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基于内部控制的高校财务报账网上审批研究

作者:未知

  摘要:随着高校内部控制体系建设的逐步推进,在风险评估、完善制度、优化流程的基础上。依托互联网等现代信息技术将经济活动业务流程及授权审批等关键控制环节嵌入学校管理信息系统,减少或消除人为操纵因素,不仅可以有效控制风险,更能提高工作效率,及时解决高校财务管理中出现的“报账难”、“签字难”、“财务工作量大”等问题。文章拟从“互联网+”的角度,分析高校实行网上报账审批的必要性及实施路径,供理论与实践探讨。
  关键词:高校 内部控制信息化管理网上报账审批
  一、研究背景
  随着高校在创新型国家建设中所起作用的凸显,与教学、科研、文化传承与创新、社会服务、国际交流与合作等相关的经费投入呈逐年上升态势。经费的增加为高校可持续发展提供了新鲜的血液,同时也带来了“报账难”、“签字难”、“财务报账、数据统计工作量大”等问题。为此,高校财务工作者致力于财务信息化建设,利用信息技术不断创新报账模式与财务管理手段,正逐步从手工报账到无现金支付、网上预约+物流式报账、投递性报账等报销模式的递进式转换,基本保证师生“全天候”、“零等待”报账,使师生报账不用再跑财务处,有效解决了师生排队报销等难题。如某甲大学实现了“网上预约+自助投递+无现金支付+微信查询”新报账模式,某乙大学实现了网络报销模式,某丙师范大学开发了无等候报销模式等。新的报账模式在带来方便快捷的同时,新问题也随之出现。其中最为突出的问题就是退单业务的处理。由退单引发的矛盾及重复劳动已经严重困扰着财务人员与报账经办人员。为此,有必要分析引发财务报账退单的原因。在分析问题的基础上解决问题、矛盾,减少内耗,强化内部控制,规避支出风险。
  二、实施网上报账审批的必要性
  (一)未实施网上报账审批问题分析
  1.报账难、签字难。我们以部分高校使用的财务报账系统——复旦天翼“网上预约报账”系统作为分析对象。通过该系统,报账经办人员在线填写《★★★大学预约报销单》,完成后由经办人打印成纸质预约报销单,根据项目管理要求及授权审批金额的多少提交预约报销单、票据、合同协议等至相应的审批人签字审批。超过规定限额的事项需要找相关校领导审批。此报销方式容易带来以下两个问题,第一,在审计、巡视等監管要求日益加强的情况下,对于各项财务规章制度和严格的报销规定,不少经办人了解不深入,经常出现发票不符合要求或签字手续缺漏或无预算超预算支出等情况而被退单的情况,影响了报账效率。第二,经费审批人如果经常出差在外,经办人找审批人当面签字很不便捷,反之,审批人出差回来后。面对堆积下来需要签字的事项,无法有充足的时间和精力来审核报销事项,有可能出现被签字现象。
  2.内耗大,矛盾多。财务人员在审核过程中对于支出审批程序不完善的报销申请进行退单处理,经办人根据退单意见完善审批流程后重新预约报销,这样做极易产生内耗和矛盾。面对大量的报销预约单,财务审核人员的工作强度大,容易产生疲倦感。对于审核有问题的预约单。财务人员为了节约时间,对退单问题的诊断没有做到全面彻底,对问题的描述不完整。给报账经办人带来了诸多烦扰。如经办人需要重新上网填制预约单。打印后重新找审批人面签,如果同一个退单出现多个问题却被分次发现,经办人员将被迫多次往返办理预约及审批,势必引发经办人及所在单位与财务部门之间的矛盾。针对退单业务,财务部门需要编制相关网上预约单补充资料通知书或通过电话、手机短信通知。如果为多校区办学,学校既使实现了自助式投递报账。也需要将退单在校区间进行传递,由此浪费了大量的人力和物力。
  3.内控弱。风险大。统计预约报销单退单情况可以发现,造成退单的原因主要有以下几个方面的原因:第一,财政专项经费的使用未经经费归口管理部门审批;第二,预约报销单审批人未签字审核;第三,项目负责人自行审批自己经手的事项;第四,支出事项与科研项目无关联性;第五,无预算的支出申请;第六,超预算支出申请。归纳这些退单原因可以发现.如果不通过系统来设置权限、固化流程.通过系统进行提示或预警,上述问题仍会大量存在。上述问题的出现,不仅增加了财务人员最后一道关口的工作量和审核压力,也容易导致支出失控,引发风险。
  (二)实施网上报账审批的意义
