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刍议信息时代医院文书档案的信息化管理

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  【摘要】信息时代医院文书档案的管理工作十分重要。本文分析了目前医院文书档案信息化管理存在的问题,结合工作实际,提出提升医院文书档案信息化管理效率的策略。
  【关键词】医院;文书档案;信息化管理
  文书档案管理是医院日常管理的重要内容,对医院前景发展、内部规划有着重要影响。随着信息化时代的到来,医院文书档案管理正逐渐向线上过渡。但由于医院文书档案范围广、内容多,因此在向信息化管理过渡的过程中还存有一些管理不足的问题。需要档案管理人员结合院内档案管理需要,做好管理计划,提升自身管理能力。
  一、医院文书档案信息化管理的意义
  (一)提高医院整体管理水平。信息时代的到来,改变了人们的日常生活工作方式,也提高了电子数据的重要性。文书档案是医院数据的重要组成部分,想提高其信息化管理能力,首先应提高医院服务水平,通过建立医院网页提供一些线上咨询、挂号业务,可以帮助广大居民足不出户就能依照自身患病情况进行查询,而档案管理人员也可以通过每日登录后台,检查线上使用情况,整理患者档案数据,提高档案管理效率。其次,通过信息化档案管理,能提高院内各部门间的沟通效率,信息数据具有即时性与联通性,各部门档案提交者通过数据更新,能及时向档案管理人员传递资料,其他科室也能看到权限内的档案更新内容,大大提高了各部门间的工作沟通效率,促进医院管理水平的提高。
  (二)提升档案管理人员工作效率。医院文书档案管理具有范围广、内容杂等特点,因此相应提高了管理难度,要求管理人员既要清楚各部门工作、活动特点与档案内容,还要及时进行档案归类整理,提高档案的利用率。但是传统档案管理多为纸质档案,在收集、核对、归类过程中,需要耗费档案人员大量的工作精力,一旦出现信息错误,需要及时登记记录并一层层进行修改传递,降低了管理效率,同时还提高了人为误操作影响。通过进行信息化,能有效减轻档案管理员的工作量,通过系统筛选就能快速挑出一部分不合标准的档案,并且电子传递效率较快,也方便档案归属人进行修改。另外,对于一些珍贵的档案资料,可以将其转换为电子形式进行保存,降低了外界因素对其的影响,提升档案保存质量。
  二、目前医院文书档案信息化管理存在的问题
  (一)管理人员意识不足。档案信息化虽然能有效提高档案管理效率,但是目前很多医院管理者还存在意识不足的问题。首先是部分院内管理层人员没有意识到文书档案管理的重要性,没有此方面的信息化建设,直接降低了信息化普及效率。其次是医院中有相关的信息化设施,但缺乏长期有效的监督机制,工作人员还是习惯用手工管理进行操作,使得信息化管理系统没有充分发挥管理效率,降低了管理效率。
  (二)院內信息化建设力度不足。一些医院管理者将管理重心放在医疗水平提升方面,没有意识到文书档案管理对于医疗水平提升的重要意义,其在信息化建设方面也有所偏向,导致院内档案信息化建设不充分,还在使用型号较老或版本较旧的管理系统。当档案信息数据较多时,系统处理速度就会受到影响,降低管理效率,而且管理系统与计算机操作系统不兼容,也容易出现程序卡壳现象,进一步影响其数据处理效率。
  (三)档案管理人员信息素养不足。很多医院为顺应时代发展,会适当增加医院信息化建设力度,但是由于档案管理人员一般是一些年纪较大的员工,其工作经验、档案熟悉度虽然较高,但是信息化设备应用能力却不足。不能完全掌握系统操作功能,更容易出现误操作问题,降低了使用效率。而且不注重系统维护与更新检查,在出现操作问题时,也不能及时解决,反而降低了档案管理质量。
  三、提升医院文书档案信息化管理效率的策略
  不论是信息化管理还是手工管理,提高医院文书档案管理能力的核心都是人,因此要提高全面档案管理意识,从医院管理层到档案室工作人员再到各科室资料整理人员,都要意识到档案管理对医院发展的重要影响。因此管理人员应从以下几方面入手做好档案管理工作。
  (一)加强信息化建设,提高管理硬实力。首先,管理人员应结合院内档案类型及档案数量等因素,选择符合本院工作特色的档案管理程序,并依照信息化管理需求,更换相应的管理设备,提高系统工作效率。其次,要做好相关人员培训工作,请程序开发人员来院内,对档案管理人员进行现场培训,提高其操作能力,并了解每一功能模块的使用特色,并留下电子版与纸质版两类使用教程和联系方式,免费提供技术支持,提高管理人员的工作效率。另外,管理层也可结合实际需要,适当增加档案管理人员数量,聘用一些专业契合度较高,信息素养能力较好的大学生,进行辅助管理,进一步提高管理质量。
  (二)制定相应的管理制度,提升管理软实力。管理人员应制定相应的信息化文书档案管理计划,提高档案管理效率。首先,由于医院每日都有就诊病例,因此档案信息量较大,应要求档案管理人员及时做好备份工作,并定期进行档案收集与清理工作,清除无效档案,避免占用过多资源空间。医院管理层可成立监督小组,定期检查院内档案情况,了解该一段工作日内档案数量、类型变化情况,从而推断、整理出下一阶段的工作管理重点。其次,院内研究资料、发表文献都是珍贵的文书档案资料。因此监督小组应要求档案管理人员要做好备份整理工作,并设置相关查看权限,进行分层管理制度,只有高层领导及研究相关人员才有资格查看。其他人员要查看档案,必须有相应的查看证明,才能给予访问权限。另外,要设定相应的修改权限,这样能有效提高档案管理的安全性,其内容不会被随意更改,提高档案价值。
  (三)提高管理人员专业素养,提升信息化管理效率。应定期对院内管理人员进行能力培训,提升其专业素养,加快档案管理的信息化转型速度。首先,做好材料收集整理,由于院内资料信息量较大,其来自于各个科室部门,因此要提高收集整理效率,才能提高档案管理的全面性与综合性。在此过程中,要及时与各部门资料负责人进行沟通,让其了解电子档案的建立标准,减少格式错误的产生;在处理上级文件时,管理人员要事先做好登记工作,在了解文件内容并做好标注后,进行下一步检查、审核工作,并及时提醒上级领导进行阅办。其次,在归档立卷时要分清主次,这样能有效提高档案管理的实用性与针对性,及时依照档案数据进行归档,对于一些尚未完成的任务要及时标注,而不是一股脑进行归档。档案人员还要注意区分不同档案间内容与形式的不同,明确适用对象。另外在归档的过程中,管理人员还要提高对档案重复情况和冗余度的关注度,依照档案间的联系,将相关性较强的档案进行统一整理。明确档案书写规范,内容不完整或格式不规范的档案都不能入档,找出同样问题的档案交予负责人进行修改、调整,提高后期档案管理效率。
  四、总结
  档案管理是医院管理的重要组成部分,通过加强信息化管理建设,能提高医院档案管理的科学性与实用性,使管理人员借助档案资料了解医院建设过程中还存有哪些不足,进一步推动医院建设质量,提升其服务水平。
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