企业文书档案管理的特点和创新研究
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摘 要;本文重点分析企业文书档案管理的特点和创新方法，结合当下企业文书档案管理的现状，从创新档案管理模式、创新人才培养方法、创新信息化工作方法这几个方面进行深入探索与研究。旨在提升企业文书档案的管理水平，为企业内部工作的有序开展提供有力依据。
关键词： 文书;档案管理;创新;数字化
一、引言
企业若想实现稳定运营的目标，加强对文书档案的管理非常重要。文书档案不但和企业内部的工作效率有关，还和企业的核心竞争力有莫大联系。因此， 相关部门应给予文书档案管理工作一定的重视，采用多元化的管理手段，最大限度地发挥其积极作用。如今，随着经济市场的深入发展，传统的管理方法已不再适应企业文书档案管理的需求，为了保证文书档案管理工作的有效性，加强管理创新势在必行。以下主要内容为企业文书档案管理的特点和创新方法。
二、企业文书档案管理的特点
相比于其他档案管理工作，文书档案管理工作不仅复杂，而且难度较大。企业文书档案管理的重点包括搜集、整理、汇编、借阅、存储资料等，它囊括了企业重要的历史资源。加强企业文书档案管理工作对企业未来的稳定发展具有十分重要的作用。企业的文书档案管理工作多半是将纸质档案分门别类地存储到档案室中。企业文书档案涉及的方面比较多，如管理类、技术类、财务类等。因此企业文书档案的管理者需要具备较强的业务能力和管理能力，保障工作的有序性及关联性，不但要保证文书档案分门别类、框架清晰，还要重视整体归置，确保使用方便。可见，文书档案管理工作对相关人员的整体能力及素养要求较高。因为企业文书档案涉及企业众多部门，材料分散，而且时间跨度非常大，这给文书档案人员的工作带来了一定难度。总之，企业文书档案管理的难度较大，对管理者的综合素养要求较高[1]。
三、企业文书档案管理现状
企业资产分为有形资产与无形资产。企业文书档案详细地记录了企业的业务活动，但在生产、制造及运营过程中，企业产生的合同与业务记录等均是无形资产。如果能把这些档案转为有形资产，就能为企业获取更大的利益提供有利条件。当前诸多企业受文书档案管理工作的影响，十分重视有形资产的合并，高度重视管理形式，且常常利用高级业务管理形式优化其业务开发流程。然而企业的文书档案管理工作，不能在常规任务中进行管理，可能因为缺少有关管理模型，所以企业并不注重文书档案管理工作，欠缺完善的文书档案管理制度与准则，未长期聘用管理人员，导致管理系统的支持力度不足。在工作开展过程中，还缺少有关机构与聘用标准，管理者也未严格遵循有关政策[2]。
另外，在具体工作中，文书档案管理不到位，文档缺失或文件信息不全，还有文件混乱和遗落的情况。一直以来，企业都把追求经济效益作为工作的重点，并未意识到文書档案管理工作的重要性及必要性。企业领导认为文书档案管理工作是一项简单的工作，不需要大量的人力和物力。另外，减少文书档案管理成本与提升效率是诸多企业的既定目标。而其他有关部门与文书档案管理部门间的关系是否协调，也会给企业对文书档案管理工作的重视程度带来一定的影响。管理人员无目标，不能进行掌握调整，没有认识到文书档案管理工作开展的现实意义，导致管理目标很难实现。若不规范文书档案管理工作，将导致管理工作很难推进[3]。
四、企业文书档案管理的创新方法
如今，企业文书档案管理的创新方法有很多，其中比较常见的有创新档案管理模式、创新人才培养方法、创新信息化工作方法，详细内容如下。
（一）创新档案管理模式
