须尽快开展事业单位档案管理信息建设工作,整合档案信息。事业单位工作人员多,每年都会有新增档案,个人档案内容多,档案资源覆盖方方面面,不同工种的工作人员档案信息的来源具有很大的不同,工作人员在事业单位档案管理信息建设中,要注意归档保存,对信息的分类管理要找到合适的工作方法,同时优化事业单位档案管理模式,实现共享资源。
   4.事业单位档案管理信息建设工作可以利用先进的科学技术保存这些文献史料,延长文献史料的生命期,帮助其保持文献资料的原貌。另一方面很多纸质档案的原件字体大小不一、字迹颜色和笔迹都存在很大的差异、纸张、材料及薄厚程度往往也不同,这些对档案的保存工作产生了很多弊端。事业单位档案管理信息建设工作虽然能够解决这些问题,但是要注意做好标引、分类和排列等工作,让档案信息更加有序。
   5.事业单位档案管理信息建设工作必须加强信息资源安全管理,主要负责人必须给予足够的重视,通过制订细则的方式引起职工重视。由于档案管理中,涉及很多涉密文件要归档,因此事业单位档案管理信息建设工作要加强保密工作。现在黑客的技术发展速度很快,很多不法分子为了获取政府信息,会利用黑客与病毒盗窃机关事业单位档案信息,然后进行不法操作,危害国家的安全。如果事业单位档案管理信息建设工作的安全性不足,一旦遇到错误操作、系统故障等,事业单位档案管理信息建设将平台安全面临着巨大威胁。
   四、结论
   事业单位档案管理进行信息化建设,是事业单位发展的必然趋势,进行档案管理信息化建设非常重要,可以保证事业单位工作人员档案的完整性和真实性,这是档案管理的初衷。同时,事业单位档案管理信息化建设可以促进档案管理的完整性,在档案整理及分类方面也会具有很大的便利。为了提高事业单位档案管理信息化建设的效率,本文介绍了事业单位档案管理存在的问题和重要性,提出了档案管理工作人员利用先进的信息手段建立完善的档案管理信息化的方法,促进了事业单位的正常发展,让档案管理真正发挥其作用。
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  编辑 李 静
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