中小企业财务内部控制问题及对策探讨

作者:未知

  摘 要 我国市场经济发展迅速,中小企业随之发展迅猛,数量、产值不断增长,为社会解决了部分劳动力。中小企业面对市场的瞬息万变,能够很快地调整经营思路,调整经营方针,并能根据企业的业务特点调整财务核算流程,人员调配比较灵活机动,业务很容易渗透新领域。但中小企业财务内控机制不够健全,公司财务流程不够信息化,财务核算程序过于简单,不能及时反映发展现状,企业长期呆账、挂账现象严重。本文对上述这些问题进行有针对性的分析,希望为中小企业发展提供一些帮助及指导。中小企业财务内部控制是企业财务工作的关键,本文结合中小企业现实情况及其内部财务问题找到合理的对策,以增强企业内部财务运行的高效性、灵活性,促进企业内部沟通的良性循环,调控企业财务内部实施与运行产生的各种矛盾,及时调整矛盾突出点,探讨财务运行方法及方式产生的各种效果。中小企业在符合法律形势的情况下形成以财务管理为主的财务内控。合理使用内控制度,真正在企业内部形成内控有效的运行机制,使中小企业的内控制度发挥更大的作用。
  关键词 中小企业 财务内部控制 问题 对策
  一、中小企业财务内部控制的相关理论概述
  (一)中小企业财务内部控制的基本定义
  中小企业划分依照的是2011年工信部等四部委颁布的对中小企业划型的标准。软件和信息技术服务业是指从业人员300人以下或营业收入1亿元以下的为中小微型企业 。其中,从业人员100人及以上,且营业收入1000万元及以上的为中型企业;从业人员10人及以上,且营业收入50万元及以上的为小型企业;从业人员10人以下或营业收入50万元以下的为微型企业。
  中小企业行业特点较突出,结构形式简单,经营灵活多变,行业较易渗透,员工整体素质不高,常常一个员工身兼多职。中小企业以利润最大化为企业主要目标,企业领导者既是企业经营者也是企业决策者,中小企业财力薄弱,融资较难。这些特点决定了中小企业主在经营决策上通常会采用灵活多变的方式经营,不拘泥于一种形式。企业内部结构方便操作,业务结构设置简单。
  财务内部控制是指按照一定的程序与方法,确保企业及其内部机构和人员全面落实和实现财务预算的过程。
  财务内部控制主要是在公平公开公正的前提下,合理保证企业资金在内部良性运行,实现资金合理利用。在资金平稳运作的环境里,保证资产安全完整,保证财务报表的真实可靠,为决策者及有关部门提供有效数据。
  (二)中小企业财务内部控制的特点
  财务内部控制主要特点有:以价值形式为控制手段;以不同岗位、部门和层次的不同经济业务为综合控制对象;以控制日常现金流量为主要内容。财务内部控制基本体现目的性、充分性、及时性原则;认同性、经济性、客观性原则;灵活性、适应性原则;协调与简明性原则。
  (三)中小企业财务内部控制的作用
  财务内部控制是内部控制的一个重要组成部分,是内部控制的核心,是内部控制在资金和价值方面的体现。
  财务内部控制是企业内部工作运行的坚实基础,是企业外部工作运行的合理保证,是中小软件企业内部资金流有效运转的有力保障。客观、及时、充分、灵活地保证企业工作顺利开展,使企业在获利的基础上,发挥财务指导、激励、增加企业核心竞争力的作用。
  二、中小企业财务内部控制中存在的问题
  与过去相比,现代中小企业程序与资金的注入都相对降低了门槛,大量的中小企业不断涌现。对注册资金的实缴等已不再是企业重点关注的对象,因而在财务报表上会体现出多样的注册资本;同样,注册资本的降低准入度使得企业对资金流的管理相对松散。严格来说,注册成为企业现如今很容易,企业注入的资金较之前有较大变化,资金活动时有时无,流动资金大幅度减少,领导阶层对资金流动不起来的部分管理松散。反观很多中小企业,大部分中小企业认缴资本与实缴资本不一致,前期认缴只是部分注资,就出现实收资本与认缴资本不一致,企业实缴的这部分资本,进入企业进行资金循环。因为是认缴部分资本,所以公司对这小部分资本管理就相对松散,资金的审核程序相对不严格。由总经理责任制下的签字程序资金流活动相对频繁,制度管理不到位,出纳岗位人员只认领导不认程序,现金流容易发生错误支付,导致企业资金流失。