随着社会的不断进步与时代的不断发展，企业必须改革创新，实现经济效益的提升。当然，企业的文化档案管理工作也需要发生改变，跟紧时代发展的脚步。企业领导一定要转变传统的思想观念，结合计划目标创新文书档案的管理模式。首先，企业应开发高效且先进的管理系统，构建职责划分清晰的管理模型，并构建专用于个人管理与分层管理的管理模型。其次，企业应大力建立高效的奖惩制度，利用惩罚机制与激励机制推动档案管理效率的提高，把企业运营需求及社会发展需求有机地结合起来。最后，要动态关注和管理系统相关的文书档案管理系统的建设工作，此系统需要结合企业的运营情况进行优化，并通过存档的方式进行统一管理。所谓管理规则指的是以管理内容为中心的规则，其中包含档案设计规范、档案管理政策、档案管理方法等，这些均能保障管理人员采用行之有效的手段展开管理工作。还要加强宣传教育工作，增强文书档案管理者的管理意识，推动不同部门间的协调合作，并系统管理文件。最后，文书档案管理人员一定要不断更新理念，明确档案管理工作开展的必要性，转变服务方式，积极主动学习相关知识，简化档案管理工作，且进行实践创新[4]。
（二）创新人才培养方法
企业文书档案具备较强的专业性，因此对管理者的综合素养要求较高，所以企业应不断加强文书档案管理人员的培训工作。首先，培训要对企业文书档案管理工作的高效开展具有积极作用。企业一定要组织内部的专职管理者参与培训活动，使其深入了解存档方式，认识到文书管理工作的重要性，促进文书档案管理工作的进一步发展。其次，要用政策与制度吸引更多优秀的档案管理人员，着重对后备人员进行培训，不断提高团队的管理能力，让每个文书档案的管理者都具备解决实际问题的能力。最后，要加大管理人员的培训力度，促使他们积极沟通，主动参与业务培训。还要开阔文书档案的管理者的视野，更新其知识内容，使其掌握系统理论。也可以利用内外部交流的方式展开文书档案管理工作，引入新兴技术，提高领导的综合水平，引导其深入学习[5]。
（三）创新信息化工作方法
将大力优化文书档案管理流程与推动文书档案管理工作为新时期企业的首要任务。首先，企业应转变传统理念，要优化工作模式，主动学习新的管理理念，快速构建数字档案，创新现有的采购管理模型，提升文书档案管理工作的实效性。其次，要积极搭建在线资料管理平台，实现电子文书档案的分发、调查管理及文书档案共享，满足现代业务的发展需求，为其提供良好的软件支持，还要更新信息设备，提供一定的硬件支持。要保障网络安全，保障数据传输节点安全，实现对数据文件的有效存储及应用。此外，要保证文书档案管理中信息管理的有效性，给企业领导提供多种学习及培训的机会，加深领导对管理系统的认识。文书档案的管理者要进一步了解任务及系统创建集成的内容。最后，要开发多种管理形式，贯穿文书档案管理工作的始终，构建信息管理标准，且共享文档资源，对文书档案的价值进行有效识别，从而科学运用文书档案。
五、结语
文书档案管理是企业档案管理的重心，是一项具备较强的政治性、技术性以及服务性的工作。若要提高文书档案的管理水平，必须加强管理创新工作，通过创新档案管理模式、创新人才培养方法、创新信息化工作方法，实现既定目标，保障文书档案管理工作的科学有效开展，为企业未来的发展奠定坚实的基础。
（作者单位为国网西藏经济技术研究院）
参考文献
[1] 季婉楠.新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务，2020（12）：93+107.
[2] 郑静.企业文书档案管理工作现状及创新路径探讨[J].企业改革与管理，2020（04）：50-51.
[3] 刘金婷.新形势下企业文书档案工作面临的挑战及应对策略[J].兰台内外，2020（04）：67-68.
[4] 黄丽颖.做好新时代建筑施工企业文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2019（24）：53-54.
[5] 王小媚.如何通过信息化技术提高企业文书档案的管理质量[J].陕西档案，2019（06）：54-55.
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