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高校财务“报账难”问题原因分析及对策研究

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  摘要:当前,我国教育进入内涵式发展阶段,为不断提升教育质量,社会各界都在贡献自己的力量,高校经费的来源也因此更加多样化。虽然高校经费得初衷是为提升办学条件和教学质量提供物质支持,但在实际得工作中这种激励作用并没有真正发挥实效,“报账难”成为各高校的普遍问题,因此,本文深入探究“报账难”问题产生的原因,并依此提出有效的解决对策,以期能够提升高校财务工作的效率,充分发挥高校资金对高校发展的支撑作用,为提升我国高等教育综合实力和国际竞争力提供理论借鉴。
  关键词:高校;报账难;原因;对策
  一、引言
  随着“双一流”建设的推进和教育改革的深入发展,高校拥有了更多的办学自主权,各高校都在进行扩张,主张科研创新。而各高校的扩招、扩建、经费的来源渠道更加多样化,支出也更加频繁和复杂。在高校的经济活动中,报账是普遍繁杂的日常工作,也是各级领导进行决策的重要信息依据,但是高校的“报账难”问题却始终存在,经费规模的扩大、经费来源的增多、报账业务的复杂以及历史遗留问题这些都造成了高校报账工作的挑战,主要表现为报账签字审批难、报账等候时间长,以及报账人员和财务人员由于专业知识不对称,对报账问题立场各异,矛盾重重。因此,深入探究“报账难”的原因并提出具有针对性又切实可行的解决措施是一个急需解决的问题。
  二、“报账难”问题产生的原因
  (一)报账审批程序复杂,签字审批难
  财务报账前要求“一支笔”审批,报账人员在报账之前要找相关的领导签字,且根据报销金额的大小逐级加签,而高校领导往往身兼数职,不免兼顾行政、教学、科研等多方面工作,报账人很难一次性完成签字,一般情况下都要跑三次五次,一拖几个月的情况也很普遍。为强化职责,明确分工,不少高校实行事权和财权两条线审批,报账人员对财务制度的不熟悉或理解上的偏差,难免出现报账人员辛辛苦苦给相关领导签完字,到财务审核时仍因签字不到位、审批未完成,甚至报销凭证不符合规定而无法完成报销,为一次报销多次跑财务部门的情况也比较普遍,报账人自然心生怨念,产生“报账难”的念头。
  (二)报账业务量逐年递增,财务人员长期配备不足
  得益于国家对高等教育日益重视及高校多渠道筹措办学经费、科研经费投入加大等多方面原因,致使高校收入逐年递增,资金来源的多样,从上至下各类检查大多数需要财务部门提供大量数据作为支撑材料,财务部门既要完成与广大师生密切相关的报账核算工作,也需要抽出相当部分的精力协助各学院和部门应付各类检查抽查,同时还需要兼顾财务管理层次的相关管理工作,工作负荷量大。但因国家对事业单位管理政策的管控,高校编制有限,高校考虑到自身经济负担能力,更是严格控制新进人员数量,财务管理人员长期配备不足,无法满足日益增加的报销业务量要求,财务人员常年超负荷工作,甚至因待遇与招聘条件存在一定落差,造成人员流动较为频繁,陷入恶性循环,工作量越来越大,财务人员不增反减。
  (三)报账时间集中
  受预算审批时间和寒暑假的限制,高校的报销时间往往集中于学期初、学期末、年末等几个时间点,时间过于集中往往形成排队高峰,而且每位报销人都是积累了一个学期、半年的凭证,需要报销的项目又多更影响了报销的时间,不可避免要花费很多时间,排队时间很长的报销人就会觉得“报销难”。
  (四)报账人员对财务制度不熟悉、不理解
  财务工作专业性较强,一方面需要财务人员严格执行上级下发或本校制定的各类财务管理规章制度,不符合财务规定的一律不予报销,一方面需要报账人员理解并积极配合执行相关政策规范。然而绝大多数报账人员对于财务专业知之甚少,对经费属性存在观念偏差,对个税代扣代缴程序多有不理解,例如有些经费负责人认为科研经费是自己申请回来的,财务无权干涉他的使用权;或对财务代扣代缴个人所得税极其不理解,认为税款均为财务部门所有,财务部门雁过拔毛等等,诸如此类情况五花八门,层出不穷。
  三、“报账难”问题的解决对策
  抓住问题的原因有助于我们提出有效的针对性解决措施:
  (一)简化报销流程,优化签字程序