  (一)资金审批环节重在程序上的严格,忽视实质的控制手段
  資金是每个中小企业的经济命脉,任何中小企业都不会对此松懈,所以程序制定也是相当严格。可以说,中小企业一般都是主要用资部门提出申请,并由部门负责人签字,再由财务部进行审核,财务负责人签字,最终由中小企业最终决策者签字。这是对资金流控制的严格有效控制,目的是为了使资金的使用及流动有明确的动向。但是这种严格的控制程序在大量的中小企业及民营企业中会因一人最终决策而受限,因为严格的背后是程序的繁杂;也有因程序过多使小企业私营业主为了公司业务发展需要,忽略掉中间环节直接签字审批,这样使得财务内部控制工作出现情况。一种情况是每天都在操作内部程序,一种情况是财务内部控制工作形同虚设。财务内部资金流内部控制本身是为了保证资金在企业内部有效运转,忽视了资金流的财务控制方法。
  (二)应收账款及存货财务内部控制后滞
  中小企业在现实中因业务发展需要通常业务先行,以抢夺市场份额为生存法则,所以财务在这方面属于后期工作,对财务信息的掌握相对滞后。财务在应收账款环节仅限于核算与记账,编制报表,对于应收账款的账龄计算也仅限于统计与核算,不能从最开始的业务活动开始进行财务内控的渗透。另外,加上应收账款后期催款难度的加大,财务与业务沟通环节不流畅,企业没有对应收账款客户进行分级管理,客户信用等级考核财务不能跟进,也仅限于商务部门提供数据。从整个过程来看,财务在中小企业应收账款这一环节中的作用发挥不明显。
  中小企业存货是财务内控的一大难点,存货量大占用流动资金,使企业营业资金压力加大,存货量小,不能从根本上满足企业在市场中的需求。大中小存货销售数量难以把握,退货、换货数量较大,增加了财务内控的难度,存货储存、运输、保管成本较高,长期积压存货滞留等问题突显。企业存货流通与财务对接数据核对工作繁复,财务管理工作成本较高,财务核算量大,存货账目设置明细科目较多,核算成本繁杂,存货储存、盘点制度耗时较长。   (三)财务预算工作流于形式
  各部门财务预算工作缺乏有效的方法,预算数字与实际发生数字差异较大,对项目预算财务分析工作不足。中小企业财务预算工作长期处于被动,各部门还是以自己部门所需资金数额报于财务进行计算汇总,没有合理评估本部门预算资金使用的有效性及合理性。
  (四)财务信息化建设滞后,财务核算成本高
  财务信息化建设要紧跟公司发展,一些中小企业财务核算软件要及时跟进更新,根据公司业务发展的特点设计合适的财务核算体系,建立由各部门共同参与的财务核算操作体系。企业需要大量的财务人员加班加点每天核算来自公司内部的各种报表、数据,财务核算量大、成本高,财务部经费占比大,可以考虑采用核算体系健全的财务核算体系,减少人工核算成本。
  三、中小企业财务内部控制存在问题的原因
  财务内控存在的问题外因主要是公司领导层及决策层为了生存,总是随着市场的变化调整经营方向,内控无法从管理层处以下得以实现。
  内因主要在于企业全体员工及内部环境受限。内控是全员参与的重在梳理公司各部门流程,实现企业目标最终达成的过程。问题会在执行中产生,通常包含以下几点:企业资金记录不准确、不完整,可能造成账实不符或导致财务报表信息失真。应收账款回款难度大,对坏账缺乏预警机制。存货退换货流程有待进一步规范、完善,退换货入账不准确,缺乏科学合理的退换货会计核算流程,通常不入账。为使会计核算简便,对此部分简化处理,存货数据失真。财务预算方法不到位,财务核算信息化落后,不能根据市场变化及时调整会计信息资料。固定资产老旧设备没有及时淘汰,设备运用效率低。人员调配岗位交接不到位。企业投资项目风险意识不强,缺乏合理的投资项目评估和论证财务核算过程繁杂。成本费用过高或过低。企业资产调整不及时,财务与上级、同事、下属之间沟通不顺畅,财务内控方法执行不到位,控制活动过于严格又过于随意,部门之间合作不畅。企业文化建设不足,公司没有向心力。
  四、中小企业财务内部控制的改善对策
  (一)针对资金方面问题的对策
