事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施探究

作者:未知

  摘 要 随着现代化社会的不断发展,信息技术已经走进人们的生活和工作中,在这个过程中,事业单位的档案管理的信息化建设成为事业单位目前所面临的挑战之一。然而,在事业单位的档案管理信息化建设中,仍然面临着一些问题。本文对事业单位档案管理信息化建设中存在的问题做出论述,并对有效提高事业单位档案管理信息化建设的措施做出探討。
  关键词 事业单位;档案管理;信息化建设
  引言
  事业单位的档案管理信息化建设与我国高科技社会的发展方向相匹配。事业单位在我国经济中是重要的组成部分。将事业单位档案管理信息化,符合我国对于科技建设的要求,是高科技的重要体现。然而,在事业单位档案管理信息化的建设过程中仍旧存在着狠毒问题,需要相关人员及时采取合理的措施进行解决。
  1 档案管理信息化建设概述
  档案管理信息化建设是指将纸质的档案管理上传到相关的管理系统中,可以帮助从相关人员更方便快捷的查找档案,也可以与我国的高科技发展相呼应。在档案管理信息化建设过程中,需要分成很多步骤才能够对档案进行有效的管理,根据档案的分类、范围和细节档案进行有序的整理。在此过程中,应对档案的负责人进行明确,在事业单位中,应设置专门的人员对档案的内容进行交接,在此过程中应该保证档案的安全问题。交接结束后,相关人员将档案信息录入到管理系统中,在录入过程中,不能出现错误,相关人员在录入完毕之后应仔细核对。
  2 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
  2.1 档案管理信息化设施配备不完善
  在我国事业单位的档案管理信息化建设中,其员工流动性较大,在档案的管理方面就会出现遗漏疏忽的情况出现。在事业单位中,档案室通常较小,相关的设备不够完善,不能保证档案的全面管理。在实际的工作中,若档案的管理不够完善,会对事业单位档案管理信息化建设产生消极的影响[1]。
  2.2 在档案管理中不能对信息技术进行良好的应用
  在传统的档案管理中,都是由人工进行管理。在这种管理模式下,其工作效率非常低,在录入信息的过程中难免会出现很多差错。在档案管理信息化建设的过程中,需要高水平的管理人员对档案进行管理。然而,目前在我国的事业单位中,档案管理信息化建设的技术还不够完善,部分事业单位的员工对数字化档案搜索的技术应用还不够熟练,在档案录入的过程中会出现很多差错。因此,在档案管理信息化的建设过程中,应对相关的信息技术进行不断研究,以此提高档案管理信息化建设的质量。
  2.3 档案录入过程中的安全性问题不能保证
  在事业单位中,其档案的信息涉及员工的基本信息,若不慎泄漏将会造成不可估量的后果。在档案管理的过程中,一些不法分子可以通过编写代码进入到档案管理系统,盗取员工的信息,从而进行一些违法的操作,给员工的信誉造成不良的影响。在事业单位中,一些信息还会涉及国家的机密,一旦被泄漏,产生的后果将会更加严重。因此,相关人员在进行档案的管理时,应该注重档案信息的安全性,提高档案管理信息化建设的质量。
  3 提高事业单位档案管理信息化建设质量的有效措施
  3.1 完善档案管理信息化建设的措施
  在档案管理的过程中,利用信息技术对档案进行管理,能够有效减少员工的工作量,同时提高员工的工作效率。在档案管理信息化建设的过程中,需要相关部门在信息化设施上加大资金投入力度,只有设备的性能有所提升,才能有效保证档案信息准的准确性和安全性。若设备的性能不够优良,在档案的录入过程中就会出现差错,严重时可出现档案信息遗漏的情况发生。同时,在档案管理信息化的过程中,应对相关管理人员就行严格的培训,使其对档案管理的重要性有正确的认知,而且事业单位的领导层还应定期并对档案管理人员进行业绩的考核,以培养事业单位中的高素质档案管理人才,以提高档案管理信息化建设质量[2]。
  3.2 有效利用信息技术进行档案的管理
  在档案管理信息化建设的过程中,需要相关人员提高自身对档案管理系统的应用水平,使其在档案管理方面提升相关业务的质量,在一定程度上推动事业单位在档案管理信息化建设的发展进程。与此同时,在档案管理信息化建设的过程中,会出现一些开源化的档案信息管理,但是由于受到一些客观因素的制约,这些档案无法被有效分享。因此,在进行档案信息的共享时,可以将云存储技术引入到事业单位的档案管理中,将可分享的档案信息上传到相应的共享系统中,确保共享着能够顺利接收到被共享的档案信息,提高了档案管理信息化建设的质量。
  3.3 对档案信息的安全性予以重视
  在档案管理信息化建设的过程长,相关的管理人员应对档案信息的安全性予以重视。在档案的管理过程中,可以聘请一些高素质的专业人员加强对档案管理系统的安全性管理,专业人员可以通过编写一些安全系统对档案管理系统进行保护,确保系统内档案信息不会被盗取。与此同时,在档案的管理过程中,可以采取相应的措施进行档案信息的保护。一旦发现档案信息被盗用,相应的预警措施将会被启动。在档案管理的过程中,为了对档案信息进性有效的保护,就需要在计算机的网络结构中,每一个组成部分之间相互的配合,确保档案保护工作的开展井然有序,通过填补网络中存在的漏洞,对档案信息进行有效的保护,进而提高档案管理信息化建设的质量。
  4 结束语
  综上所述,在档案管理的过程中,将信息技术与档案管理有效结合,能够有效提高管理人员的工作效率。管理人员在利用信息技术对档案进行管理时,应不断提高自身对信息技术的应用水平,对档案管理的安全性予以足够高的重视。通过现代化技术对档案进行科学的规范的管理,能够提高档案管理信息化建设的质量,有效推动事业单位的发展。
  参考文献
  [1] 黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程,2018,(14):209.
  [2] 高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界,2018,(02):56.
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