大数据时代档案管理安全问题研究

作者:未知

  【摘要】大数据时代不仅信息量增加,档案安全方面的隐患也在逐日递增,每年我国都会发生档案信息丢失事件,或者档案信息被恶意更改等等,这些问题的造成原因复杂,导致一系列档案安全问题产生。如果解决不好这些问题,会给档案信息带来巨大的损害。为此,本文对大数据时代进行档案安全管理进行了一系列分析与探讨。
  【关键词】数据时代;档案;信息安全;管理
  传统的档案管理是人工采用纸质档案记录整合信息数据,然后归类保存,这种方式在一定程度上来说是十分有效的,但是却不适合现在社会的要求。因为现阶段档案的数量不断增加,使用纸质资源来管理档案跟不上檔案信息更新的速度,在查找信息时难度特别大,往往会花费大量时间,而且随着纸质档案的增加,也使得大量的空间被占用,增加了人力物力的需求,从多方面来看,纸质档案已经不适应现代社会对档案管理的要求了。所以,在大数据时代,利用计算机来进行档案的管理很有必要。
  一、“大数据”时代档案安全问题分析
  (一)计算机网络安全不稳定。计算机网络是人们智慧的结晶,但是计算机网络系统也存在很多的漏洞,这些漏洞威胁着计算机网络的安全稳定。而目前计算机和网盘以及数据库容量大,但在录入数据和进行数据查询时操作不当就会造成信息丢失,面对日益增多的数据资料,使用计算机进行资料存储的方式没有进行加密,容易外泄。如今云存储发展迅速,很多档案信息利用了云存储的工具,但云存储也面临着数据信息保密不周全、信息文件泄露、信息文件被篡改等问题。这些体现了计算机网络的不稳定性,也是档案管理面临的主要问题之一。
  (二)信息存储安全问题。传统的档案管理采用纸质存储的方式,只要纸质质量好,档案保存环境适宜,就可以长久保存下来,但是不便于携带,而且占用空间大。在改变档案管理方式之后,档案管理使用的大都是磁盘硬盘和光盘,这样一来,档案信息方便携带,给人们提供了很大的便利。但存储设备容易因为环境或者操作不当等损坏,密码容易丢失遗忘,如果档案管理人员的档案数据库不随之升级,档案管理的很多操作就不可能顺利进行,导致档案信息变成乱码失效,或者丢失。
  (三)非法访问问题。因为之前的档案管理方式采用的是纸质档案,所以在保存看管上比较容易,在档案安全上除了保护档案的完整性之外,只需防止不法分子偷窃,在这两方面很容易做到,只需要安排专门的档案管理人员轮流看管,在有人员进行档案查询时做好档案访问记录即可。但是现在的档案是在网上保存的,虽然有相关的访问机制,但是网络系统的庞大,网络使用人数的增加,每个人都可以观看档案信息,这也造成了不法分子采用非法手段,对网络进行攻击,偷盗里面的重要资源,网络安全岌岌可危。
  (四)领导不够重视。很多单位对待档案管理采取一种消极的态度,档案管理人员工作不认真,在日常操作时不按规章制度,随意调取档案,使档案管理越来越无绪。特别是很多领导忽视对工作人员的技术培训,工作人员技术上跟不上时代的进步,所以在档案工作中收集资料与整理资料时往往因为操作技术存在很多问题,给档案管理人员心理上造成一系列的矛盾,会怀疑自己的存在价值,长此以往,给档案管理工作带来很大阻碍,浪费了人力资源,不利于档案管理的发展,更不利于单位的长久发展。
  (五)管理人员素质低的问题突出。受传统思想制约,大多数管理者认为档案管理从事的记录、归类等工作属于技术含量低的工种,很多档案管理重复的记录档案信息基本不需要技术。管理人员经常安排的是年龄较大的人,只求完成档案的收集整理等常规工作即可,管理人员的整体素质比较低。管理方面对从事档案管理的要求特别低,管理的方式也很粗放,这与信息时代严重背离。
  二、“大数据”时代档案安全问题产生的原因分析
