基层企事业单位档案管理存在的问题与解决对策分析

作者:未知

  摘要:档案管理作为一个基层单位的基础性工作,虽然简单,却是一个单位中极为重要的组成部分,因为它记录着一个基层单位的发展史,作为一面镜子,在单位里起到不可或缺的作用。我们应认识其重要性,而本文则就基层企事业单位档案管理存在的问题和解决对策作出研究。
  关键词:档案管理;问题;基层单位
  档案作为信息的载体,如何正确的保存管理成为一个热门话题,档案管理问题之所以不受到基层单位的重视,除了基层档案管理员的问题,更多的是来自高层领导的忽视,因此,应积极培养这方面的意识,建立健全档案管理制度,确保基层单位正视这个问题。
  一、基层企事业单位档案管理存在的问题
  (一)单位档案管理的意识不够清晰
  对于一个基层单位的领导人来说,他们多数认为单位的档案管理工作是一项简单而又基础性的工作,不需要付出太多的人力物力,因为大多数的工作就是抄写装订的问题,不涉及太多的脑力工作,因此对于此岗位人员的聘请也要求极低,在人才资源的开发和利用上并不占据优势。也正是受到高层领导对档案管理的这种片面性想法的影响,对单位档案管理工作的展开造成一定的限制性,继而导致了基层单位档案管理工作的停滞发展。除了领导,档案管理人员的草率疏忽的工作态度也很不值得提倡,他们这种工作状态长期的延续下去,怎可能不使档案管理工作漏洞百出呢?
  (二)基层单位档案管理不够信息化、科学化
  随着当今社会科学技术的进步,人们在这个信息化社会的信息水平也在日益提升。可在基层单位里,这一点做的并不好,计算机技术并没有得到广泛应用,一些新型企业可能做的相对不错,但一些老的机关单位依旧采用传统的书面记录,并没有真正意义上的做到无纸化办公,这也许和档案管理人员的自身素质和能力有很大关系。有些单位就算做到了信息化的档案管理,可也只是把一些信息的基础性内容输入其中,一些很关键的繁琐的内容并没有录入,这样非常不利于档案的检阅工作。
  (三)基层单位档案管理队伍不稳定
  由于当下一些基层单位的人员调配度很大,岗位流动性也越来越强,從而导致档案管理人员的工作交接相当简易化,加上双方的沟通不足,很容易导致档案管理工作不到位,继而影响下一位档案管理员的工作效率,有些严重的甚至会出现档案管理人员断层现象[1]。
  二、基层企事业单位档案管理问题的解决措施
  (一)提升档案管理人员的素质,加强管理队伍的建设
  档案管理人员是专业素养是一个基层单位档案管理的决定性因素,作为用人单位,一定要定期为档案管理人员进行培训,增强他们的工作能力。作为档案管理人员,一定要通过单位的日常培训,加强专业知识的学习,以此来提高自己的工作效率,在学习中找到最为有效的档案管理模式,寻求最科学化的方法来管理档案,加强信息化知识的学习,来适应时代发展的要求。在一个基层单位对人才的调度达到很频繁的时候,最低要求要做到自己手上的档案整理要做好,切记不能把未整理好的档案传到下一个档案管理人员的手上。
  (二)加强档案的信息化管理
  当今社会,所有的东西几乎都与信息化接轨,档案管理同样不例外。要在信息化管理模式中寻求科学而有效的手段,作为新时期档案管理的新任务,基层单位更应该迎难而上,把这项长期而又艰巨的任务做好。鉴于档案管理的工作重复而又繁琐,档案内容最好归档与互联网上,便于信息的检索和统计,因此基层单位不应该只停留在人工抄写记录上,浪费资源的同时又浪费时间。利用互联网则不同,既可以提高档案管理人员的工作效率,又提高了管理的时效性,一举数得。当然,要实现档案管理工作的现代化,除了懂得互联网的用处,还要求基层单位加大对档案管理的投资经费,只有这样才能保证档案管理工作利用高科技技术手段与信息化社会的同步。
  (三)加强宣传教育,提升基层单位档案管理意识
  档案的保存和管理作为一个基层单位最宝贵的财富,更是一个单位持续性发展的重要基石,它的重要性和不可替代性是不容忽视的,基层单位必须要意识到这一点,继而加强单位人员对档案管理的意识。据了解,许多基层单位由于领导的档案管理意识不清晰,直接导致了档案管理人员在推进档案管理工作时难以得到上层领导的支持。不仅在基层单位,还应该加强全民的档案管理教育。可以利用电视,报刊,网络平台来加以宣传,以帮助群众认识到档案管理的重要性。要知道,档案在基层单位是记录单位的发展史,可在社会上,档案是人活于世的证据,因此要大力提高全民自觉归档的积极性,为这项艰巨的档案管理工程出一份力[2]。
  三、总结
  随着社会的不断进步,档案管理工作虽然是一项浩大的工程,基层单位在档案管理工作中也面临着各式各样的问题,但这条路依旧走上了科学化、规范化。相信只要基层单位对档案管理问题加以重视并逐渐走上信息化,档案管理人员的自我素养不断提升,全民的档案管理意识不断增强,那么我国依然会在新形势下走在最前端。
  参考文献:
  [1]黄鹏.基层单位档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2016(05):91.
  [2]黄丽华.基层企事业单位档案管理存在的问题与解决对策分析[J].人才资源开发,2016(16):183-184.
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