  基于以上分析,为解决报销难、签字难,减少退单率及重复劳动,实现内部控制的信息化,提升工作效率,有必要通过技术手段实现网上报账审批,以更好地方便广大师生,提升工作效率。
  1.有效解决报销难、签字难问题。实施网上报账审批,将预约单填制、分级授权审批、预约单投递、财务审核制单、报销支付、报账查询等全流程实现网上操作。可以有效解决经办人找领导签字的来回奔波之苦,经费审批人也可以不受时间及地点的限制,通过手机APP或网页系统进行审签,经办人将审批通过的报销单不受时间限制提交到自助投递机中,财务部门通过无现金支付系统将报销款项汇到个人银行卡上或相应的供应商账户中,经办人通过手机短信或微信公众号查阅报账信息,从而有效解决了报销难、签字难的问题。
  2.有利于促进内部控制体系的日趋完善。内部控制的最高目标是实现业务流、资金流、信息流的同步有序流转。由于网上审签具有保留审批意见痕迹、信息相对公开等特点,将督促审批人根据岗位职责及权限内容认真研究经济事项的真实性与合理性,有利于进一步规范学校经济行为。将财务数据进行痕迹化管理,便于事后跟踪、查询和统计。
  3.减轻工作压力,提升报账效率。据不完全统计,一份退单的处理至少会导致正常业务处理4至5倍的重复工作量,如果全年退单率为10%左右,则意味着全年至少有一个月的时间是无效劳动。如果实施网上报账审批,则可以避免前期审批流于形式,无疑会减少退单发生率,无效劳动会大大降低,同时能化解不必要的误解与矛盾。实施网上报账审批。还可以大大节约会计档案查询的工作量,原来需要复印的记账凭证及原始票据、合同协议等只要上网就可以直接打印出来。   三、实施网上报账审批的路径选择
  1.指導思想。实施网上报账审批的出发点和落脚点是为了方便广大师生员工.通过师生自助服务和自我管理来提升管理和服务效率。在此基础上进一步规范学校经济行为,实现内部控制的信息化。因此,实用、便捷、相互牵制是实施网上报账审批的指导思想。
  2.技术准备。利用或优化学校现有的信息平台,使网上预约报账系统与网上签约系统无缝对接,借助手机、PC机、自助投递机以及超大容量服务器等介质实现报账业务从中请、审批、投递、审核制单、款项支付到查询业务流程线上流转、控制,打破传统报账模式在时间、地点上的限制。
  做好系统的初始化工作。将学校各类经费使用及管理流程进行梳理,对需要分级授权审签的重大专项、采购审批、合同审批、公务接待审批、公务出国审批等特殊管理项目进行分类,整理总结成文档。并将流程固化到审签系统中,系统自动提示应提交的下一级审批部门及审批人、自动控制各项预算额度。
  3.实施路径。从调研已实施网上报账审批的部分高校来看,目前主要存在以下两种实施路径。一是利用学校已有的信息管理系统如oA流程软件平台、教师信息服务平台等进行二次开发,将审批权限嵌入审批流程中。审批单打印出来后作为报销凭证的一种附件处理:二是在现有的网上预约报账系统的基础上,引进同一软件开发商的网上签批系统.网上预约报账系统与网上签约系统实时对接,报账经办人在预约报账系统中填制预约报销单后,可以通过点击预约审签系统将预约报销单及相关票据、合同协议等附件影像上传给审批人进行审核,审批人签署意见后再提交给经办人,经办人就可以将带有电子签名的报销单打印出来,提交财务处进行账务处理。前一种路径比较容易实现,但还没有和财务报账系统实现真正意义上的对接,后者则需要做大量的前期准备工作,同时要配备相应的硬件设施如超大容量的服务器等。各高校可以根据实际情况,因地制宜实施网上报账审批。
  四、需要注意的问题
  报销模式的改变必然会给报账经办人、审批人、财务人员带来诸多不适应。系统运行过程中也难免会产生各种各样的问题。从事前的宣传发动、各类经费项目的梳理分类、系统初始化到业务管控流程的设计、业务培训、沟通与协调,这一切都需要学校管理层的高度重视和精心组织领导,需要各单位、各业务环节、各工作岗位打破壁垒、密切配合、强化横向协同、认真落实到位。
  五、结语
  实施网上报账审批,将使高校财务信息化水平提升到更高层次,财务管理的触角延深将更广更深。在解决“签字难”、“报账难”,提升报账效率的同时,也能促使高校信息化管理系统建设更加符合内部控制的要求,使高校内部控制信息化建设更趋完善。
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