  (一)计算机网络不稳定的原因。网络的环境错综复杂,因计算机的硬件软件不断更新,安全系统不断升级,给不熟悉计算机操作的档案管理人员造成了困扰,容易因为误操作导致信息丢失。另外在云存储功能的运用过程中,我们不难发现,很多不法分子盗取云存储数据信息,不断攻击云存储的相关功能,这些人为的攻击行为导致计算机网络不稳定,使得看似安全的云存储变得岌岌可危。数据的传输储存查询都在计算机上进行,黑客以及不法分子利用病毒入侵计算机,获取档案信息或者更改信息,给档案资料带来巨大损失。
  (二)档案信息被非法访问和外泄的原因。档案信息多次泄漏的原因是档案管理人员对档案的不正确管理方式,主要包括对计算机操作不了解,不会安装和使用电脑的杀毒软件,档案管理系统的密码设置太简单,对于访问档案的权限设置不合理,不及时进行知识的更新和相关技术的学习等等。这些因素“方便了”不法分子对档案信息的入侵。针对非法访问问题,档案管理人员暂时还研究不出长久有效的防护措施,因为防治措施在进步的同时,不法分子偷盗档案信息的手段也在进步,所以解决这一问题的有效措施就是定时监督,定期改进访问机制,遇到档案信息丢失的情况要及时解决。
  (三)档案信息管理存储问题的原因。一方面,因为电子产品存在一定的寿命限制,不像纸质管理,只要环境合适就可以永久保存,因此使用电子产品进行保存数据尽管便利,但是它很容易受到磨损、失灵,对环境要求也非常高,有时环境过于潮湿或者温度升高,电子产品会出现不可挽回的损坏;另一方面,在现代社会的科技发展下,电子产品的更新换代速度非常快,很多商家因为彼此之间的竞争,在存储数据的电子产品上投入大量研究,更新换代的同时密码、登录信息等变换也比较快,容易出现问题。
  (四)领导重视度不足的原因。主要体现为领导对档案管理所能带来的价值认定不够高,或者档案管理工作不到位,最终影响领导的正确判断,从而致使在档案管理工作的上层安排布置上不愿意投入更多资金精力。另外档案管理工作只需要少数人即可完成,领导们更希望将人力物力用在“刀刃上”,从而忽视了档案管理工作。有些单位虽然安排设立了档案管理小组,但是领导认为档案工作简单,无需什么技术支持,也就没有对档案管理人员进行必要的专业技能培训,缺乏必要的指导,加上现代社会科技水平的进步,对档案管理的技术要求增加,档案管理人员固有的传统档案管理方式一时还转变不过来。   (五)工作人员素质不高的原因。大多数单位认为档案管理工作比较轻松,所以让即将退休的人员担任,辅以少量年轻人。但年龄较大的工作人员学习和接受信息化技术、设备等的能力较差,接受新鲜事物的能力也差,很难在网络和计算机时代更好地对档案进行优化管理。另外,有些管理人员由于审查不清,用信息技术分类能力有限,在档案管理中容易出现归类不准确的情况,无法满足现实的档案管理需求。由于档案管理人员长期被认为是无需技术的一类,因此待遇通常比较低,这就使得高素质人才引进受阻,其中有经验的人员也容易流失,进而造成档案管理人员素质越来越堪忧。
  三、“大数据”时代档案管理安全性提升举措
  (一)制定目标,减少风险。在“大数据”背景下,档案的作用、档案的使用途径等是我们进行管理的主要依据,我们根据需求而设定好明确目标是进一步加强档案管理和保障档案管理安全的必经道路。根据管理的目标和用途,能进一步将各类实际有用的档案及时保存,然后将没用的档案资料及时消除,在保存档案信息的前提下节省了空间,有助于更加快速有效地查找资料,避免有效的档案流失。此外,根据档案管理的目标,明确实施分类管理,形成优化的档案安全管理系统。比如:设立档案数据采集安全管理系统,接着设立档案信息分类系统,然后设立档案数据分析系统,最后设立专门的档案管理安全监察系统,这样环环相扣就能让档案管理更加安全和高效。在人员安排方面也要根据目标优化档案管理人员工作细则,实施专人专管等方式,逐项保证管理的真实性和实效性。在档案管理过程中明确问责制度,根据目标的不同,设定不同的评价标准,让档案管理人员在制度指导下保证档案整理、分类等过程中信息不失真。因此,制定好不同岗位、不同系统的管理目标并形成制度能在收集档案大数据信息的过程中有效的指引档案管理人员加强档案信息的分析和校验,根据计算机系统将分类存放档案,剔除无用档案信息,加强档案管理的安全性。
