基于财务共享模式的电子会计档案管理研究
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[摘 要]当今时代的发展已经远远超出人们的想象，信息技术的快速发展给人们的生活提供了极大的便利。企业发展离不开先进技术，尤其是生产环节，通过应用技术能有效提升工作效率。因此在新的发展时期，电子会计档案管理应该探索新的管理模式，从而才能对会计管理产生积极的影响。
[关键词]大数据时代；财务共享；电子会计档案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.023
[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）02-00-02
随着社会的发展，对会计管理提出了更高的要求，只靠人工管理会计账簿已经很难跟上企业发展的步伐，企业在信息管理方面主要依靠计算机技术和数据处理技术。云会计与大数据是时代快速发展的产物，进一步推动了会计信息化发展，给电子会计档案管理带来了便利。在信息化时代，企业要想实现可持续发展，就应当充分重视电子会计档案管理的重要性，有效结合信息技术，进一步创新财务管理模式。
1 财务共享的相关概念
财务管理是随着企业的产生而产生的，企业在参与市场竞争的同时也在不断提升企业的整体实力。从生产制造到整个营销环节都在不断创新以适应新的市场环境，所以企业财务管理的具体管理模式不能一味地固守传统的管理模式，应该有所变革。随着企业规模不断扩大，企业财务涉及的内容也会越来越多，新技术的出现为提升企业财务管理水平提供了可能，财务共享也应运而生。财务共享的作用主要体现在能够对多种企业内部财务信息进行管理，将各种资源信息联系起来，创造性地应用在实际工作中。财务共享是企业发展和技术进步的结果，能够帮助企业更快地进行财务管理，节省了时间成本和人力成本。
会计档案管理是财务管理的重要内容，所以基于财务共享模式的会计档案管理发生了很大的变化，在管理体系和流程方面的改变将为档案管理的精确性和效率提供保证。财务共享从出现以来就发挥着非常重要的作用。对于一个企业来说，它能够对企业的成本产生一定的影响，也就是说，运用财务共享能够降低成本，这里所指的成本，是企业的运行成本。
2 会计档案管理发展的特点
目前，会计档案管理与以前相比有了很大的变化，代替了纸质会计档案管理，依靠电子技术进行管理逐渐普及。信息化和数据化的发展使信息的储存和管理变得更加便捷，现在的电子信息技术处理已经得到广泛应用，纸质档案在未来也将被电子管理档案取代。因此，会计档案管理的突出特点就是越来越具备电子化的特点。其实，电子信息技术具有明显的优势，各种管理工作内容和信息通过电子信息技术处理能够及时得到所需的信息。
档案管理更加集中化是会计档案管理发展的另一个特点，也就是说不再像以往那样，各个部门或者子公司的档案管理实行分化管理模式。目前，有了互联网平台提供支持，档案管理工作可以在系统内统一开展。这种发展趋势虽然具有很多优势，但不可避免会出现一些问题，例如，管理人员的工作责任心问题、实际工作技能问题、业务素质问题，都会影响网络化档案管理的效果。集中化管理方式是针对整体市场的发展特点而言的，这是市场规律发展到一定阶段产生的必然结果。
3 财务共享模式基于会计档案管理的作用
档案管理依托于新的技术手段不断为企业提供更多的服务，当财务共享模式与数据化的发展实现同步和融合，就对会计档案管理起到了极大的促进作用。在财务共享模式下，一些信息处理更加精细化，会计档案管理也是如此。比如对会计档案进行分类管理，将不同類型的档案门类进行合理划分，再对划分好的档案类别进行数据处理，从而有利于企业通过相关类别找到档案信息，节省了很多时间。电子数据更新很快，从财务共享的实际效果来看，共享后的财务信息能够有效地进行汇总，最终完成信息更新，这是共享数据的优势。此外，还有专门的检测系统，对每一个类别的信息进行汇总然后统一更新数据，能够取得良好的效果。此外，财务共享对会计档案管理的贡献还包括能够提升信息储存、信息传递等工作的便捷性。这种数据处理的方式极大地提升了储存和传播的效率，实现了成本控制，同时可辅助经营决策。
4 现代电子会计档案管理模式的实现方法