  企业资金记录要及时、准确、完整,制定不相容职位相分离制度,由两人及以上的人员完成一项资金业务。例如,公司有业务活动需要资金支付,先由经办人申报,送部门主管审批,后报财务部会计审核报财务负责人审批;公司负责人审批,后转交财务会计记录凭证,转交出纳后办理支付,支付此笔款项一共经由6人才完成此项操作。资金支付不能由出纳一人凭领导口头或微信等沟通软件上的口头指示,单方面操作资金,要以正式签字审批的文件或邮件通知并抄送其他主管人员,以便资金使用各方都能了解此资金的支付情况。
  (二)针对应收账款长期挂账的对策
  对于公司应收账款长期挂账的,及时通知业务部门,使其与客户多次沟通,未果上报公司管理层及时核销;对于有回收意向的及时跟进,与公司业务部门及公司领导随时更新账龄分析表,第一时间了解客户动态。应收账款实行与法务部门合作的方式,第一时间请法务部门整理催账意见,协同业务部门办理后续收款事宜。财务部门及时准确地报出应收账款各账龄分析表,为业务及法务部门提供及时的财务数据,分析应收账款数据差异的原因,定期与业务部门汇总应收账款情况,分析原因逐一排查,实在收不回来的款项报公司管理层,请法务部门及时介入,避免应收账款长期挂账。
  (三)针对存货退换货的对策
  公司存货应分类进行存放,数量要尽量准确,及时登记入存货明细账。退换货数量大的商品可设置3个月或半年的预收款的性质,待确定无退换货或其他需要处理的商品时,再确认收入、结转成本,销售部门的业绩以实际到账的金额为准。
  (四)财务预算方面问题的对策
  公司预算应采取全面预算,全面预算做到切实可行,公司全员行动起来,对本部门或本公司重大项目预算落实到位;总结实际与预算之间的差异,做到预算有目标,执行有力度,全公司上下配合,适时分析预算与实际差异原因。了解本公司全面预算执行中的难点;适时调整预算报表,提出预算改进意见。
  (五)针对财务信息落后的对策
  及时推进财务信息化,财务核算体系应适时跟进公司的发展进度及生产进度,不落后、不滞后,尽量与公司业务体系、发展体系、建设体系、后勤体系相一致,使财务信息化与公司发展相一致。财务信息化建设能体现公司业务发展的需要,有生产销售的最好采用标准的带ERP核算体系的财务软件。财务数据及时备份,每月维护一次财务软件,对财务信息权限采取谁使用、谁负责的原则,操作人员只负责自己权限内部的信息系统安全。操作人员离职后及时变更用户权限,对其使用的账号及时撤销或修改,软件操作要经过严格培训。
  (六)针对固定资产老旧设备的对策
  淘汰老旧产能设备,及时更新固定资产,及时解决落后的设备带来的产能低下问题,对新设备及时入账,按规定计提折旧,及时报废老旧设备,计算固定资产剩余价值。
  (七)针对人员调配交接不到位的对策
  人员调配交接时,交接程序要及时,交接工作要列举全面,重要财务数据要由公司财务部分监交,及时清理交接人员遗留的工作难点、未完成的工作内容等。
  (八)针对企业无风险调控意识对策
  对于企业投资的项目采取事前评估论证,进行可行性研究分析,对投资的项目提交投资建议书给股东大会、董事会、总经理、财务部,全部认为可行通过了再拟订投资计划,进行后续投资洽谈等事项。
  (九)加强成本费用控制的对策
  企业成本费用控制坚持以企业领导与财务部门牵头组织者,各部门配合成本费用责任落实,合理确定各级管理人员在成本费用控制中的权利与责任;及时申报、审批、记录、报告,对于超预算的费用支出,应最终报告给总经理或总经理授权的人员。成本费用要与预算进行对比分析,利用历史资料,分析成本费用过高或过低的原因。
  五、结语
  通过本文的学习,希望中小企业能够构建适合自己的内控机制,使内控运行有效,让财务内控不再是单纯的核算,使财务内控真正融入公司的各部门当中。内控不再是纸上谈兵,公司财务内控最终落实到位,并做到合理、合规、公正、公平。财务内控在全公司内部形成有效机制,使财务内控发挥应用的作用,一定要针对企业自身的问题借鉴国际、国内的成功经验,因时、因地制定出可行的财务内控制度。
  (作者单位为游戏天堂电子科技<北京>有限公司)
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