  (二)掌控“大数据”进展,合理使用云存储功能。大数据时代信息传递打破了传统行业的发展规律,每个运营模式都需要随着时代发展,为此档案管理也要在发展中运用“大数据”信息的特点提升自己的管理。根据“大数据”时代的信息情况看,档案数据量大、档案传输速度快、档案需要更新的内容等特点,同时档案信息逐渐从单一文字转变为文字、音频、视频融合的态势,在实施管理时则需要仔细整理很多文字、图片、音频、视频的格式不符问题,进而保证档案资料的安全。随着档案信息数据的不断增加,很多原有的存储方式不适合现代信息管理,因此结合云存储的方便快捷,可以将档案信息中量大但机密性要求不高的文字、图片等信息上传云存储,从而节省存储空间,加强档案信息管理的效率。
  (三)建立数据库,确保信息安全。如今的数据时代,数据穿梭在我們每个人的身上,用户不再局限于外出社交,而是可以通过互联网走上网络平台与另一端的用户进行数据交流。由此可见,确保档案的信息安全尤为重要,而且信息安全中的内容是直系档案信息安全的程度。然而档案信息数据库的管理并不是我们想象的那么简单,由于受人口众多、工作种类多等因素的影响,档案信息也呈现多样化的表现,具体有数量、种类、构造等特色,从而也增加了档案信息管理的难度和建设相应数据库工作的难度。想要确保数据库的筛查工作的顺利进行和保障数据库数据的保密性、准确性、可靠性、稳定性,那么培养一定数量的档案管理人员是必不可少的工作。此外,想要更加全面地管理档案信息,建立完善的档案数据中心是非常重要的。如今社会,信息的增加速度越来越快,随之而来的也是问题的涌现增加,档案信息不仅要面对未来的发展局势,还要跟得上解决问题的速度,以前的档案数据中心受社会发展和所处环境的影响,设备落后、监控缺乏,不能够很好地支撑起管理档案信息安全的这一份职责。但随着社会的进步发展,档案数据中心的建设早已突飞猛进,能够很好地利用现代化的技术,提供自动化的、高强度集中管理的、迅速的服务。
  (四)提升档案管理人员的基本素养。档案管理的过程是严谨的,细致的,所以必须从管理人员的基点素养出发,加大培训力度,对他们严格要求,只有严格培训才可以培养出高质量的管理人才,进而推进档案管理工作顺利实施和发展。除此之外,还需对管理人员进行一些业务能力的高强度培训,必须让他们熟练掌握电脑的基本操作和档案管理的基本操作,培养管理人员的计算机基本操作技术是让他们能够有效整理资料并按照资料的用途、时间、类别来进行分类,方便以后的读取和存档,以至于在出现错误时可以及时发现并解决,降低了出错的风险。
  (五)加强领导重视,拟定培训计划,提供设备支持。档案信息化管理能让单位领导们更好地掌握和调取相关信息,能节省很多时间和精力,确保档案信息的安全管理有助于单位更好发展。领导们应该重视档案安全管理,一方面,从思想上转变,认清档案管理的重要作用;另一方面,要积极拟定档案管理人员的培训计划,针对性展开计算机操作培训、计算机系统维护、计算机软件升级应用、计算机病毒防治、计算机数据信息存储等方面的培训计划并落实,还要全面提供新技术、新设备的支持。
  四、结语
  档案安全非常重要,关乎国家、组织、机构及个人的信息安全。在当今大数据时代下,档案的信息安全受到人们的高度重视,其不再仅仅是一份工作。因此,必须采取符合大数据时代发展的档案管理举措,培养管理人才,监督管理人员的日常工作,定期整合资料、工作、安排并进行归纳总结,逐步完善待提高的方面,只有这样高度整合提高的方案指标,才可以确保档案信息的安全日渐走上向上发展的道路。
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