新时代下的电子会计的管理模式为企业经营和发展提供了更便捷的管理方式。会计档案管理模式从档案的采集、分析以及应用等方面都体现了大数据时代对企业财务管理的影响。企业对这种管理模式的认知和重视非常重要，只有这样才能充分发挥此模式的优势。本文从以下几方面探讨，现代电子会计档案管理模式的具体方法：
4.1 建立健全管理体系
电子化的会计档案管理工作，对档案管理工作提出了更高的要求，有必要建立一个完善的管理体系来确保管理工作的质量。从管理工作的开展情况来看，电子档案管理，需要依托一个统一的电子档案管理系统对员工档案进行管理。同时，管理人员还需要结合企业档案管理工作的实际需求，借助电子化的档案管理模式，对员工档案进行及时整理，为持续性地开展档案管理工作提供便利。此外，为了建立健全管理体系，企业内部应当成立一个电子档案管理质量监督小组，确保管理体系的安全性。同时企业应当正确认识档案管理工作的重要意义，能够有效科学的分类为会计档案的保管以及鉴定、利用打下夯实的基础。通过构建科学完善的管理体系，有助于提高电子化会计档案管理工作效率与质量，在档案分类过程中，结合档案的特点以及客观规律，确保档案间保持紧密的关联性，构建严谨的管理体系。
4.2 建立信息处理系统
企业需要建立信息处理系统才能保证档案管理的有序性和安全性。信息处理系统一方面是将技术作为重要支持，充分利用先进的技术进行会计档案管理。建立信息处理系统应做好以下几方面的工作。首先，在企业的信息处理系统建立的工作中，应当注意聘请专业的技术人员在系统建立阶段提供全程指导。另外，随着企业规模不断扩大、人员流动性越来越大，档案管理工作面临着巨大的数据信息处理压力。因此，在信息系统建立和完善的工作中，应当注意应用技术手段提升信息处理环节的数据存储和处理能力，尽可能提高信息处理的有效性，为工作人员顺利开展工作提供便捷。此外，企业还要确保信息处理系统的稳定性和安全性。档案管理人员日常要注重维护管理系统，避免病毒、木马等外来的危险因素窃取档案资料。 4.3 提高档案数据更新力度
由于传统的会计档案数据通常是静止的，并未变化，所以企业难以通过数据分析并了解企业的发展情况，传统的会计档案数据更新速度较慢，也缺乏实时性数据，会对企业的决策产生一定的影响。基于共享模式下构建电子会计档案，能够有效避免这一问题，所以应当进一步在原有数据基础上对新数据进行电子扫描，应用新数据代替旧数据，有助于提高电子会计档案数据的准确率，并且对企业信息进行及时更新，企业才能根据数据分析结果更好地进行决策。
4.4 提升档案管理人员的综合素质
会计档案管理人员是会计信息的执行者，素质高低决定着会计档案管理水平，作为会计档案管理人员必须正确认识会计档案管理工作的重要意义，能够严格规范自身行为，遵循会计档案的保密性原则。企业应当进一步加强对于档案管理人员培训工作的支持与重视程度，满足现代化管理手段，才能有效提高会计档案管理工作的质量与效率。
4.5 加强风险防范
企业必须正确认识会计档案形成过程能够进一步强化质量管理职能，通过提升会计档案处理质量，有效规避风险。信息资源是现代社会中具有非常高價值的资源，对于信息资源的关注点，主要在于其真实性和安全性，缺失了真实性，企业的决策工作就失去了实际的意义。因此，企业在会计档案管理的过程中应加强风险防范。在财务共享模式下，企业应当从宏观角度进一步看待自身的发展与建设，要将档案管理系统作为一个整体看待，及时过滤潜在的风险信息和错误信息，从而保证管理系统自身在收集和管理的内容上具有针对性。另外，风险防范还可以通过制度和法规建设完成，即制度建设内容要加入针对不同风险类型的针对性处理措施，且应当专门针对突发情况和紧急情况，制订一个科学完善的应急处理方案，从而提高系统对突发风险的防范能力，避免出现大规模的突发性风险。
5 结 语
随着科学技术的快速发展，人们对于计算机的应用越来越广泛，会计行业进入了大数据时代，云会计进一步推动了企业会计信息化的发展进程，在此形势下财务共享模式应运而生。通过应用电子会计档案，有助于提高企业财务人员的工作效率，相对于传统的会计档案管理工作而言，有助于降低财务工作投入成本，进一步提高企业经济效益。所以本文建议在财务共享平台基础上构建电子会计档案，有助于加强对各类数据的有效采集和分析，切实方便员工及时查看各类数据，有助于降低信息传输成本，提高信息数据的时效性与准确性。
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