  各高校要对目前的报账程序进行审查,梳理并简化不必要的签字流程。校领导可根据实际情况下放财权,降低报销金额的签字门槛,重大金额或重大事项才需经校领导级别签审,其余均由各学院领导自行签审,提高签审效率。采用预审报销制度,充分利用或者设置专门的教学秘书来从事该项工作,教学秘书的人员相对比较固定,学校的相关文件也能及时下达到教学秘书,对于一些不明白的问题可以先咨询教学秘书,这样可以大大节省报账人员的时间和精力。
  借助互联网技术,在全校范围内推行电子签字,报销人员只需登录系统填写相关审批表,领导可以不受时间、地点的限制随时签发各类文件表格,报账人员打印领导电子签审的纸质材料即可用于报账支撑材料,有效减少找领导签字的次数和时间。
  (二)评估人员配备,全面提升财务人员的能力和素质
  财务人员人手不足,专业技能不足是制约报账工作效率的重要原因,高校应该充分认识到财务工作的重要性,财务人员的关键性,为了缓解“报账难”的问题,高校应该评估财务人员配备是否与高校自身的发展战略相一致,如果存在人员不足的问题就需要引进优秀的财务人员,使财务人员能够有足够的时间来进行思考和判断,而不是淹没在繁重的工作中。对于现有的财务人员要定期展开培训,提升他们的业务水平和专业素养,不断更新知识结构,提高报账效率。
  (三)在確保财务人手充足的前提下,加大财务信息化建设
  目前高校财务报账信息化的方向主要有三种:
  (1)窗口办结模式:借助叫号系统网上预约取号或现场取号排队,报销人可查询约号情况,临近自己的号码时再到财务窗口办理报销业务,方便财务人员与报账人现场沟通反馈,在一定程度上也可节约现场等候时间,维持现场办公秩序。但当遇到复杂业务或财务人员不足时,仍无法避免长时间等待,也无法从根源上切实解决报账速度慢,报账难的问题。   (2)投递式报账模式:报销人将所有票据及相关材料装入信封,投递到财务指定信箱内,财务人员后台处理报销业务。这种方法能极大减轻报账人员的负担,但正如前文所述,财务工作专业性较强,未经财务人员审核就接下的单据返单率较高,且可能出现因票据遗失、材料残缺而相互扯皮,需要财务人员反复与报账人沟通、返工。当学期末或年末时投递量加大,容易出现工作量激增,给财务人员带来更大的压力。
  (3)现场审核的网上报账模式:报销人通过网上报销系统填写相关信息,预约报销时间,经财务人员现场快速审核后,集中后台处理。经财务人员确认无误的单据可自动生成凭证,结算付款。该模式确实可有效缩短报销人现场等待时间,前期大部分基础信息均通过网上报账系统填报,金额由系统自动计算,正确率高。但面向高校的网上报账系统仍在起步阶段,凭证自动生成准确率并不高,需要财务人员进一步审核并修改,当财务人员不足时,后台处理压力极大,且可能存在系统统计信息与财务管理要求脱节的情况。要求系统信息化程度持续完善,才能切实提高财务人员的工作效率,把更多的精力放到管理层面来。
  (四)实施多元化的宣传方式,减少信息不对称
  信息不对称是造成报账人觉得报销麻烦、报销难,与财务人员产生冲突的重要原因,高校必须采取多种宣传方式让报销人员了解基本的报销知识,比如,通过QQ、微信、网页等交互方式发布财务报销制度及报账指南,开展讲座对于报销过程中的一些问题进行讲述和解答;通过Q群或微信群等社交平台与师生员工沟通交流,减少现场咨询工作量等。
  四、小结
  在高校的发展建设中财务工作起着非常关键的作用,“报账难”的问题是财务工作中反映较多的问题,也引起各高校管理层的重视,并采取了一定的措施,也取得了一定的成效,但是依旧没有得到根本性的解决。高校财务领导要认真分析目前高校在报账方面存在的障碍,整合各个部门的意见,争取校领导的支持,全面梳理报账流程,推进信息化建设,从根本上解决高校“报账难”的现状,提高资金的利用效率。
  参考文献:
  [1]梁展澎.大数据背景下“互联网+”解决高校科研经费报账难[J].行政事业资产与財务,2018,3 (上):68-69.
  [2]韩宇堃.关于提升高校财务报销效率的几点思考[J].中国乡镇企业会计,2018 (12):200-201.
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